项目风险管理落地

发现很多做项目的同学,会忽略对项目风险的管理,以至于成为项目的救火队长,处理各种应急事件。为了让项目开展更顺畅,避免出现项目既乱又累的问题,不应以战术上的勤奋,掩盖战略上的懒惰,梳理总结下敏捷项目的风险管理落地。通常项目中风险管理,目的在于提高项目中积极事件的概率和影响,降低项目中消极事件的概率和影响。首先,我们先回顾下传统项目中PMP阐述的风险管理知识点,然后分享下我们软硬件项目中如何进行风险管理的,最后分享他山之玉百度工程效率部总结的风险管理干货。

一、传统项目的风险管理
1.规划风险管理
主要在项目规划阶段,定义如何进行风险管理的过程,包括风险识别、风险定性分析、风险定量分析、风险应对策略、以及如何进行监控;
通常采用的方法,头脑风暴、风险规划会进行讨论分析。输出项目风险管理计划和风险分解结构;
常规风险管理计划和风险分解结构,可来自公司项目管理模版,或来自项目经理以往项目经验,或是自行梳理总结裁剪必要数据列;

2.风险识别
主要在项目规划阶段,对项目可能存在的风险进行识别确认,并更新到风险登记表,以便于进行风险分析和确定应对方案;
通常采用的方法,头脑风暴、文档审查、信息收集、核对表分析、图解分析、假设分析、SWOT分析、专家分析。输出更新后的风险登记表;
常规风险来自,需求(变更)、成本(高)、质量(标准高)、团队(离职或抽调)、沟通(信息不通畅)、干系人(特别期望)、采购(合作方支持程度)、进度(延期),以及类似项目中的风险和项目经理过往风险经验;

3.风险定性分析
主要在项目规划阶段,对已识别出来的风险,进行概念性分析,确定风险优先级,将修改更新到风险登记表;
通过采用的方法,风险分类、风险概率影响矩阵、风险紧迫性评估、专家判断。输出更新后的风险登记表;
常规定性分析,对风险分类(业务划分)、确定概率(1-5)、确定影响(1-5)、确定紧迫性(1-5)、确定优先级(1-5),让大牛参与评估,更新到风险登记表;

4.风险定量分析
主要在项目规划阶段,对已经定性分析的风险,进行数据的量化和建模,对风险深入分析和呈现,将修改更新到风险登记表;
通常采用的方法,三点估算、风险预期货币值、决策树、龙卷风图、敏感性分析、专家判断。输出更新后的风险登记表;
常规定量分析,对风险进行三点估算、风险预期货币值计算和决策树计算,进行风险概率和影响量化,并更新到风险登记表;

5.风险应对策略
主要在项目规划阶段,对已识别且分析的风险,进行应对策略的建设,制定提高机会、降低威胁的方案和措施,将修改更新到风险登记表;
通常采用的方法,积极风险或机会应对策略、消极风险和威胁应对策略、应急应对策略、专家判断。输出更新后的风险登记表;
常规风险应对,根据积极策略:开拓(确保机会)、提高、分享、接受;消极策略:规避(取消威胁)、转移、减轻、接受,确定风险应对方案;

6.风险监控和落地
主要在项目执行和监控阶段,跟踪已识别风险、实施风险应对计划、监督残余风险、识别新风险,以及评估风险过程有效性的过程;
通常采用的方法,偏差和趋势分析、状态审查会、风险再评估、风险审计、储备分析。输出风险登记表、变更请求和组织过程资产;
常规风险监控,对已识别的风险进行偏差分析、风险状态跟进审查、新增风险的再评估,以及储备偏差分析工作,将修改更新到风险登记表。对风险监控中产生的变更,进行变更请求发起;将整个风险管理过程中的资料规整,作为团队财富,形成组织过程资产;

传统风险管理,基本就是做事要有计划(风险管理计划),认识事物(风险识别),分析事物(风险定性和定量分析),解决方案(风险应对),实施方案(风险监控)。风险管理,在规划阶段,要进行风险识别、风险定性分析、风险定量分析、风险应对方案;在进入执行和监控阶段,要持续的进行识别、分析、应对、跟进监控下去,基本贯穿整个项目,而风险登记表也需要不断的更新维护,旧风险的关闭和新风险的登记。

二、软硬件项目的风险管理
简单介绍下项目背景,随着物联网的发展,嵌入技术和传感技术的应用,国家物联基础设施的完善,智能家居、智慧社区、智慧城市,慢慢由原来的只是概念火,演变成为可落地的商业项目。公司顺势而为,进行智能产品的研发,涉及用户交互端,硬件设备、软件平台、手机APP、公众号和小程序;涉及团队组织形式,团队内部(JAVA、IOS、Android、Web前端、设计、测试、项目、产品)、团队外部(嵌入式、结构设计、硬件设计、测试、项目、产品)、公司外部(嵌入式工程师、测试、项目),涉及多终端、多职能工程师、跨团队、跨部门、跨公司的沟通协调。因为是软硬件结合的项目,硬件的研发周期,尤其是新品硬件的研发,相关配件的变更,样品设备提供及时性,也将会对软件联调进度形成干扰。

