简读《卓有成效的管理者》

本书作者是彼得德鲁克,最受欢迎的管理哲学大师。


以下是正文


管理者最重要的是“做对的事情”,而不是“把事情做对”。

做事如果不能卓有成效,那么花费再大的功夫去想去做,都是浪费时间。

管理者并不是手下有一大帮下属才算是管理者。管理者是知识工作者并且有一定影响和决策能力的人;不是重复性工作者,而是创造性工作者。

管理者需要面对的现实

1 .管理者的时间往往只属于别人 ,而不属于自己 。

2 .管理者往往被迫忙于 “日常运作 ” ,除非他们敢于采取行动来改变周围的一切 。

3 .使管理者缺乏有效性。管理者本身处于一个 “组织 ”之中 ,只有当别人能够利用管理者的贡献时 ,管理者才算有效 。

4 .管理者是身处一个组织的 “内部 ” ,受到组织的局限 。

需要改变:

1.能利用好有限时间

2.重视对外界的贡献

3.善用别人的长处

4.集中于少数重要的事

5.做有效决策

改变一:善用时间,时间很稀缺。要记录时间,管理时间,安排时间。

1.我们对时间感知不准确,要记录。

2.时间对管理者的压力:被迫浪费时间;时间被碎片化;协调工作上损失大量有效时间,组织越大浪费越多,特别是人事方面;

3.诊断时间,通过记录:

-找出不必做的浪费时间的事

-那些可以让别人代替完成

-管理者自己在浪费别人时间:

1.问下属,与他们进行沟通;

2.会议如果浪费了时间,要调整;

3.重质量,减数量;

4.浪费时间的活动要消除:

-反复出现的浪费工作量的事,主要是因为缺乏制度与远见,如库存。浪费时间会导致整体的危害。主要原因是:疏忽,懒散。

-人员过多。二人干二天,四人反而要四天,浪费在人际关系处理上。

-组织不健全。会议太多,开会应该是补救措施,而非惯例,而且会议容易再次衍生出其他会议

-信息功能不全,导致沟通不及时。

5.安排时间:

-根据自己的注意力安排时间与工作时长;

-留出整块时间,利用碎片化时间;

-别因为晚上可以加班,反而白天效率降低;

-持续更新时间安排;

改变二:贡献;重视贡献是有效性的关键,重视贡献就是重视有效性。

(1)自己的工作内容、水准、影响;

(2)与他人的关系;

(3)管理手段运用;

1.管理者的承诺:要重视贡献,不要只局限于自己的技术、部门,要看往外部世界,重视整个组织的目标。外部世界是用户与市场。

贡献有:直接成果;价值观;培养人才。

管理者失败之一:无法对新的职位做出改变与调整,用老一套的旧方法在做事。

一位管理者职位越高,对外方面的贡献也得要越大才行。

2.如何使专业人士的工作卓有成效:

专长本身的片面的,只有能与他人协同,才能有成果。考虑在为谁提供帮助与服务。

让别人了解自己的工作。管理者要问别人“为便于你为公司做贡献,你需要我做什么贡献,如何提供?”。

能把自己的专业与别人结合来产生贡献的,才算“通才”,而不是自己玩自己的。

3.正确的人际关系:

最好的人际关系建立在贡献之上,做有贡献的事,才受同事欢迎。

相互沟通:相互沟通不是自上而下的单向关系,上下级看问题的角度往往不同,下属越能干,越愿意自我承担。

团队合作:强调“贡献”本身更有利合作。如果人人都重视贡献,那么目标也就一致,合作困难就会小很多。

自我发展:个人发展与是否重视贡献有关,用“贡献”判断自我能力。

培养他人:重视贡献的管理者必然同时启发他人对自己的高要求,能在相同时间内成长更多。

4.有效的会议:

明确开会的目的,会议本身也必须开出贡献。

改变三:发挥别人的长处(用人之长的技能可以在实践中获得改进)

1.用人所长,不在于克服别人短处,而在于发挥别人长处。要求别人发挥所长,而非要求其是“完人”。人是用来做事的 ,而非投管理者所好。不问是否合得来,而问他能做什么?需要有一面所长,而非各方面还过得去。如果不问他能做什么?等于对他未来的不称职采取宽容态度。

因事用人:

为组织提供所需人才,是所需的人才,才能容忍他的个性,

不以好恶、顺从,而是以工作表现选人。

因人设事:

1.不将职位设成只有上帝才能胜任的难度。设置需特殊人才才能胜任的职位=挖坑;一个职位连续多人无法胜任,说明设置有坑。

2.严要求,涵盖广:

-要对具有才干的人有挑战;

-把与任务有关的优势转化为确实的结果。

只有实际的工作绩效才能证明是否适合某一职位。贡献=自身技能×组织优值观。

*工作者也要自我检查:自我的能力是否合适担任组织中的工作。

3.考虑别人能做什么?而非职位的要求是什么?

