分享：使用Ctrlbox项目管理软件经验（三）——财务管理

上一篇分享了项目任务和计划，详见《分享：使用Ctrlbox项目管理软件经验（二）——项目任务和计划》，这周继续分享财务管理。

财务管理是公司高层比较看重的东西，因为影响到公司的利润。其中，成本和回款管理直接影响公司的现金流，也是衡量项目经理能力的重要指标。

一般企业对这一块，都有监管体系，我们公司的项目回款，也是给项目经理OKR中级别最高的一项。

所以，要想成为优秀的项目经理，财务管理是必须跨过的一环。

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那么，在财务管理中，项目经理要关注那些事情呢？又有哪些难点呢？

我总结了以下4点：

01 成本管理

成本管理贯穿整个项目的全过程，在项目移交给项目经理时，就需要评估订单给出的成本是否合理。并根据评估成本，来决定要投入多少资源。在项目各个阶段，都需要去评估有没有超支，如果超支了要随时控制。

这个倒不难，有经验项目经理都可以控制，难的是做到实时监控。

早年为了服务好客户，也是稍不留神成本就超支了。当工作量很大的时候，项目经理很容易专注于做事，而忽略了成本的超支的信号。

02 回款管理

我们的回款管理，最开始是使用的Excel表格，每周都要统计项目的已收款，待收款，计划收款、变更款等数据，每个付款节点相应的条件，以及你是否开发票，你的催款进度，客户的反馈等等，数据非常多。

这里有两个问题：

1是Excel表格是很难友好的呈现这些信息；

2是即使呈现出来了，更新和查看的工作量都很大。

PMO为了管控回款，每周还要求填写各维度的表格，整理的时间更长，加班是常事。还因此每周开1个小时的专项会议，来沟通回款策略。

PMO要看的是所有项目数据的汇总，各种表格，每周填写更新，很是头疼。为了不重复填写，我们公司一个大牛，就在excel表格里面加入了各种公式，增加到十来个Sheet，以至于打开这个表格，电脑就崩溃掉。

03 采购管理

采购管理中的物料相对简单，重点是是外包团队的管理。

除了我们要去管理常规项目款项，还要管理外包团队的支出。大型的项目，外包团队有好几个， 成本利润、支付几期等。让我们的款项表格，又多加了好几列，以提到更新，就想拖延。这也加大了财务管理的难度。

04 利润率计算

利润率计算，是项目总结中重要的一项。这部分直接和项目经理的绩效挂钩。项目金额，人工成本、时间成本，采购成本、以及其他的各项支出等。需要查找几十个文档，才能核实数据。总计，计算这个数据特别麻烦。特别是计算出来利润率特别的低的时候，整个人都蔫了。

对于公司而言，利润率也是很难监控的一部分，因为你无法去监管每个项目具体的成本及支出，行政成本又有一定的浮动，只能根据项目经理提供数据来评估。

除了以上4个方面之外，还有项目过程中项目人员的，加班、出差、外出办公等报销项目。

在财务管理这一块，除了项目经理管理有难点外，也是公司重点监管的地方。

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咱们看看Ctrlbox项目管理软件，能做些什么？

01 数据输入

财务管理的各项原始数据，需要项目经理把计划数据、实际数据等一一输入。上面提到的回款计划、计划物料成本、计划人力成本、计划时间成本、实际回款、实际时间成本、实际人力成本、实际物料成本、费用、报销等，一应数据都需要人工输入。

这个工作虽然无聊，但想想以后会很爽，也不是很难接受。

02 财务结算

数据输入进去之后，自动计算出你所需要的数据，比如，下个月计划回款，计划支出、已回款等，数据自动生成相应的一些报表，不需要人工结算。

PMO人员根据自己的权限，可以查看单个项目或项目经理的数据，也可以看到整个项目中心的数据。大大节省了项目经理处理数据的时间，也降低了数据出错的概率。

这个体验就非常爽了。

03 实时监控

财务模块分为回款记录、支出记录、预算记录，三个界面。

项目的款项情况，展示在项目经理管理界面里，包含各节点款项，支付时间，开票情况等。账目非常的清晰，除了文字描述的形式，还有图表的形式，一目了然。

项目经理可以实时看到数据，并可以根据实际的情况，做出决策。

04 对接财务系统，方便领导决策

之前，领导和财务为了搞清楚项目财务状况，除了每周的回款会议，还会和项目经理进行一对一的沟通，以方便后面的公司决策。

现在，他们可以在自己的权限范围内，直接看到各个项目的数据，以及对接财务系统后，所有项目总的数据，而不必要开这么多会议。

05自我监督

每天查看自己的任务，起到一个自我督促的作用，因为数据很清晰，当你看到这些数据的时候，自然而然的会去想，还有多少款没有回来，我的项目成本已经超出了多少多少，我要怎么去控制。

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关于回款，分享点我个人的经验：

01 提前和客户沟通回款事宜，让客户清楚什么时候该付款；

02 了解清楚客户的付款流程、付款条件等，防止到跟前了客户找借口；

03 提前开发票，帮客户做好一切付款的准备；

04 做好客户验收，特别是回款节点上的；

05 和客户做朋友，这个不用说啦，大家都明白。

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现在，竟然更紧张回款这项工作，数据每天在眼前，不可忽视啊。搞得我每天第一件事就是盯着回款数据看，以此为目标来安排每天的工作。

这样一来，确实回款率提高了，有个别项目还提前回款了。看来只要方法得当，回款不是问题，哈哈。

后续分享，敬请期待~

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