如何组织会议，是【没有考试的知识】（NO.16）

R:

I：

这个片段阐述了会议的重要作用，并介绍了一种高效的开会方式，完全可以借鉴到自己在工作中组织会议的情况，从而提高效能解决问题，节省大家的时间。结合公司已有的会议系统，我摘取要点将其编成了一个指导自己组织会议的顺口溜：
【会前目的三议题 预约人地记录清 会中节奏要把控 最后复述结果定 会后纪要先结论 行动责任时间明】
觉得还是有点复杂，浓缩成自己最需要的几点：【目议控述动责时】。再转换成更连贯的一句话建立“钩子”：

如何组织会议，是【没有考试的知识】。

A1：

作为上班族肯定对会议并不陌生，参加了很多会议之后，往往会发现一些会议只是开了，大家花了几十分钟乃至数个小时，说了一堆话，结果并没有形成什么结论来推进事情的进行，更有甚者甚至连这个会议到底想要干什么都知道，完全是浪费时间。

A2：

别人组织的会议我控制不了，但知道了片段中讲的内容之后，今后我组织会议会这么办：
首先，当有人提出要开会，或者自己脑中萌生了开会的想法时，就自动弹出一句话，这是【没有考试的知识】，然后想到这其实是指我需要考虑的几个点，即：会前的目的、议题，会中的控制节奏、复述成果，会后写纪要时的行动、责任人，时间节点。

那么接下来就可以按照步骤进行思考了，自己能清楚的说出目的是什么么？达成这个目的一定要通过开会的方式吗？
如果答案是肯定的，那么继续.
主要的议题有哪些？需要哪些部分的那些人参与？
想好之后通过公司的协同办公系统确定会议室、时间、发送邀请。

开会的时候，如果我是主持，那么我会提前考虑给每个议题的时间，以及发言的顺序，并在会议一开始就告诉大家，确保与会人员在时间限制内至少形成一个阶段性的结论。在跑题时通过提醒时间或者其他方式保证大家围绕议题进行讨论。会议最后复述一遍这次会议形成的结果，确定没有遗漏和异议。

最后在写会议纪要时，先总的结论，再具体行动、责任人、时间节点，减掉不必要的描述，让大家一看就知道自己要干嘛。