数据透视表解决复杂表格问题

今天有个客户提出一个比较有意思的需求，请看下面的表格先，从E列到AI列是一个月的范围，需要填上工时。根据实际工程进度，** 可能还要在AI列后面增加N个月（每个月12列）** 。而且总共多少列是不确定的，怎样设置模板？

客户表格

这个问题比较典型，对于比较大的表格（通常是指列数比较多）在定义模板的时候比较麻烦，即使花九牛二虎之力设置好，每次填报或查看时，系统反应也比较慢，而且这么大一个表格，填写也不方便，不能充分体现勤哲EXCEL服务器系统的优势。

解决方案A

针对这种情况，如果多列为重复性质的内容（例如，本例从E列到AI列都是日期对应的工时），可以考虑使用勤哲的交叉表，使用交叉表可以同时向下，向右拓展行数和列数，而且在定义列的重复数据项（本例E列到AI列）时候不需要定义N个字段，只要定义一个字段（本例为工时）。但这种方案也有一个缺点，填报体验没有改善，另外会大量消耗数据库存储空间。

解决方案B

我们先从传统的表格转模板的思路中跳出来，思考一下，我们上系统的目的是什么？ 目的之一是提高效率，对吧！ 进一步说是数据录入的时候尽量简单和简洁，减少重复录入，结果（数据报表）更加及时，好看，准确。

有了这个认识，我们可以考虑把数据录入与报表分开来实现。数据录入进数据库以后，可以使用非常方便，强大的勤哲表间公式或数据库的结构化查询语言工具SQL（其实勤哲表间公式归根结底也是SQL语句）来生成各种需要的报表（结果）。

　具体实现步骤　

1. 我们观察这个任务，其实就是审核员要记录自己每天在哪些工程审计上面花了多少时间。所以，首先定义一个工时录入的简单模板。
   为了提高录入效率，填报人设置为新建表单时自动填入登录者姓名，另外在工程名称列设置了一个列表选项，点击列表选项的时候，系统会自动弹出该审核者名下未完成的工程相关信息，选择一个或多个工程名称，系统自动填入与工程相关的其他信息（例如编号，开始时间要求完成时间），录入者只需要在对应的工程名称后面填入在某天（工作日）和多少工时。

   
   
   

   拆分出来的工时填报模板
2. 填完工时，怎样按照客户原始表格格式体现结果呢？ 我们可以考虑用数据透视表，透视表是EXCEL本身的一个超级强大的数据统计工具。透视表的数据源设置为服务器数据库刚才录入的《工时录入表》。
   a)在本地新建一个空白EXCEL表，选择数据菜单，现有连接，浏览更多..., 新建源，

b. 数据源绑定

b) 选择Microsoft SQL Server, 进入下一步.

c. 数据源绑定

c) 填写数据库服务器名称或IP, 填写数据库登录用户名和密码

d. 数据绑定

d) 选择数据透视表进入透视表的操作过程，透视表怎样格式化这里就不具体讲了。

数据透视表结果

结果就是这样，当然还可以选择不同的格式，在透视表里面，可以按照月份，年份汇总，点击月份前的"+"就可以展开当月的明细。在设置数据源的过程中可以选择保存密码，这样下次打开报表的时候自动同步数据库里面的数据（需设置为自动同步），或者在表格内按右键，选择刷新，即可和同步数据库里面的数据。

也可以在EXCEL服务器里面新建一个查询模板，选择用刚才做好透视表的EXCEL文件做模板，不需要定义其他数据项，直接设置权限，保存就可以，这样在EXCEL服务器菜单下面也可以打开这个透视表。