本瞄档案:
名字:JANE_
喵龄:2
工作性质:某国企里的行政专员;八小时制;需要加班但本喵不屑!
工作内容:项目管理,生产经营,财务报销,后勤行政,档案管理(对,这么多本喵一个喵来做!)
兴趣爱好:懒,瘫,热爱所有新事物
喜欢去的地方:画室,书房,人少的游泳池,户外
办公室是本喵最讨厌的地方,而且这家公司不是香香的小麦味道的烘焙坊,也不是有画室的阳台。它, 就是冰冰冷冷的,有一台慢腾腾的脑筋总是转不过弯来的老爷子电脑。
我总是窝在我的椅子里,Set on my butt.
我的工作,是那种很繁杂的活儿。初入职场,我就掉进了老年化的氛围里,这家国企有一个非常强大的 OA系统,一举一动都需要在OA上提交流程,才能获得行动的豁免权。经营报表的制作并没有挖掘Excel的 强大功能,完全由简单的函数计算完成,人工偏多,费时费力,表格填写格式和内容较多重复并且数据采集并 不 科 学。
该单位上上下下近700名员工,各部门分配一名计划员(就是本喵),对除了技术方面的其余所有问题进行解决。这真的烦倒了本喵,于是初出茅庐的我,学习了“数据透视表”“金数据”“石墨文档”, 解放双手,从此让我更加懒了……
黑科技1:如何解决工时统计问题
step1 :数据采集
我所在的公司,没有采用过工时统计的管理制度,直到领导换届,新领导烧烧火,在这一方面汲取基层员(jie)工(yue)智(cheng)慧(ben)。鼓励大家想出工时统计方面的好办法,年底评选,各有奖金鼓励。
领导层,大多为电脑系统都在用win xp的慈眉善目的好人,可想而知,除了CAD ,Revit,这类在工程行业术业专攻的软件有所研究外,其余的别指望他们能教会你提高效率的办法了。我选择用“金数据”配合“数据透视表”,做我们部门,规模近50人的简单工时统计。
一方面,只是评选,没有必要定制工时统计数据库系统。
另一方面,表单设计美观,两秒钟勾选就能完成数据采集,相比Excel填好还要QQ传送文档,明显更方便快捷。
下图是我设计的表单:
因为我们需要统计每个技术人员,在每个项目上的时间,我的后台起初建立是将所有项目名称都放入一 级选项栏中,需要注意的一点是:第一次编辑表单时,可以批量编辑,我也是看中了这一点,二话没说 就购买了一年的使用权,没想到随着项目增加,再需要加名称时,却不能批量编辑了。后台有问过客服 人员,表示,再次编辑有可能会对之前数据造成损坏,所以,再次编辑表单无法批量生成。我表示理解 ,虽然蓝瘦香菇,但也没办法,之后就是一个一个自己后台加进去的。人工成本好大诺!
(项目名称我马掉了,那些0.5,1.0的,就是项目的要勾选的工时啦~)
金数据的后台“数据”中,可以看到你收集的数据,可以把它们全都导成Excel。极其方便!为后续大招 做准备!
黑科技2:数据透视表
Step2:数据处理
我们做任何一件事都是为了把效率提高,化繁为简,如果收集了这么多的数据,但还是人工计算你就&*# ¥%……TM的大傻X。但我当时并不知道数据透视表这个东西怎么做,于是我学大数据的同学甩了我一脸教程,从此登上人生巅峰!
链接我也给大家,一起学习:
网易云课堂里王佩丰老师的《excel实战1800分钟》
这是从知乎转来的全套的Excel教程,我当时急用数据透视表,就只看了课时6。这位老师,讲的比较清楚,把数据透视表的工作原理讲得很清楚,很容易让初学者把握重点。
从金数据导出的数据,根据要求我分了三级选项,所以我对原始导出的数据做了加工,以人员,项目,工时,日期,分类,得到一个没有分级的表格。这样才能够进行数据透视表的编辑工作。
接下来放大招:
拖一拖拽一拽,数据透视表自动计算出了你想要的结果:(数据透视表最简单就能做到这样的结果,对于职场小白的我,这样的成果已经得到了大家的肯定)
黑科技3:在线文档免去互传文件
Step3:石墨文档用于项目信息填制
对于本喵,传文件也是体力活,我懒嘛!
除了人员工时这种所有人都需要提交的数据,生产经营需要对每个项目的进度和安排作把控,其中的内容只需要各个科室主任填写就好,部门内有三个室主任,如果要发文件,我需要QQ分别发三次,不仅如此,他们再传回给我的文档有些填写的内容格式还不一样。对于我这种懒喵,人工一个个核过去,真的哭瞎了。
所以我用石墨文档做了在线表格,只需要领导群里发一个链接给他们,让他们在线填写就好啦!目前我已经编制了5个文档,用法分别不同,有的做简单采集信息,有的用于让人员核查信息。另外一点还需要说明,在金数据中,员工们一两天漏填工时是常有的事,如果让他们补填,我需要截图他们填过的数据分别发给他们,懒癌犯了,实在是烦的不行!把填过的数据黏贴在石墨里,链接发到大群,大家自己核吧!
自己的事情自己做嘛~~~
所以,有了这三大法宝,我实在轻(geng)松(lan)了不少。我虽然没有开发这些黑科技的脑子,但我能用它们呀!而且,当代信息发展如此迅速,各种各样使用方便的设计产品层出不穷,《设计心理学》中的一句话让懒喵记了很久:“好的设计不用让人费很多时间去学习。”(大概就这个意思吧)。我觉得这几个软件在我刚开始使用时,是比较容易上手的,产品设计的思路符合逻辑,所以就学的很快。
虽然我现在还处于刚毕业,进入职场的阶段,我的工作依旧还是琐碎而繁杂的,看到这篇活动征文,出现“金数据”“石墨”等字眼,真的让我喵躯一震,这不是就是我正在做的事情么?!希望我还能更进步,更深入了解我所喜欢的新鲜事物,《荒野生存》中Chris说:“人需要用新鲜的事物保持活力。”我就是活生生的例子,如果不能挣脱牢笼,那好歹让这日子变得有趣。
感谢互联网,感谢祖国,感谢懒癌让我沉迷学习!
ps: 以上为个人做法,确实提高了效率并得到了认可,希望大家有所指正,共同进步!