财务：一个合同追款4次，再追下去就到Z列了

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今日目标

学习PQ表格转换

不懂表格设计，做出来的表格，经常会让自己陷入死循环。

1- 问题描述

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学员雅儿是个财务，她就被前同事设计的追账表格，气得够呛。

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一个合同可能需要反复几次才能把款项追回来，每次有新的追款记录，就往右边填。数据都快到Z列了。

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我打包票，在座的各位财务，有83.4%的人都是这么做表的。

不是说你做的不对，但是这样做有什么坏处呢？

领导让统计当月追款金额汇总的时候，是用计算器算呢？还是一行一行的敲SUMIF函数呢？

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好在雅儿同学，跟我学了表格的设计，知道规范的数据统计，应该是下面这样的：

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这样只需要透视表，拖一拖鼠标，就可以搞定月度统计，季度统计也顺带着出来了。

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2- 原因分析

如果克制不了对成就感的欲望，可以直接看「解决方法」。

下面我来分析一下原因。

What 这是什么问题

财务追账问题，本质上是多记录跟进的问题。

类似的问题还有：

1- 客户到访记录跟进

2- 客户关系维护跟进

3- 产品维修记录跟进

所有涉及到多次记录的问题，都属于这个类型。

Why 为什么统计复杂

多记录跟进，普通人都会用「所见即所」的思维，在一行数据中，不断的向右追加跟进记录。

这是导致数据统计复杂的根本原因：不懂数据管理，没有数据思维，按纸质表单记录数据。

所谓的数据思维，大致包含几个特点：

1- 表格是一维数据表

2- 第1行是字段名称

3- 新增的数据，永远都是从上往下行方向追加

4- 定性转定量，数据中尽量将「是、否」「有、无」等定性的词语，转成「0、1」这样定量的数据。

雅儿同学需求的结果，就是一个典型的一维数据表。这个是大部分人缺乏的思维。

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How 怎么做

了解了数据思维之后，大部分的数据在统计之前，都需要先转成一维的数据表。

常见的转换方法包括，但不限于：

1- 手动复制粘贴

2- 借助插件，比如方方格子、易永宝、万能输入表

3- 使用Power query（Excel自带的功能）

4- 自己编写VBA代码

这节课，我们重点看一下，如何使用Power query把这个追账数据转换成一维数据表。

3- 解决方法

追账表转一维表的过程，比较的繁琐，大致可以分成下面几步：

1- 追账记录添加标记

2- 合同记录数据拆分

3- 追账记录结构转换

4- 合同记录合并查询

1-追账记录添加标记

为了让PQ更好的识别，每次追账都是第几次，手动添加一个「追账次数」的标题。

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同时原有的标题，也要统一起来，方便后面使用「透视列」功能，对数据结构转换。

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2- 合同记录数据拆分

接下来，把修改后的数据，添加到Power Query中，下面的操作很繁琐，一定要一步步跟着操作。

1- 添加自定义名称

选择所有的数据，添加自定义名称：账单列表。

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2- 拆分数据表

首先将数据加载的PQ中。

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数据加载到PQ中之后，复制成两个。修改新表的名称为：记录。

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第1个表，「账单列表」删除记录。

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第2个表，「记录」只保留记录。

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非常重要的一点，两个表都要保留序号，稍后要做「合并查询」使用。

3- 追账记录结构转换

接下来，要对「记录」中的多条追账记录进行转换了，操作同样很复杂，一步步跟着做。

1- 转置

使用转置功能，对行列数据进行转换。

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转置之后，使用「填充」功能，把追账次数，填充的所有行。

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将第1行提升为标题。

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2- 逆透视

选择所有的记录列，对数据进行逆透视

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3- 透视列

根据「序号」列，对数据进行透视，透视的列为「值」这一列，计算方式选择「不聚合」

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这样，我们就完成了表格结构的转换。接下来，就是把这些追账记录，和前面的「账单列表」合并到一起，把合同信息也添加进来。

4- 合同记录合并查询

1- 合并查询

使用「合并查询」功能，把两个表格记录都合并起来。

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仔细看一下动图，这个合并的过程，其实和VLOOKUP是类似的，匹配的依据，就是第1个表中的「序号」，和第2个表中的「属性」。

因为序号是相同的，所以相同的数据就被匹配过来了。

2- 展开数据

数据合并过来后，默认是table类型的数据。

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点击右上角的展开按钮，就可以得到合并后的数据了。

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最后，点击关闭并上载，得到转换后的数据。

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4- 总结

Excel可以实现数据结构转换的功能不多，总结一下，大致就下面几个：

1- 转置功能

2- 数据透视表

3- 逆透视

4- 分组依据

其中后面3中，都是Power query中才能用到的。

5-聊五毛钱

我猜，看图文肯定让你看到有点懵，最好的学习方式，还是身边有个高手，能手把手的带着你练。

刚好，我开了一个Excel的学习班，下周一开班。

课程的讲解的主要内容，就是以表格设计为主线的，各种技能的综合运用。

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扫码暗号：妹夫在吗？

好了，今天就是这样，我去吹空调去了。

我是拉小登，一个会设计表格的Excel老师

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