1.需求模糊风险
(1).分析原因:
产品或市场提交的需求,尤其是一句话的需求,最不可取,会怀疑有没有好好做需求分析和设计工作;只是领导或市场的传话,缺乏对产品独立的思考和功能涉及;
(2).评估影响:
需求模糊会使设计效果图体验不流畅,甚至无法设计;开发业务实现无法闭环,甚至无法功能设计;测试用例测试逻辑不严谨;导致项目计划排期乐观,甚至无法排期;
(3).应对方案:
在项目迭代计划阶段,产品经理提供相对保真的原型交互,以及相关流程图、信息图、需求简易文档;对团队成员进行需求的宣贯澄清;

2.需求变更风险
(1).分析原因:
由于业务数据流转缺乏闭环验证;硬件采购配件供应商评估不到位,无法继续合作;老板提出的个性化紧急需求;客户体验阶段,提出细节性的需求;
(2).评估影响:
需求变更会使UI交互变更设计;开发功能逻辑,变更处理逻辑;测试功能用例,变更用例逻辑;导致项目原定计划开展受阻,项目进度延期,甚至无法继续开展;
(3).应对方案:
在项目迭代计划阶段,产品宣贯澄清需求,做足够的用户业务闭环验证;加强对合作伙伴的评审和约束,避免更换供应商的问题;调整项目功能交付优先级,优先交付满足干系人预期的紧急重要需求;建立变更控制流程,约束变更,能不变就不变,或是在可接受度下的相对变更;项目计划预留缓冲时间,用于应对紧急需求和变更;

3.沟通信息一致性
(1).分析原因:
由于涉及跨团队、跨部门、跨公司的沟通协调,存在各公司根据内部研发情况自行安排任务优先级和交付时间;各方交付的功能,存在问题反复,问题不断,难以清理的问题;各方功能联调的部分,存在相互推脱,不是自己负责那块的问题;
(2).评估影响:
自行安排优先级,导致各方依赖的功能,前置任务不完成,后置任务也无法开展;自行决定交付时间,导致项目总交付节点没法达成,功能不完善,不能流畅体验;交付功能,问题反复和问题不断,导致功能迟迟没法验收;联调出现的问题相互推脱,导致问题没法找到根源,没法快速彻底解决,拖延项目进度;
(3).应对方案:
各方自行安排优先级和决定交付时间,需要进行项目各个任务优先级的统一调度,并制定项目总交付计划,与各方达成交付节点的共识;各方交付功能,问题反复和不断的问题,将问题登记到项目管理工具,形成测试回归节奏,一轮轮的验收测试,严格约束交付质量;各方联调推脱,进行集中办公,共同对问题进行相关数据和日志的核对,集中几天进行联调问题的修复和验证;

4.硬件提供及时性
(1).分析原因:
由于软硬件结合项目,为了实现对硬件的控制和数据展示,需对硬件相关协议解析,进行数据的联调验证。新硬件的研发,采购样机配件物料相对麻烦,ID设计、结构设计、打样等工序,相对性周期长;硬件平台提供的完善性,局部协议可调,以及可能的硬件规格有问题等,会导致硬件提供不及时;
(2).评估影响:
硬件协议和硬件平台提供不及时,会影响硬件协议解析工作和数据联调工作的对接进度;如果硬件平台出现配件更换,协议变更,也会对整个适配联调造成干扰;
(3).应对方案:
软件开发计划与硬件开发计划保持进度上的同步,硬件的完备提供作为联调的前置任务,在交付时间节点上,要早于联调时间节点,并预留相对性的缓存时间;督促要求硬件开发计划,考虑相关风险,加强对供应商的交付审核;周全考虑配件规格,尽可能减少更换供应商问题、更换配件问题、协议接口变更问题;

5.供应商交付及时性
(1).分析原因:
由于采购合作伙伴的技术方案或直接外包给供应商开发,会存在因供应商的技术攻坚能力不足、研发人员人力投入不足、项目管理能力不足、交付质量把控不足等问题,导致相关功能交付不及时;
(2).评估影响:
供应商交付的功能模块,属于整体项目交付中的一部分,而且有些涉及前后置模块的联调,交付不及时将严重影响项目进度;对于整体项目外包项目,对于项目开展的各个节点交付物提交不及时,一个交付节点延迟,下个交付节点不能追赶,一个接一个的延迟,那么整个项目计划肯定会延迟;
(3).应对方案:
在采购供应商的时候,就供应商的研发能力、研发人力、管理水平、交付质量等做充分的评估,以提高供应商的准入水平,将大大提高供应商交付功能的及时性;对供应商交付的功能模块,确保与整体项目计划一致性,并预留一定的风险缓冲时间;对全部外包给供应商的项目,严格把控供应商的计划和严格验收各个节点的交付物;

6.项目风险监控管理
在项目开展前期,进行了充分的项目风险识别、分析和应对,那么将很大程度上避免热锅上的蚂蚁现象,对风险事件有相对性的应对策略,项目开展更顺畅。在项目前期制定的应对方案,要明确完成时间和责任到人,并定期对风险清单进行回顾,确认其是否还存在风险、是否已处理完毕、是否需要变更影响程度等。另外,需要特别注意的是,项目的风险管理会伴随整个项目的展开,从项目立项到项目结项,会不断有新风险的衍生,需要对新风险进行及时识别、分析、应对和监控,这样才能做到未雨绸缪,运筹帷幄。当然,项目经理拥有很强的应变能力和突发事件处理能力,是项目管理能力比较强的一种体现,遇到未知风险,能冷静处理,应对方案考虑完善,在项目进行中平滑处理,逐步将风险降到最低。

三、百度项目的风险管理
拜读百度工程效率部,总结分享的项目风险管理,或许对你在项目中管理风险有很多借鉴意义。

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