真·干货 | 让你的PPT制作效率翻倍的10个细节

细节决定成败

在使用PowerPoint制作PPT的过程中，很多我们平常忽视的细节，往往会把浪费的时间积少成多，反而成为了最拉低效率的原因。这也很可能是为什么别人花两个小时做完的PPT你要花两天的时间。

所以今天我给大家分享的是在使用PowerPoint制作PPT时的一些小技巧，也是一些我认为对PPT制作效率提高值得注意的细节。

另外，强烈建议没有安装Office 2013或者Office2016的朋友安装这两个版本中的一个：一个高级的版本实用的功能肯定更多，使用起来也会更方便。

1. 更改撤销次数

PowerPoint软件默认的撤销次数只有20次，但实际上撤销上限是150次，这么好的后悔机会，怎么能不用呢？点击菜单栏上的文件>选项>高级，会显示下面这个对话框，在最多可取消操作数中输入150即可：

更改撤销次数

2. 更改默认字体

PowerPoint默认的标题字体和正文字体都是宋体，但是我们在制作的PPT几乎完全不会用到这个字体(除非把PPT当Word用…)。所以，与其每一次输入文字时更改一次字体，不如直接更改默认字体。将字体直接修改为整个PPT选定的主题字体，会节省非常多的时间。更改的步骤如下：设计>变体>小倒三角>字体>自定义字体，如下：

自定义默认字体

默认字体选择界面

3. 取色器

这是PowerPoint 2013和2016新推出的功能，在颜色选择窗口多了一个取色器功能，更贴心的是，鼠标停留在某一个颜色上，系统还会自动显示颜色名称和RGB值，这在PPT的色彩搭配和设计上非常有帮助。

直接在PPT中插入一个色带，取其中一种为主题色，其他为辅色即可。至于去哪里找配色方案，推荐另外一篇文章，有兴趣的朋友可以去看看：不可不知的5个有趣又实用的配色网站

ColorHunt

取色器

4. 对齐功能

对齐是设计里的四个基本原则之一(亲密性、对比、对齐、重复，来自美国Robin Williams 的《写给大家看的设计书》)，所以在做PPT时，对齐也是必不可少的，但是当你插入很多对象时，一个一个对齐真的是繁琐无比，这使，PowerPoint本身自带的对齐功能简直帮了大忙！可以说做PPT就离不开对齐操作：开始>排列>对齐

对齐前

底端对齐->横向分布

5. 快速找回历史版本

PPT制作中途电脑死机，电脑自动关机怎么办？！这确实是个让人抓狂的事。

但是好在PPT还有自动备份的文件找到历史版本的操作：选择菜单栏开始>选项>保存，你会看到下面的界面：

查看自动保存位置

这里的地址就是你上次自动保存时文件的位置。把路径复制下来，一键搜索，一键复原，完美！

当然，为了尽可能减少问题，时时保存才是正道。保存快捷键：Ctrl + S。

6. 嵌入字体

通常，我们电脑上有的字体，其他人的电脑上不一定有，所以把字体嵌入文件对于在另外一台电脑上演示和编辑PPT都非常重要，嵌入字体后，即使其他电脑上没有安装PPT里的字体，照样可以在PPT里进行正常的编辑。操作步骤如下：开始>选项>保存，拉到最底下，有一个将字体嵌入文件的选项：

嵌入字体选项

7. 参考线和标尺

这个辅助功能在PPT设计阶段很有用，比如图片的裁剪，对页面进行分块设计等等。可以在视图>参考线和标尺下勾选两个功能，在页面右键可以选择添加水平或者垂直参考线。

参考线和标尺

8. PPT压缩

如果高清图片用得很多，在最后保存时可能会遇到文件过大的问题，一个PPT动辄几百兆，这对于PPT的传输和演示都十分麻烦。其实，PPT只作为演示用，并不需要图片有太高的分辨率。操作步骤是：点击文件>保存，在保存选项的左边点工具>压缩图片进行修改。通常一个PPT压缩之后可以减少一半以上大小。