社工机构使用OA办公系统之个人见解

在开始前，给大家稍微说明一下什么是OA办公系统，以下介绍摘自百度百科：

办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业管理和决策提供科学依据。企业实现办公自动化程度也是衡量其实现现代化管理的标准。办公自动化不仅兼顾个人办公效率提高，更重要的是可实现群体协同工作。凭借网络，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

我想，在一些大集团，大企业，很多人都对OA办公系统一点也不陌生，甚至代替了以前手动办公的形式，成为了新型的办公形式，大大提升了集体、企业的办事效率，并有效地加强了管理。

这样的一套现代化信息办公系统，利用互联网为载体的办公系统，当它出现在社工机构里，又会出现什么情况呢？笔者所在社工机构是企业背景，整个机构即相当于该企业的一个部门，自然就归属于企业管理。原本，社工机构一直都会在强调去行政化或弱行政化，将更多的精力投入到真实有效的服务中去，充分发挥社工机构的功能，推动社会的资源流动等等。自17年以来，由于企业老总们的决定，将之前独立运营的社工机构收归企业管理，其目的曰加强企业内部的凝聚力，拉近企业部门之间的距离，有更多的互动。于是乎，这一套OA系统自然而然地落实到了每一个该机构的同工身上，其主要作用是经费的申请和报销，以及所有一切需要机构层面出示的材料等等，都需要经过这个系统进行申请。

好了，简单介绍就这么多了，接下来就是使用这套系统的体验以及感受了。首先，要申请活动（包括一切支出）经费，需要先走一个前置审批流程，大意就是我要准备搞XXX活动了，需要买XXX物品，需要多少，用在多少人身上，总价多少，这样领导看到了，才能批复通过，这个过程大约3天，经过上头5级审查，最后到达财务总监那。接着，当前置审批流程通过了，则要走借支申请，还是和前置审批填写的内容差不多，但是要附上前置审批的电子版（这个电子版由于这个OA系统的bug，只能打印出来再扫描上传），然后又经过5级领导审查，到财务到出纳，这时候一般耗时也是3天。走完这些流程，共大概一周时间，钱到账后，就可以去采购物资了，之后再走OA系统报销流程。由于评估的需要，社工的项目评估是需要财务评估的，这就需要查阅纸质版的材料，因此这些流程走完，社工还需要将这些流程再一遍打印出来，交给财务。以上为正常情况下的申请，考虑到目前机构多个项目同时在运营，三天两头就得申请活动使用经费，以及一些其它的费用的申请，而社工在填写这些内容时，由于刚开始使用，往往一个申请，就要耗时将近两个小时，时间不是耗在填写的内容上，而是每一级领导审批完，要时刻关注这个流程走到了哪里，遇到领导外出出差之类，那就GG吧，需要不断地打开关闭，关注这个OA系统，生怕审批慢了。因为有些领导审批如果不通过，是要打回来全部步骤重新开始的。

这让我想到了古时候的皇帝，批阅奏章，都是下面逐级递交上报的，而皇帝需要一个一个地批阅，假如什么事都不干，这么多奏章等着批阅，我想皇帝也要累死吧？

我想说的是，加强统一管理，增强企业凝聚力，出发点是好的，但是企业和社工机构之间，有些本质上的区别，一个是追求商业效益，一个是追求社会效益的，社工机构基本每一个活动，每一项支出，都是需要走借支报销的，加上这么多项目点一起发起的申请，这效率，我是打大大的疑问号的？。正所谓，钱不到，活动则要推迟或取消，例如这次元宵节活动，过年回来开始走流程申请，预计在2月10日开展（元宵节前一天），结果钱一直到今天，也就是2月9号下午才审批到账，于是乎就要急急忙忙准备通知服务对象，去买物资，做一切活动前的准备，这是提升效率了吗？要是今天下午没有到账而是明天才到或者更迟呢？这元宵节的活动，搞还是不搞呢？以往主任处有资金储备，可以提前借支在报销，如今，都是要等领导的审批，这对于社工机构而言，是进步还是退步呢？

续：

中心每年度开展服务前，都会根据全年工作指标和经费支出比例，制作全年度经费预算，已经具体细化到每个活动多少钱，一般活动经费在200-500之间，500元要求活动人数是100人以上。现在社工每次开展活动前要填前置审批，填完之后要不断关注流程走到哪里，各位领导因工作繁忙不一定能够及时看到员工的申请，这时就要大家提醒，社工每天很多服务内容，有时关注不到，就出现延误。社工担心活动经费不能及时批到，一方面影响同工效率，一方面影响同工情绪。另外中心有时会有紧急费用支出，如修锁、换灯管，行政部门给出的答复是有事联系他们，无论是QQ还是电话联系，有时都会处理不及时，并且这个过程浪费人力、物力。机构是否可以适当放权，各位领导可以考虑一下，社工要用200块钱的经费服务至少20人以上，每人10元的标准，社工都是跑遍菜市场或者批发档口，尽可能买便宜、新鲜的东西，这样的比例也要这样严格控制吗？

目前的财务流程，社工每开展一项活动至少走3个流程，每个流程之间不能自动流转，社工要在每个流程上填写活动名称、时间、对象人数等信息，重复工作量太大。另外报销环节，还是要求以纸质版资料上交为准，那么请问为什么还要走OA，走报销流程，社工要将10多份附件扫描，上传，还有前面流程单要打印，中心办公条件有限，大家挤着一台电脑扫描，打印，增加很多工作量，同工意见很大。OA的初衷不是简化办公流程吗？怎么越来越复杂。

再举个例子：第一个走前置审批2月4日申请的，走了四位领导2月7日才走完，如是者3天；第二流程走借支审批，走了一次走了两天，结果说选错了付款方式要再重新申请，再走了两天。如是者四天。最后活动前2天才收到转账。然后开展活动后，要走报销流程。由于报销流程要附很多附件，社工们要在完成各种各样文书的基础上，还要打印、拍照、上传，然后开始之前的报销纸质单工作。一个小活动仅仅前期借支工作就耗时耗力地走了起码5天。