读《搞定I》搞定工作、搞定生活

                         读《搞定I》搞定工作、搞定生活

       2016年的身兼数职，让践行了数年时间管理的我再一次出现忙乱，继而影响到工作、生活，乃至目标，故而再读《搞定I，无压工作的艺术》，重新学习、再次认识GTD，重新梳理自己的工作、生活，让自己重新步入正轨。同时将从中学到的一些知识和 心得分享给大家。

        《搞定》的核心在于通过介绍一套把一切事务赶出大脑的方法和技巧GTD，在开始和过程中管理自己的行为，从而有效的处理内心的承诺，通向从容之道。

          其中重点介绍了一套把一切事务赶出大脑的方法和技巧GTD，可以让我们远离压力，提高工作和 生活效率，整个GTD的核心流程包括准备工作、收集阶段、处理阶段、组织整理阶段、检查回顾阶段和执行阶段，流程如下图：

GTD的核心流程图

          具体操作流程和注意事项如下：

          一、准备工作：

                 开始前我们首先要下定决心，确定真心要做这件事情，因为它将消耗你很大一块时间，刚开始还会比较痛苦，前期也比较难坚持下去，所以你一定要想好，确定好真的要做，然后下定决心，坚持做下去，一定要避免半途而废；其次，要预留出一大段整块的没有人打扰的时间；再次，要准备好空间，包括工作区和房间；然后，准备好需要的工具，通常包括工作篮、纸张、记事本、笔、电子记事本、录音笔、电子邮件、电脑等；最后，也是非常重要的就是要排除干扰，保证在你操作期间没有人打扰。

        二、收集阶段：

               收集阶段的主要工作是归纳资料，包括外在收集和 内在收集。外在收集包括收集你的日用品、参考资料、装饰品、办公设备，从办公桌开始包括你的办公桌表面、抽屉、柜子、书架、地面、墙壁整个房间内。内在的收集主要是指清空你的大脑，用一段时间把头脑中的内容一一清理记录在白纸上。收集阶段，关键在于穷尽，不要着急，一定要把所有的地方，所有的事情都收集全面，不要有遗漏。

         三、处理阶段：

              处理阶段是整个GTD中非常重要的一个阶段，主要工作是清空工作篮：1、要先将收集到的所有材料区分出来，从最上面的一项开始，明确每一项材料是什么？2、明确是否需要采取行动；3、对于不需要采取行动的材料再进行区分，完全没用的材料直接扔到垃圾桶，千万不要犹豫，如果是有些犹豫的材料那就另行处理，比如对于“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有用”的材料可以放入“将来/也许”清单；对于“不需要采取任何行动，但对某些项目和主题具有潜在价值”的材料可以放入“参考资料”清单；4、而对于需要采取行动的材料我们同样需要再区分一下，看一下所需要采取的行动是多步骤的，还是已经有详细项目计划的 复杂工作，亦或者是有明确下一步行动的工作；如果是需要多步骤行动的任务就单独拿出来写详细的项目策划案；如果是已经有详细项目计划的复杂工作，就直接列好计划和日程表，待行动时间备查，按行动计划执行即可；5、如果是有明确下一步行动的工作，我们再明确一下这些行动是否可以在两分钟内完成，如果可以，那不要犹豫，立即执行，你会发现有很多你拖了很长时间的工作居然是可以在两分钟内完成的，这样你会集中完成很多工作，是不是会让自己更高效，更有信心。6、对于不能在两分钟内完成的，再分析一下，自己是不是完成这项工作最合适的人，自己去作是不是更高效，成本更低，如果不是，我们大可以把一些工作委派给他人去执行，我们只需建立一个“等待”清单，注意跟进，盯住结果即可；对于不能委派他人的工作我们可以把需要尽快完成的行动列到“下一步行动”清单中，尽快完成，把不需要尽快完成且有明确的完成日期的工作列到“日程表”中，按时完成。

