浅淡大学的学生会管理

明道软件是解决企业管理中人与人、人与工作、人与知识的沟通、协作、沉淀的开放性云办公平台。随着对明道理解的加深，这些心得体会都随着时间的积累不断沉淀在我的脑海中。不管是大学时代的学生管理，还是如今拜访这么多大小型企业后对其管理进行分析，我觉得都有很多的共同点。今天想跟大家分享一下我大学四年的学生会管理心得，对自己当初的痛点进行分析，希望能为现在正在努力的学生会伙伴们提供一些管理改进上的思路。

在我看来，我们的学生会管理模式很简单，总的来说就是根据学院的日程安排制定相对应的基本活动，结合必要的日常事务管理开展教育教学工作，对接这一切的就是团学联三大机构的主席及下属的学生部门。我理解中的主席团的职责就是，根据上级与日程的安排，负责学院所有的活动并进行统筹、规划与执行。我们知道，团学联的组织架构是稳定的，对接的部门职能是明确的，日程活动安排也非常清晰，可是学院还是会出现这样那样的管理问题，活动也总是达不到我们的期许。结合自身的经历与思考，主要有以下四个方面：

第一，管理层沟通不及时，信息传达容易失真；

第二，项目经验留存差，文件资料传递混乱；

第三，人员更新迭代周期短，培训周期与成本较高；

第四，创新意识跟不上发展变化的脚步。

沟通：是否快速？准确？真实？

主席团之间的沟通模式主要通过最原始的开会方式进行。还记得刚上任时，每天都是无休止的开会，一俩个活动能从白天讨论到天黑，吃喝拉撒全在系办解决，但最终结果怎样呢？依然没有准时完成，因为总是会有不同的意见打断进程，会为一些无价值的意见浪费掉宝贵的时间。如果不开会咋办？微信群继续讨论，离开十分钟没看，拿起手机就是几百条讨论，真是哭笑不得的尴尬场景。更好玩的是，一件事情好不容易讨论好了可以反馈给老师，老师只要一个“不行”，请replay上面的步骤。

跟老师的沟通有两种，开会汇报以及单独交流。我们王老师要对接的活动太多管不过来，因此通常要求我们的工作都是简洁而精炼的。那么问题来了，活动进行到哪一步，工作进度完成了多少，有没有出现问题，影响范围有多大，问题是否得到解决......这些她都是不清楚的，也不可能有人天天这样汇报给她。可是同样的问题问一遍主席团成员，你们知道吗？抱歉，我也不相信你下属的部门部长会天天这么向你汇报，因为只有部员才会这么天天向部长汇报——组织架构决定了我们的沟通方式必须要按照逐级汇报的方式反馈信息。

不如再来看看我们的沟通方式吧。这一点我曾经是很痛苦的，我们通过QQ、微信、飞信、短信、电话、会议等等进行交流，加上各种零散的口头信息传达，每天在外基本就是对着手机，回到宿舍就是对着电脑。那信息怎么整合？柜子里七八本厚厚的笔记本告诉了我答案。想问大家，有多少人做了笔记之后会经常看的？答案也许早已心中有数。

不能以最快的速度获得最准确的信息，不能第一时间找到对应工作的负责人，管理者无法把控项目的流程与进展，重要信息零散分布在各种沟通媒介里，这就是我总结的存在于现在学生会管理中的沟通问题。

经验：是否整合？留存？复盘？

对于承办活动来说，我对跨部门协作这方面还是挺满意，因为大家都是大学生，沟通不存在太多障碍，有意见都可以随时反映讨论。但我遇到的问题却是，手头上负责的工作多，部长们隔两天给我传个文件，资料要自己分门别类进行整理：海报、宣传单、策划书、预算表、人员安排等等。尤其是做修改，一个小时过去可能就是好几个版本。

我最怕的是，当我想找以往几年的同类型文件，发现我前任主席没有留给我，那我必须先去找部长问有没有，没有就去找前任主席，最后还得去麻烦老师看看那边有没有留存下来的，整个过程费时费力，最后可能还要被老师批评。

即使一个项目有惊无险甚至是圆满完成了，我们的复盘习惯也很差：活动结束有开会讨论，但没有拿出整个项目的资料与进程逐步分析，出现的问题没有得到有效的重视，只是口头讨论完最后写个总结汇报交给主席，主席交给老师就完事了。没有一个相对完整的项目框架可以借鉴与分析，没有一个相对完善的模式可以一代代传承下去，所以每一年出现过的问题都在无休止重演。

培训：是否有流程？有分享？有成果？

不管是新干事进入部门，还是部长与主席刚上任的培训，我们都缺少了一套比较明确的培训流程。根据我的观察，由于没有系统的成长过程，我们基本上选择的都是主动试错这套方法，即在实践中学习，在错误中成长。这样带来的明显问题是，每学年技能活动月的活动质量是低于艺术文化月的，客观事实是新干事新部长新主席经验不足，但是主观上不能不回顾上面提到的问题：若有完善的模式与经验可以借鉴学习，即使只是按部就班的去完成工作，至少也会比摸索过河的形式要好得多吧。

我会比较不认同一种行为，那就是把策划书、活动总结这些资料当宝贝一样藏着，藏在自己电脑某个秘密的文件夹里，似乎这是私人财产一样。干事想了解这个部门，部长想了解这个学院的工作，最需要的就是这些文档与资料，是主要的知识来源。可惜我们并没有做这么一个知识共享的平台，信息资料的传递都是相对闭塞的，导致的后果也许就是新人的学习周期要比想象中要长，犯的错误也会比想象中要多。

创新：是否正确？有价值？

我觉得时代发展真的很快，不谈IT、高新技术行业的更新迭代，就连人的思想也是一天一个样。对于每学年都要更新换届的团学联组织来说，更是需要一种创新的意识。我记得我们那届是有这样意识的，为了让沟通更加高效扁平、让信息传达更加有效，让部门协作更加合理，因此提出了精简部门、合并职能的想法，虽然最后只实现了“减裁两个主席”这么一小步，我想也是经济管理学院的一大步了。

拿我们公司为例，明道的创新不是来源于自我的想象，更多的来源于在企业客户使用过程中的建议与期许，结合实际的工作场景对明道这样的办公工具提出了更高的要求，我们才会不断的更新换代，增添更多的生命力。我相信创新一定是基于功能之上的价值体现与进步，而我们管理也需要这么一种生命力。

总结

其实我作为现在这个阶段来说，是我可以留下的经验最多的时候，因此想通过这样的分析，给大家留下一点启发。问题绝对是可以解决的，这点毋庸置疑，但难点在于这是一件需要改变大多数人习惯的事情。很幸运，正因为学生会这样的组织迭代周期短，因此所谓难点并非是问题，更多则是阅读此文的朋友们的决心。希望我的这一点点责任心能够给大家有所启发，如果有志想要对现状做出改变的朋友，也欢迎一起加入讨论。

不管是学生组织，还是一家根骨齐全的企业公司，我想可以改变的进步的不止眼前能看见的一点两点，更多的还需要有发现问题的危机感：请专业的顾问协助分析，或者上一些有价值的管理培训课程，找到更切合自己的管理方式与发展方向，我相信收获的东西一定比以往看到的会更有价值。