该用哪款远程办公软件？一文讲透！
《直面疫情》专栏第005篇
文 | 牟小姝
第4522篇深度好文 4500字 | 8分钟阅读《直面疫情》之《驰援武汉》
疫情当前，节后复工变得异常困难。各城市春节假期一延再延。众多互联网企业率先开启在家远程在线办公。
远程在线办公如何更高效？如何更好的在线协同？笔记侠梳理了一份远程在线办公工具指南，希望能为企业提供一些更适合自身的那一款。
注：本文不是广告。
远程办公是一种涵盖了多种工作活动的灵活的工作方式，它使得雇员在相当一部分工作时间中，以远离雇主或传统办公地点的方式工作。
总的来说，远程办公，分“远程”和“办公”两部分，是指人类通过使用电子邮件、视频、远程会议协作软件等现代技术，实现非本地办公，包括在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。
目前全世界已有24%的公司尤其是科技公司采用远程办公方式。国外咨询机构预测，到2020年，大约50%的科技公司将会有约29％的员工将实现远程办公。
像维珍集团、37signals和IBM等企业，都采用了远程办公的方式给予员工更多自由，让员工在任何地方、任何时间，用他们所喜欢的方式进行办公。而获得了自由的员工，也在用更好的工作成果回报着这些企业。
反观国内，远程办公并不常见，2003年SARS期间，给了淘宝、京东等电商兴起的机会，而这一次新型冠状病毒的突袭，给了远程办公带来了机会，同时也带来了考验。
大体上，目前市面上的云协同办公软件的功能可以分为4类，包括即时通信、文档协作、任务/人员管理、设计工具。
今天我们列举出几个被广泛应用的远程办公软件，帮助企业选用心意的那一款。
一、远程团队沟通协作
即时沟通主要是IM（即时通讯）文字类的通讯工具，用于必要的线上沟通。当然，最简单直接的就是微信拉群，但因为微信会与私人信息混淆，且文件容易失效，所以只适合临时应急，不推荐团队长期使用。
1.企业微信
企业微信与微信互通，与微信用法一致，员工天然会用。员工不仅可以在企业微信上沟通工作，还可以打卡、审批、汇报、联系客户等等移动办公。
为了应对疫情爆发对视频会议的需求，企业微信的会议（由腾讯会议提供，也可以单独下载腾讯会议APP或通过腾讯会议小程序使用）把100人接入限制升级为支持300人不限时免费视频会议。
在疫情期间，为了能够帮助在一线奋战的医护人员，企业微信提供了四个能力：在线问诊、紧急通知、在线会议、汇报应用。
比如，在线问诊，这个能力的开通，企业微信为医生和患者提供了“在线问诊”功能。轻症的患者可以先在线上求诊，不需要排队，直接和医生对话，减少线下接触，避免交叉感染。同时帮助医院扩大服务范围，让援助医生、返聘医生通过线上问诊分摊医院压力。
医院在企业微信给医生配置在线问诊“联系我”二维码。配置后，就可将二维码发布在医院公众号、官网或线下宣传海报，患者可用微信直接扫码添加医生为好友，进行在线问诊。
医生用企业微信收到问询并解答，除了文字问诊以外，还支持音视频问诊、无消息自动结束问诊，并支持拉群集中沟通与提供建议。
我们想说，这样的功能，很暖。
此外，企业微信上还有大量第三方应用使用，比如，问卷星，很方便当前对员工的防疫情况进行调查、ProcessOn作图、思维导图，帮助提高工作效率。
2.阿里钉钉
钉钉和企业微软有很多类似的在线办公功能。
疫情期间，钉钉宣布正式对1000万家企业组织发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案。
