Outlook应用指南(4)——联系人管理技巧

我们在日常生活中，会将一些常用的电话记在电话本中，以便在需要时能够立即查阅。Outlook的“联系人”列表也具有相似的作用，你可以建立一些同事和亲朋好友的通讯簿，不仅能记录他们的电子邮件地址，还可以包括电话号码、联系地址和生日等各类资料。以下给大家介绍一些Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧。

1.  如何快速添加联系人?

在邮件的浏览区里，将鼠标移至发件人名称上，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择【添加到Outlook联系人】命令，即可快速创建一个新的联系人。

你可以在“联系人”对话框里面填写各类资料，甚至可以将联系人的头像导入进来。

为了能让“联系人”列表发挥强大的功能，建议你填写的越详细越好，例如联系人的生日、头衔和绰号等。打开“联系人”窗口中的“细节”选项卡，这些信息都可以在里面记录下来。

2.  每次都要给固定的几个人发邮件，如何快速的添加联系人？

我们可以将相关的几个联系人加入到一个“通讯组”中，这样在以后发信时，只要我们选择这个通讯组，就相当于选择了这个组中的所有人，如此就方便多了。

 (1)、打开“联系人”视图，单击工具栏上【新建】按钮右侧的下拉箭头，选择【通讯组列表】命令。

(2)、首先为新建的通讯组起一个名字，然后单击【选择成员】按钮，选择当前Outlook“联系人”中已有的人作为组成员；或者单击【添加新成员】按钮直接添加新的联系人作为组成员。

(3)、在发送邮件时，只需要在选择联系人的时候，选择相应的组就可以了。

3.  联系人太多，如何快速找到需要的人？

方法一：用字母定位

“联系人”列表中的联系人是按照姓氏拼音的开头字母的前后顺序排列的。所以，使用“拼音索引”按钮可以很快寻找到联系人。在联系人区域的最右边单击联系人名字的第一个字母，可以快速定位联系人。

                                        

方法二：按单位排列

在联系人的项目预览区将“当前视图”由“地址卡”改为“按单位”，可以按照联系人所在的单位不同进行快速查找。

方法三：按类别分类

为了方便识别和查找，Outlook还允许我们为众多的联系人分类。

在“联系人”窗口中右击联系人条目，执行快捷菜单中的【类别】命令，即可弹出“类别”对话框，在这里，你可以为这位联系人设定属于哪种类别。联系人的分类不是唯一的，你可以为一个联系人指定属于多个不同的类别。

这样，我们今后在进行联系人查找时，就可以按照不同的类别进行分类了。

方法四：用“查找联系人”输入框

在工具栏上的“请输入要查找的联系人”框中键入要查找的联系人的姓名，可以直接进行搜索。

方法五：用“查找”按钮

单击工具栏上的“查找”按钮，键入要查找的联系人的姓名。在“搜索范围”中选中【选择文件夹】，在“选择文件夹中”选择“联系人”。单击【确定】再单击【立即查找】按钮。

 

4.  怎样做好联系人信息的备份，防止重要信息丢失？

(1)、执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令。

(2)、选择“导出到一个文件”，单击【下一步】。

(3)、文件类型选择“个人文件夹.pst”，单击【下一步】。

(4)、在选出导出文件夹的位置中，选择“联系人”，单击【下一步】。

(5)、自定义保存位置。单击【完成】。

生成的pst文件可以妥善保存起来，一旦需要还原Outlook联系人的信息，我们可以再次同样执行【导入和导出】功能，选择“从另一程序或文件导入”操作即可进行数据的还原。

5.  如何查看与联系人的各种信息往来？

在“联系人”视图中，双击想要查看的联系人信息，打开联系人对话框中的“活动”标签。这里会罗列出曾经与此联系人相关的所有活动信息，包括邮件往来、约会事件等，你可以直接双击这些条目查看详细情况。

6.  如何制作和发送自己的电子名片？

为了方便与客户的业务往来，你可以为自己创建一个电子名片，并将其转发给相关联系人，以便日后进行联系。

首先为新建“联系人”，把自己的信息详细填写好，然后执行【动作】菜单下的【作为vCard转发】命令，Outlook就将会自动新建一封电子邮件，并将此联系人的信息以附件的形式附加在此邮件中（vcf文件），指定收件人，发送即可！

对方收到你的vCard后，既可以打开进行查看，也可以点击【保存并关闭】按钮将你直接保存为他的一个联系人。当然，别忘了前提是对方的电脑里也安装了Outlook~~~