提醒功能是否真的需求？

作者：Chaopeng Li
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来源：知乎
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说到时间管理，我们想到最多的应该就是日程表，我猜这得归功于陪伴我们从小到大的课程表了吧。日程表，具体来说就是给每一个待办任务安排好执行的起止时间，然后在一张时间表上直观的排列出来。课程表、传统的纸质台历、电脑和手机上的日历软件，都是实现这个功能的工具。这是最直觉的时间管理方式：每一个空闲的时段就是一个坑，任务就是一个个萝卜，一个萝卜一个坑。如果仅限于纸上谈兵，这个解决方案是完美无缺的。我把所有时间都合理的分配给了任务；分配的时候，我肯定还仔细考虑过任务的轻重缓急，确保过没有重要的任务被遗漏；执行的时候，只管让日程表提醒我，一项任务要开始了，然后我只需专注地做这项任务就好了，不用再来考虑一遍上述问题。一切井然有序，还有更完美的世界吗？但是现实终究是残酷的，我们必须接受不完美的世界：领导临时安排我去接个人，只能赶紧停下手头的工作；一直打不通客户的电话，没法确认这次重要会面的时间，而一周内接下来的时间安排都要让位于这次会面，只能苦等；本想今天花半天思考一下明年的工作规划，结果白天没人打扰，却只做了一些不费脑筋的例行公事，到了下午以为可以静静思考，却每隔10分钟就有电话或者同事有琐事来找，结果什么也没写出来……理想世界中，我们以上帝视角沾沾自喜的审视着规划得完美无缺的日程表；现实世界中，一个个安排好的日程因为各种自己的或别人的原因，没有完成，只能推延，安排到明天，明天的事情不得不顺延后天，后天的事情又顺延……；推延的同时，我还得重新考虑，是不是明天的事情比这件事更重要，不能推延；最后还得通盘想一遍，全部任务都推后了，会不会遗漏了什么不该遗漏的事情……显然，越依赖日程表管理任务，我的日程表就越充实，可调整的余地就越小。看似完美实则僵化的日程表，最终却成了严谨的时间管理实践者的噩梦。我本来是想让它像个秘书一样，做好计划后就放心的交给她，她会适时地提醒我到时间该做什么事了；至于其他还没开始的任务，暂时还不需要占据我的头脑。据说焦虑很大程度来源于对现在不可把握的未来的恐慌，有效的时间管理可能是解开这种焦虑的钥匙：专注当下，让未来可预期。显然日程表没能做到。值得一提的是，有时候我们以为自己没在用日程表，实际上还是在用日程表的方式来做安排。比如使用其他待办任务软件，包括outlook、gmail的任务管理，iOS上的reminders，跨平台的Wunderlist等。它们都有设定任务执行时间的功能，和日程表的区别是可以设定到天，而不一定要到小时。虽然调整的灵活度更大了，但是如果还是仅仅按照执行时间属性来安排任务，终究还是容易陷入拖延、重新调整的怪圈。那么，有没有其他方法，有效管理时间、缓解焦虑呢？也许我们将任务执行时间作为解决问题的切入点，本身就错了。那我们就回到原点再出发。这个原点就是，我们有很多要做和想做的事情，我们想充分利用有限的时间和精力，尽量多地完成优先级更高的事情。下面介绍的GTD方法，转变切入点为任务的重要性，以及当前是否具备任务执行的条件；不再强调一次性的全盘规划，转而关注计划执行过程中，是否有足够的灵活性进行调整。