2、Excel数据处理典型应用

       Excel是一款常见的办公软件，其是微软Office办公套装软件中的一个重要组件。Excel功能强大，其不仅具有电子表格的功能，更具有强大的图表绘制、数据库管理和决策分析等高端功能。正是由于Excel的强大能力，使其能够完成各个领域数据分析的要求，成为对数据进行分析和展示的一件利器，从而得到广泛运用。下面我们就来初步认识一下Excel在数据处理中的几个典型应用。

2.1　让数据有序

       排序是将数据按照某种特定的要求重新排列，从而使数据的规则性更加清晰地表现出来。对数据进行排序能够方便数据分析，让分析者更容易地发现数据的明显特征和变化趋势，找到解决问题的线索。在完成数据的收集工作后，在进行数据分析前，经常会根据分析的要求来对数据进行排序，此时可以使用Excel的排序功能来改变数据的排列顺序。

       在使用Excel时，可以对单元格中的数据按照从大到小或从小到大的顺序来进行排序。在Excel中按列对数据排序的操作十分简单，选择列中的任意一个单元格，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在打开的列表中选择“升序”或“降序”选项即可实现数据按列排序的操作。

       默认情况下，排序将按列进行操作。如果需要对数据按行排序，可以在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在打开的列表中选择“自定义排序”选项弹出“排序”对话框。在对话框中单击“选项”按钮弹出“排序选项”对话框，选择“按行排序”选项。单击“确定”按钮关闭对话框，数据将会按行排序。

       在对数据进行排序时，有时需要根据多个关键字来对数据进行排序。打开“排序”对话框，在对话框的“主要关键字”列表中选择用于排序的主要关键字和排序次序。然后单击“添加条件”按钮添加一个次要关键字，在“次要关键字”列表中选择用于排序的次要关键字。设置排序次序后单击“确定”按钮关闭对话框，数据将会首先按照主要关键字进行排序，如果主要关键字相同将会按照设置的次要关键字进行排序。

       在Excel中，数值类关键字将使数据按照数值的大小进行排序，字母类关键字将按照字母的排列数据进行排序，日期类关键字将按日期的先后进行排序，汉字将按照汉语拼音或笔画顺序排序。使用Excel在对数据进行排序处理时，可以自定义数据排序的序列。方法是在“排序”对话框中某个关键字的“次序”列表中选择“自定义序列”弹出“自定义序列”对话框，在对话框的“自定义序列”列表中选择“新序列”选项，在右侧“输入序列”列表中输入序列文字。单击“确定”按钮关闭对话框即可创建新的排序序列。

2.2　过滤出需要的数据

       面对杂乱的数据，在进行数据分析前，你需要筛选出需要的数据来。所谓的筛选，指的是选择和挑选，也就是按照一定的标准进行过滤，剔除不需要的，保留需要的。Excel提供了两种数据筛选方式，它们是自动筛选和高级筛选。

       在工作表的数据区域中选择任一个数据单元格，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在打开的列表中选择“筛选”选项，Excel为数据区域的标题行的字段添加下三角箭头按钮。单击某个字段上的下三角箭头按钮，在打开的列表中取消对不需要数据的勾选，只勾选需要的数据。单击“确定”按钮，在数据区域中将筛选出需要的数据

       在对数据进行自动筛选时，可以通过叠加两个筛选条件来对数据进行筛选。选择单元格后打开筛选列表，由于当前列数据的数据类型是数值，因此这里会出现“数字筛选”选项，选择该选项后在下级列表中选择“自定义筛选”选项。在弹出的“自定义自动筛选方式 ”对话框中设置筛选条件。完成设置后，数据区域将显示由这里设置的两个条件进行筛选所获得的结果。

       如果需要使用复杂的条件来对数据进行筛选，可以使用Excel的高级筛选功能。首先在工作表中输入筛选条件，打开放置筛选数据的工作表，在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“高级”按钮。此时将弹出“高级筛选”对话框，在对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”这个选项，指定列表区域、筛选条件所在的单元格区域和筛选结果放置的位置，单击“确定”按钮关闭对话框即可获得需要的筛选结果。

2.3　对数据进行分类汇总

       在对原始数据进行处理时，需要对数据进行分类并汇总，使用Excel提供的分类汇总功能能够快速完成这一任务。Excel的分类汇总功能能够按照指定的关键字来汇总数据，可以有效地提高数据汇总处理的速度，节省大量时间。

       在使用Excel分类汇总功能时要注意，数据区域必须要先按照分类字段进行排序，通过排序将同一类关键字排列在相邻的行中。否则，在汇总时对同一个关键字将会产生多个分类结果，这样就达不到预期的目的了。在进行分类汇总时，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮弹出“分类汇总”对话框。在对话框中对分类字段、汇总方式和汇总项进行设置，关闭对话框后即可获得需要的结果。

2.4　对数据进行合并

       很多时候，获取的数据是分散的不集中的，数据被分别放置于不同的Excel工作簿文档或工作表中。此时，在进行数据分析前，需要按照指定的数据位置或类别将数据从不同的工作簿文档或工作表中挑选出来并汇集到新的工作表中。

       如果待合并的数据在各个数据表中排列的顺序相同，表格结构相同，那么可以按照这些数据的位置来进行合并。打开用于放置合并数据的工作表，在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“合并计算”按钮弹出“合并计算”对话框。在对话框中指定计算用的函数，设置“引用位置”指定数据区域，单击“添加”按钮将数据添加到列表中。完成设置后单击“确定”按钮即可获得合并求和数据。

       如果待合并的数据表项目类别不相同，也就是作为行标签的首行项目不同，在合并数据时，应该在“合并计算”对话框中指定引用位置时包含行标签所在的单元格，同时勾选“首行”复选框。