书摘|有关工作整理术

提高工作效率

1.     当人把自己的内在世界调整得很好的时候，他的外在世界就会自然而然变得很顺利。从这一点上说，整理术的根本是整理自己。

2.     上司最讨厌的就是下属指点工作，在向上司提意见时，我们应该尽量用暗示的方式去说，如“我想了两个办法，你看……”而不要当面跟上司叫板，如“我觉得应该……”

3.     喝杯茶水、悄悄看会儿新闻，可以是时间窃贼，也可以把它们改造成合理利用时间的奖励。

4.     应对能力就是控制你能控制的、影响你能影响的，然后认真应对其它的事情。

5.     成功的秘诀在于，爬起来的次数比跌倒的次数多一次。

6.     每天安排特定的时间查看和回复邮件，并在你电子邮件的签名栏做相关说明。让人们知道你回复邮件的规律，如：我24小时内回复邮件——如果您需要更紧急的答复，请告知我。我每天阅读和回复邮件的时间：上午8点，下午2点。如果需要紧急回复，请拨打我的手机XXXXXXXXXXX。

7.     最佳实践表明，如果你能在两分钟甚至更短的时间内做成某件事，那你做成的就是一件最好、最快、最高效的事。

8.     如果一件事不能在两分钟内解决，考虑是否需要你亲自完成，或者你是否可以把它委托给别人。如果要委托给别人，在转发邮件的时候，一定要说明你想要他（她）做什么、什么时候做。

9.     有些事需要你亲自去做，但不是当下，你可以推迟处理。若真是这样，你可以把这件事添加到醒目位置——你的任务清单、待办事项清单或者日程表中。

10.  每周至少检查一次你的等待回复清单或电子邮件文件夹，如果没有收到回复，就继续联系那个人。让这一项成为你每周回顾的一部分。

11.  确保在“主题”栏把邮件主题写清楚。在标题末尾添加小主题，以方便检索。如果主题完全改变，那标题也要做相应改变。这样能让收件人更容易地浏览他们的邮箱，然后决定哪些信息时最重要的以及他们必须采取哪些行动。

12.  可能的话，添加附件的同时把文件内容复制到邮件主体部分。尽量避免发送大于5MB的附件。若是文件太大，可以将文件上传到数据库，然后把链接发给别人。

13.  回复所有给你发这些邮件的人，如果他们不需要你采取具体行动，就不用再发这样的邮件给你。