Office 365 中文档协作编辑（Co-Authoring) - Word

Office 365中，将Word与SharePoint/One drive for business相结合，实现协作编辑，是一个特别好的功能。虽然可能大部分时间一个文档同时只有一人编辑，但总会出现这样的情况 - 比如之前公司的一个项目，几个人协作写Statement of Work, 售前工程师在写文档的主题，售后工程师在Verify售前工程师所写的细节并且进行修正，项目经理在向文档中添加项目管理相关信息，销售在向文档中添加价格和付款信息。为什么要这么拼呢...因为项目的时间非常紧(这个项目有一个不能改变的交付期限，由于项目本身的特殊性），但是客户把我们找去投标项目的时候已经很晚了...此处节约时间就是给后面我们做项目争取更多的时间。

Anyway回到正题，这个时候Co Authoring就显示起无与伦比的作用。大家可以在一个文档上群策群力。

进行Co-Authoring并不复杂。

（1）首先，要把一个文档传到一个SharePoint Online或者Onedrive for business或者Onedrive library。

（2）将文档Share给需要一起编辑协作的同事。

（3）收到邮件的同事可以通过收到的链接点击打开文件。文件会首先在web页面打开，他们可以选择直接在web页面中编辑或者在Word客户端打开进行编辑。需要注意的是，如果使用Word客户端打开，需要是支持Co-Authoring的版本。

（4）在其他人与你共同编辑文档的时候，可以通过Word右上角的图片看到一起协作的同事

（5）接受了“Do you want to automatically share changes as they happen?"之后，协作者之间可以看到彼此修改的内容。要实现真正的“协同编辑”，接受这一点很重要。

（6）通过彩色标签，可以看到每个人正在文档的哪个区域进行编辑。通常每个人的区域标签颜色不同。

（7）当有人加入进行编辑或者离开的时候，Word会进行提示。

（8）可以直接通过Chat和其他人进行交流。

这个功能除了在Office 365/SharePoint online中可以使用之外，在SharePoint Server版本也可以使用，使用Word客户端编辑时需要有配套的Word客户端配合。在SharePoint Server端，管理员还可以配置定期存储保存版本的时间间隔及同一文档上最多可以协同编辑的人数。甚至，也可以禁止协同编辑....(这么好的功能还是最好不要禁止的吧...)

使用此功能，文档格式需要是.docx格式，同时 - 文档在进行共同编辑的时候不能是Check out状态，一旦文档被Check out, 就被锁定给了Check out to的用户，其他人就不能进行共同编辑了。