               处理阶段的清空的技巧包括：1、从最上面的一项开始；2、一次一事；3、永远不再放回工作篮。处理过程的关键问题在于：“确定下一步行动是什么？”因为当我们穷尽的收集完所有的 材料我们会发现手头会有数百个需要处理的材料，所以我们要竟可能高效的来处理这些材料，要明确区分不同材料，分类及时处理，对于不需要采取行动的归类或丢弃即可，对于需要多步骤的明确计划和步骤，对于可以直接采取行动的，两分钟以内的直接行动，可以委派他人的分出去，不能委派的明确下一步行动和日程，我们会发现我们可以在很短的时间内完成大量的工作，同时明确部分工作的日程和计划，从而让自己更高效。建议利用早上时间清空，做一个晨型人，利用早上没人打扰的时间来清空，计划当天的工作，会更有效。

        四、 组织整理阶段：

                组织整理阶段实际上是主要的处理阶段的延续，或者说是细化分类工作，是把处理阶段明确的可以采取下一步行动的材料和工作具体分类，按照下一步行动的步骤多少分为“项目”清单、“下一步行动”清单，同时把“下一步行动”清单根据可以让我们在相同的场所、相同的时间、相同的工具完成同类型的工作细化成“电话”清单、“电脑”清单、“外出”清单、“办公室”清单、“在家”清单、“议事”清单、“等待”清单、“日程表”清单；最后，还要对清单进行核查。组织阶段实际上就是义工排程和批处理的过程，这样细分清单，让我们的工作更集中，更高效，避免杂乱无章，东一榔头西一棒子的工作方式。

         五、检查、回顾阶段：

                这个阶段是要求我们坚持定期回顾，通常是每周回顾，同时注意大局回顾，回顾是为了保证我们具体的行动都能及时完成，及时清理，梳理下一步的行动，始终保持我们的大脑是空的，行动是明确的，这是确保GTD有效运转非常重要的一环，很多人就是因为不能坚持检查和 回顾，让行动越来越多，重复挤压，从而退回原来的样子，之前所有的工作变成无用功，所以坚持最重要。

         六、执行阶段：

                在执行阶段有一个重要的问题是判断是否要执行，先执行哪个，在本书中，戴维.艾伦给了我们两个思路和方法，一是“四标准法”即通过分析当时的情境、时间、个人精力和重要性来判断是否要行动，先采取哪个行动；二是“六层次法”，即通过判断这个行动会影响我们哪个层次的高度来确定是否要行动，先采取哪个行动（在这里戴维.艾伦用天空的 高度来形象的代表行动对于我们人生的影响），具体而言，分为5万英尺以上的人生层面、4万英尺的3-5年的展望层面、3万英尺的1-2年的目标层面、2万英尺的责任范围层面、1万英尺的当前的工作、跑道即目前的行动；从以上六个层面对人生的影响来判断下一步应该优先采取哪些行动。

           在学习、了解了GTD整个时间、任务管理流程后，我们会发现GTD可以极大的帮助我们理清思路，整理好我们所有的材料和 待办事项，区别对待，明确下一步行动，让我们养成收集的习惯，让我们的工作更高效。然而戴维.艾伦也告诉我们“生活和工作是由行动和结果构成的。”我们要想真正将GTD融入我们日常的工作和生活中，让我们更高效，还有三个关键的原则：1、我们还需要养成“收集”的习惯；2、明确“下一步行动”，一定是明确的、最直接的、可执行的行动；3、学会关注结果，只有关注结果，你才会去定期检查、回顾行动执行的情况，确定行动的结果和效果，从而真正提高我们的时间管理和任务管理效率。

         再次精读完《搞定I无压工作的艺术》，让我再次认识到GTD的魅力，感受到无压工作的艺术和美好，可以让我们更高效，让我们可以去做更多的事情，让我们学会放下，懂得去全身心的投入，安静的投入的享受生活，安静的投入的享受工作专注于您能专注的事情，你喜欢的事情，让生活更从容，让我们一起去感受更多的美好事物，让我们的 生活更丰富，更多彩。