主功能包括远程视频会议、方便教育机构和学校使用的群直播、保障企业组织疫情期间消息精准触达的DING功能、保障组织分散办公效率的日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡功能，还有日志汇报、办公OA、审批、智能人事、钉盘、钉邮、公告、签到、项目群等网上办公基础功能，全量免费开放。
近段时间，我们关注到钉钉全新上线的“员工健康”服务，面对所有企业组织免费。员工可以通过“员工健康”每日报平安，这样的功能便于企业快速搜集、实时统计每人健康信息。
此外，钉钉开启的全新的疫情模板、置顶公告、疫情日志等，能保障新型冠状病毒等重要疫情信息公开透明，也支持疫情信息的异常预警，疫情敏感信息可见范围，保护员工个人隐私。
从钉钉官方数据来看，截止1月27日，近50万家企业组织通过钉钉进行组织健康管理在线化数字化。
目前，针对延迟开学需求和疫情期间教育行业的特殊性，钉钉紧急研发推出相关产品功能，解决教育系统的应急通知，疫情上报、在线会议、在线课堂等应用场景存在的痛点需求。
以下是现阶段钉钉持续免费提供的在线办公功能，希望能帮到你。
3.飞书
飞书最初是字节跳动用于内部使用的协作工具。1月27日，飞书宣布，为抗击疫情，协助企业、社会组织和个人保持正常运转，2020年1月28日—5月1日期间，将向所有用户免费提供远程办公及视频会议服务。
免费开放期间，飞书将提供包括但不限于以下服务的具体支持：
商业版完整办公套件 不限时长的音视频会议 无限量在线文档和表格协作 每位用户100G云存储服务 7*24小时咨询服务 远程打卡及审批管理 ……
飞书办公套件服务可提供在线协作文档与表格、即时通讯、日历和日程管理、音视频会议等远程协作功能，并将这些功能整合性的打通，帮助组织和个人实现信息高效流转和沟通。
二、文档协作
文档协作主要是针对规划解析、会议纪要、合同条款等内容的在线预览和讨论需求，由于内容量比较大，不适合在即时聊天工具里面沟通，需要单独的协作工具来解决。传统模式就是 Word 里面的批注功能，需要保存不同版本的文件，传来传去。
1.石墨文档
石墨文档是一款支持云端实时协作的企业办公服务软件，可以实现多人同时在同一文档及表格上进行编辑和实时讨论，同步响应速度达到毫秒级。
作为在线协作文档，工具石墨文档发布公告称，为共同战“疫”，用户可一键领取石墨文档疫情防控模板，公益组织可以免费申请企业高级版。
2.金山文档
2020年2月1日-5月1日，金山办公旗下“WPS+一站式办公平台”，将免费提供远程办公及音频会议服务WPS。
“WPS+一站式办公平台”是金山办公面向企业客户推出的高效、安全的云办公解决方案。疫情当前，远程办公可以降低社会风险、保障企业正常运作，“WPS+一站式办公平台”及时发布了整套远程办公可行性方案。
这套可行性方案包括，利用WPS日历进行远程办公工作计划制订与分享，同步全员工作规划；使用WPS表单、协作表格收集更新每日员工身体健康状况；共享标准、全面的公共文档，保证全员及时获取最新的公司文件，保证业务健康运转。
据悉，金山办公还主动联系了抗击疫情的多地政府及医疗机构，为其提供具备远程办公功能的WPS+产品，赠送数量已达五万九千余套。
后续金山办公还将提供免费线上公开课，帮助在疫情一线的工作者们更方便地办公，为节奏紧张的工作提供尽可能多的保障。
此外，金山办公旗下业务也同步推出了疫情防范的相关产品，如WPS稻壳推出了企事业单位新型肺炎防控管理相关的全套模板，专注协作的金山文档推出了学校/员工健康信息报备表等模板。
3.腾讯文档
我们关注到，腾讯文档目前也结合了当前疫情防控的社会需求，在春节期间紧急进行以下几项针对性升级：
1.上线6类疫情统计模板；
2.免费开放会员服务，同时在线编辑人数提升至200人；
3.支持远程协同办公。
关注远程协同办公，我们了解到，目前腾讯文档支持word、excel、PPT在线共同编辑，以及在word、PPT上进行远程演示和远程会议的功能。
