如何快速分发会议文件？

公司会议在我们日常工作中是很常见的，小到组内会议，大到公司全体会议，经常占掉我们很多工作时间。

会议通常有专人提前传阅议程，准备好所有的会议文件，甚至有专人做纪要，会后分享给所有参会人员，一些关于讨论的会议，可能会临时需要给搭建阅读事先未准备的文件，所以我们在开会时，经常会看到会议负责人跑进跑出的拷贝文件。

“PPT拷贝需要点时间，大家稍等一下。”
“临时讨论的方案需要上传，麻烦大家等一下。”
“这份资料稍后我会发给大家，然后就没有后续了……”

这样一来，会议时间浪费在文件上传下载的过程中，如果是大文件，会消耗更多时间，有时候还要等所有人全部下载阅读后才能进行下一波的讨论，半个小时就这样浪费掉了。

低效会议是企业成本的极大浪费，除了浪费时间，还会使基层员工产生抵触心理，不愿主动参与讨论，进而减弱会议的作用。最坏的情况是，当会议的作用下降，中层人才质疑公司的发展前景，最终引起人才的流失。

通过企业网盘，我们完全可以砍掉会议过程文件传输的中间环节，不管多大的文件，都能让参会人员快速拿到。下面我们从会议资料存储、分发以及会后纪要文件的发送这3个方面，来说明企业网盘是如何提高会议质量的。

一、会议资料直接从云中打开

使用云盒子私有网盘，日常产生的文件包括会议文件都上传到网盘，因此，不管是提前准备的会议文件，还是临时需要的会议文件，都可以在任何一台电脑或手机，通过账号登入访问网盘访问到，减少上传（拷贝）的时间。

在云盒子上的文件不仅支持在线预览，也支持在线编辑，会议中有好的建议可以直接编辑保存，减少会后再整理的工作量。

二、外链二维码，快速分发临时会议文件

对于参会人员相互不认识的发布会、推荐会的会议，可以在屏幕上通过云盒子的文件外链二维码，让所有人扫一扫查收文件。

在网盘中选中文件，点击菜单中的【创建外链】，文件自动生成二维码和链接。如果人数较少的会议，或者事先有创建微信群、QQ群、钉钉工作组的，可以直接复制链接到群里，参会人员点击就能在线预览，无需下载。

三、会议纪要催办，收发统计可视

会议纪要是会后重温重点的必备文件。现在很多公司采用邮件或微信的方式发送纪要，文件太大发不了，上传耗时间，别人看不看也是无从可知的。云盒子企业网盘的催办功能，就能省去上传步骤，直接将文件推送给部门/人员，并统计所有人员的文件阅读状态。

提高开会效率绝不是小事，终结杂乱、无序和低效的会议，不仅有助于加强团队的协作能力，还能激发员工的积极主动性。10分钟就能解决的会议，绝不浪费员工的每一秒。

企业网盘的每一个小功能都有大作用，今天分享的云盒子外链功能在会议上的使用技巧，你get到了吗？