Excel：那些年我做过的读书记录

读书，需要记录么

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了解我的朋友可能会知道，我是一个比较喜欢做记录的人。很多似乎没有什么用的东西我都愿意去记一记。我对自己的记忆力是不太自信的，既然脑子笨，手就自然要勤快点了。我从2013年开始尝试去记录自己的读书信息（表格见下），这一记就记了四年多。作为一个理工男，我对Excel确实是比较偏爱的。今天就以我的读书记录为例，跟大家分享一些Excel数据统计方面的经验跟技巧，希望对你有帮助。

2017年读书记录（片段）

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上面那个表其实含金量并不高，很简单，但我依然能够从这里面给大家扯几个我个人觉得还算值得聊一聊的点。

提出问题：如何给书名自动加上书名号

分析问题：我是一个讲究仪式感的人。既然是书，那书名号是必不可少的。可是每次都要手动敲的话又烦又low。作为一个勤快人，我的终极目标自然是"懒"。于是我就寻思着让Excel自动来完成书名号的添加。作为Excel小白来说，碰到这个问题的第一个动作应该是去百度，而我作为比小白强大一点的小黄，很早就知道Excel数据格式里有"自定义格式"这个功能，于是就直接去瞎试，捣鼓几下就捣鼓出来了。

解决问题：Excel里面单元格的"自定义格式"的小功能其实在很多时候会给我们带来意想不到的效果。操作也非常简单，如下图所示，直接选中你要设置的单元格（或者是一列、一行，随你所愿），右键，设置"单元格格式"，选择"自定义"，然后在类型里敲入"《"@"》"，就万事大吉了。(注意，要用英文字符)。解释下，这里的@用于指代你在这个单元格里输入的内容，左右两边双引号中间的内容就代表了在单元格里输入内容的左右两侧你想让它自动添加的符号了。大家不妨发挥想象力尽情去尝试下，很好玩的。

书名号自动添加

问题拓展：Excel里面的"格式自定义"其实玩好了是很强大的（什么东西玩好了都会很强大！！！）。在这里顺便给大家再普及几个Excel里面“格式自定义”的知识点。

（1）#是用于定义数据格式的占位符，比如说#.##，表示小数点后占两位。注意，#的含义是仅取有效的0，若无效则会删掉，小数点后面两个#的含义就是小数点后面的有效位数如果大于等于三位，只能四舍五入取两位。举个例子，用#.##的格式，12.10会显示成12.1，12.1256会显示成12.13。（初中学过的有效数字大家没忘吧？）

（2）还有一个占位符：？，它跟#号很像，但是它的含义是小数点前后的无效0会显示为空格。比如说?.??这个格式，0.235会显示成" .24"，0.0001会显示成" .  "，注意，这个是有空格符占位的，无聊不？嘿，等你用到的那一刻，逼格马上就起来了。

提出问题：如何实现读书量的自动计算

分析问题：我一向信奉量变引起质变，顿悟这种事于我来说是可遇不可求的。所以在做记录时我会特别关注累积量，因此我在做读书记录时连字数也要统计的。一般来说，书籍的基本信息登记好之后，直接用SUM函数进行字数加和就可以了。但是矫情如我，希望得到的结果是更精确的，就是能够反映我当下最为真实的阅读量。就是说如果一本书没有读完，那这本书是不该被统计在内的。如何实现呢？我的思路很简单，我需要设法找到一个量，用这个量来告诉我这本书的阅读状态，并把这个量参与到统计计算当中。

解决问题：大家看下面这个图，我在做读书记录时，会如实记录一本书的阅读开始日期跟结束日期。为了得到这本书的阅读状态，我在结束日期后面增加了一列，命名为"标记"。这里我使用了一个函数COUNT，通过这个函数对前面"结束日期"这一栏的作用来返回一个量。当我记录下阅读结束日期时，这个量返回值为1，当阅读结束日期一栏为空时，这个值返回为0。这样的话，会很方便的让它参与到后面的计算中。

阅读量自动计算

问题拓展：这里再给大家普及几个Excel里面的小知识点。听我讲完后，感兴趣的小伙伴们赶紧去用起来。

（1）COUNT函数：我们在学习Excel时一定要好好利用它自身携带的帮助文件。很多人不愿意看帮助文件，因为它很多时候不说人话，这着实很讨厌。比如说COUNT函数，它的帮助文件是这样写的：

COUNT函数帮助文件

其实这个函数很好懂，但仍然会有人觉得烦，不爱看。在这里再次跟大家说下我的观点，学东西最好的方法就是"剽窃"，直接找例子去抄、去练就好了。所以对于Excel的帮助文件，大家直接看例子，如果能够勤快点把例子亲自去操作一遍就更棒了。

COUNT函数示例

这下看明白了吧，COUNT函数就是用来统计你想查看的区域里面到底有几个数。

（2）在Excel里面，日期与日期之间是可以直接进行减法运算的，运算的结果是天。这里要注意一个小细节，你要计算两个日期之间的天数时，要用Day2-Day1+1，这个"+1"一定不要忽略了。理解起来也很容易。比如说你今天读完一本书，如果你没有这个"+1"的话，这本书的阅读天数就变成了2017/04/07-2017/04/07=0，显然是不对的。这种思路也是我建议大家平时可以多多去使用的，就是用举反例的方法来坚定自己的判断。

（3）最后，进一步给大家分享下我自己在数据统计的一个小心得，那就是做数据统计时建议大家尽量多做点工作。不要简单的只做个SUM加和就完事，勤快点，顺便把均值，最大值，最小值，年均、月均等等信息一并做出来，这样会给自己后面带来很多方便的。

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或许会有人觉得我的这种做法挺没有意思的。读书这种事儿又不是拿数量来说话的，把书里的东西学到了才是真本事。我也相信有人会认为我记录这些数据主要是用来在年终总结时甩出来装门面的。天地良心，这种心理我自然也是有过的。至少在第一年里有过这样的心理，可是呢，我确实没有怎么晒过这些东西。因为随着我做这些记录的时间长了，我开始发现它们远远超过装点门面的种种好处：

（1）通过真实精准的记录，我会很清楚自己在过去的几年里都做读过哪些书，我会看到自己读书品位的变化，会分析出自己的薄弱环节，我需要在哪里还应该加强。说白了，记录这件事会在后面的时间里让我对自己进行剖析时起到很强大的支撑作用，不会让我凭空去想象。我坚信用数据说话终究比空谈情怀要可靠一些。

那些年我读过的书们

（2）任何一件小事，如果把它放到一个长的时间尺度里面去审视，就会发现它更深一层的意义。我持续记录这件事会让我不断的在自己的性格里加深一些品质的烙印。比如说精确、严谨、勤快，这会让我锻炼出很好的做事节奏跟习惯，而这些习惯是可以迁移到我的工作、生活、学习中的方方面面的。我们总说习惯养成，习惯养成，怎么来养成？不正是通过这样一件件小事儿磨出来的吗。

（3）最不济，通过这样的记录方式，我至少可以掌握一些Excel的基本操作技巧与统计分析思路。这些思路会让我对于诸如Excel等一些工具的使用技能积累跟总结出我个人专有的风格跟思路，这种风格会成为我的标签，而这些思路更是会锻炼我的思考力。

——THE END——

你看，一个简简单单的读书记录，我就可以得到如此之多的益处，大家也不妨想一想，看看你自己的工作和生活中是否也会有这样的案例，从一些小事里收获出大意义的，欢迎你分享给我，我很擅长学习的。

下一篇打算聊一聊我用Excel进行时间管理的相关内容，敬请关注，或许会给你带来启发。