以远程开会为例，复制PPT链接给好友后，选择“开始远程演示”，就能将PPT分享给在不同地方的同事观看。
同时，你还能控制他们的翻页权限，用激光笔实时指向要讲述的信息点，同步大家的开会思路，避免大家思路不同步。
在撰写、修改工作文件时，也能在腾讯文档上邀请同事一起协作，word、excel、PPT都支持大家共同编写内容，实时修改、查看信息。
4.苏宁豆芽
“苏宁豆芽”是苏宁自主研发的协同办公平台，不仅服务苏宁28万员工，还服务超过一万家的苏宁零售合作伙伴及其他企业用户。
“苏宁豆芽”也在1月28日宣布，“为帮助企业解决疫情期间远程办公痛点，苏宁科技面向全社会免费开放‘苏宁豆芽’，推出协同办公服务计划。”据了解，
三、其他
1.Teambition
Teambition是基于云服务的协作化项目管理平台，用户可以通过任务板、分享墙、文件库等功能来实现项目知识的分享、沟通，项目任务的安排及进度监督，以及相关项目的文档存储和分享。截至目前，Teambition已经服务了超700万的用户，拥有近1万家付费企业。
作为阿里旗下的项目协同工具，Teambition也同样宣布，在2月1日至5月1日期间，企业版将不限人数免费试用，参与抗击疫情的机构、企业等可升级至企业专业版。
与一般在线沟通工具不同，Teambition更聚焦于围绕事的远程协同能力，例如项目协同、任务协同等。而这次开放涉及到的功能则包括：项目管理、任务协同、日程同步、文档协作、知识共享、数据统计等。
2.华为云 WeLink
疫情期间，华为宣布1月25日至6月1日华为云WeLink为用户免费提供视频会议，1000用户数以下的单位可以在线免费开通，并支持100方实时在线会议。
2019年12月26日，华为发布华为云WeLink。在视频会议上，WeLink支持1000 方大会议，低带宽下的1080P高清视频，4K数据协作，手机支持720P，并提供自研的系列化专业会议硬终端，其智能会议室能够实现多终端自由投屏，会议纪要自动转文字，同时提供强大的实时翻译功能，支持将消息、文档、邮件等内容翻译为7种语言，由此让沟通更简单。
以下推荐产品中的国外免费软件并非适用于每个公司和团队，你可能需要仔细分析每个产品的优缺点，根据自身需求、业务规模、偏好和预算来做出最佳选择。
此外，一些企业还把自己内部使用的软件和平台贡献出来，比如，腾讯的 TAPD平台，支持团队协作和敏捷开发两种项目模板，可以方便地管理项目工作、跟进项目进度、进行团队协作、DevOps交付、缺陷跟踪管理、沉淀项目文档等。
使用的远程办公软件，虽然能解决企业一些远距离经营和管理，但是对于管理者而言，仍然会担心远程办公之下的管理和沟通效率会下降。
我们也给大家一些比较实用的建议：
① 制定定期沟通的制度
因为远距离办公，员工的行动不在管理者的视线范围内，管理者可以制定上班打卡时间，或者某个时间点报告相关工作进度。
② 工作任务专人专责
将项目进行拆解，每个人预计在什么样的时间内能完成所分配的任务，在工作节点可以进行检查。一方面便于管理者对项目每个流程进行精准把控，另一方面也可以精准找到出错点。
③ 关心员工
疫情期间人心惶惶，加之在家办公，员工进入工作状态相对较慢，管理者可以时时鼓励，一起战胜疫情，共度时艰。
相信，每一家企业都会在疫情期间试着去使用这些先进的办公工具，提高办公效率，缩小与互联网公司之间的差距。
最后，祝福每一个人健康，平安。
*文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。
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