绩效考评:

1、哪方面工作确实做得好?

2、因此,哪方面可能会做的更好?

3、充分发挥长处,应再学点什么?

4、是否愿意让子女在其指导下工作?是的,及其理由 or  不是的,及其理由。

4.能容忍他人之短。看长处是否是任务所需的,是否与众人不同,是就聘用。

*如果团队里无法缺少某个人,可能是上司不行,或下属不行,或都不行。

2.管理上司:在上司的长处下功夫,协助做好工作,上司有效,下属才能有效。报告时以上司擅长的先开始,而非重要的先开始,先发挥其所长。

3.发挥自己长处。有效的管理者会发掘机会,问“我到底能做什么?”。先了解自己的工作习惯,什么样的工作别人做起来费力而自己做起来轻松。

改变四: 要事优先

1.把重要的事放在前面先做,一次只做好一件事,在重大机会上,集中一切长处。

错误:

1、低估任务所需时间,因为不免有意外事件干扰;

2、喜欢赶工;

3、同时做几件事,任一件事受阻,全盘受阻;

2.摆脱过去:

-摆脱已经没有价值的过去,把资源投资到未来,跳出“为弥补过去而放弃未来”的坑。

-不能证明有效就果断放弃。

-去除旧任务后再去迎接新任务,执行力更重要。

-不要招新人来负责新项目。新任务+新人=赌×赌。

3.先后次序的考虑

-按压力排,会牺牲重大任务,并且会不敢做决定。(会产生紧急事>重要事)

-很难确定什么事可缓,可缓 ≈ 放弃。

-重视未来而非过去。

-重视机会而非困难。

-选择自己的方向,不盲从。

-目标高,有新意。不要只求安全与方便。

-完成当前最重要的事之后,再去看什么是接下来最重要的事,切忌两件重要事情同时进行,并行任务会浪费大量时间在任务切换中。

改变五:找出并分析决策的要素

决策不在于多,而在于做重大的决策,分辨什么是例行性决策,什么是策略性决策。

决策需要的是结果而非技巧、合理而非巧妙。

决策必须可执行。

决策不是为了临时需要,而是战略性考虑。

临时决策不能当做长期决策来使用。

1.决策的5个要素:

-了解决策的性质,经常性的决策可以通过建立规则或原则来解决;

-找出决策的边界条件;

-找决策方案的满足条件,决策要可接受;

-决策必须是可执行的;

-反馈;

第一类:

1.真正的经常性问题 -> 建立规则。别把经常性问题当成“连续偶发性”。

2.特殊情况下的经常性问题 -> 建立及考虑原则。

3.真正的特殊性问题 -> 特殊处理。当心把新问题当成老问题,而用老方法解决。

4.首次出现的经常性问题 -> 判断,分辨,看全貌。小心一知未解。

考虑顺序:1 or 2 -> 4 -> 3

第二类:过界条件

-明确解决问题的最低需要

第三类:可接受

-正确的可接受,不要“为了能接受”而决策

-考虑折中是为了“至少能拿半块面包”。如果是“拿一半等于没拿”,就不能折中。

第四类:

“可执行” -> “能力相适应” 与“制度明确”

-谁应了解这个决策?

-采取什么行动?

-谁行动?

-如何行动?

第五类 “反馈”

-及时应正、修改、作废。

改变六:有效的决策

1.个人解见与决策的关系:

-大概对VS也许错,没有最优才需决策。

-先从见解而非收集事实开始。

-有效决策从不同冲突的见解中产生,从尚待证实的假设开始。

-不能一开始先下结论,然后在寻找事实来支持这个结论。

2.反面意见的运用:

1.反面有意见保护决策者不受别人的“所求、谋私利”的影响,要引起争辩,要掌握实据和经过深思熟虑的反面意见。

2.反面意见是“另一种方案”。只用单一方案就是赌博。

3.反面能激发想象。在不确定性极高的问题上更需创造性

*有效决策的其他注意事项:

考虑是不是真的需要一项新决策 ?(1)不做就完  (2)机会稍纵即逝。

通常面临的问题是改进,而非变革与创新。

如果利益>成本,那么就可行动。切忌只做一半,要彻底执行。

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