如何在Excel中制作甘特图

本文译自 Excelzoom ，文中示例均在 Excel 2016 中验证通过。

概述：

项目经理们有许多专用程序可用来进行项目管理，比如微软的 Project 或者 P3，但我们也可以在 Excel 中生成甘特图。在今天的教程中，我们将探讨在 Excel 中制作甘特图的方法，以及项目管理的术语和一些理论背景。

什么是项目管理？

项目可以定义为在给定的时间段和成本预算内达成具有给定范围的预定目标的活动。由于资源（如时间、人力、财务资源）具有稀缺性，预算管理对于项目管理来说非常关键。微小的延误都可能造成问题甚至是项目的失败。因此项目管理工具非常重要。

什么是项目的工作分解？

项目活动可以分解成许多小步骤或者是一些最终组成整个项目的活动的集合。工作分解使得项目易于管理，也可以反映项目的各项活动的先后顺序。

什么是项目中的里程碑？

里程碑表示项目中一项活动的完成。由于在工作分解中我们已经将项目分解成工作单元，故各工作单元完成时即可标记为里程碑。下面举例说明如何生成项目的时间线。

示例：

假设某户家庭计划建造一座房屋。经过咨询土木工程师，他们得到以下建造计划：

序号	行动项目	起始日期	结束日期	天数
1	场地准备	2017/1/1	2017/1/5	5
2	地基铺设	2017/1/6	2017/1/9	4
3	水电调整	2017/1/10	2017/1/12	3
4	屋顶制作	2017/1/13	2017/1/14	2
5	框架结构制作	2017/1/15	2017/1/18	4
6	屋顶框架铺设	2017/1/19	2017/1/29	11
7	外砖铺设	2017/1/30	2017/2/3	5
8	内砖铺设	2017/1/30	2017/2/8	10
9	粉刷	2017/2/9	2017/2/14	6
10	电气修整	2017/2/15	2017/2/19	5
11	结构修整	2017/2/15	2017/2/20	6
12	完工	2017/2/21	2017/2/24	4
13	清洁	2017/2/25	2017/2/27	3
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首先要记住的是在项目时间线中，各项活动在表的左手边，时间则列在最上部的水平轴上。

在水平时间线上，将每个单元格标记为日期并将相应单元格填充颜色以生成甘特图或项目线的效果。如下图所示，在甘特图区标记出起始日期并在时间线按天数移动相应的单元格：

上图是以手工填充单元格的方式生成的项目时间线图。但在本教程中我们将讨论如何用公式处理起始和结束日期并完成填充以生成项目时间线图。

如何用公式填充单元格：

我们知道无法用公式进行单元格填充，因此只能借助条件格式来完成。其思路是如果单元格包含某特定值，则对其填充，反之亦然。

我们假设对包含1的单元格进行填充，包含其它值的单元格则不需要填充。下面我们生成一个公式，此公式将把相应日期的单元格区域填充为1.

公式：

我们使用的公式如下：

=IF (F$5>=$C7, IF(F$5<=$D7, 1, ""), "")

公式位于单元格F7中。

公式解析：

此公式首先比较位于时间线上 F5 中的日期是否大于或等于位于 C7 中的起始日期，然后再比较其是否小于或等于位于 D7 中的结束日期。这样就保证了只有介于活动日期范围内的单元格其值才为1，其它的则填充为空值。

下面来看一下公式中的单元格引用：

1. F$5 中的美元符号的意思是当向下填充公式时，单元格仍将指向时间线中的日期而不会改变单元格引用。但当向右填充单元格时，其引用就会发生变化。
2. $C7 中的美元符号保证了当向右填充单元格时，公式仍将引用位于 C7 中的活动起始日期。但当向下填充单元格时，其引用则会发生变化。
3. $D7 中的美元符号作用与 $C7 的相同。

条件格式解析：

步骤如下：

1. 单单击元格 F7 并选择整个甘特图区域。

2. 单击条件格式菜单： 条件格式 › 管理规则 › 新建规则 › 使用公式确定要设置格式的单元格。然后可在下图所示的空白区域中填写公式：

   
   
   

3. 在空白部分需要填写条件公式使得当单元格值为1时对单元格进行格式化（如颜色填充），其它值的单元格格式保持不变。以下是公式：

   
   
   

当点击选择单元格时其缺省格式是 $F$7 ，但我们需要的是相对引用，故要将其美元符号移除。

4. 在以上步骤对话框中有一个可以格式化文字的选项，如下图中所示：

   
   
   

在此对话框中我们选择以下单元格格式：

1. 将单元格填充为红色。
2. 将字体颜色也设置为红色以使其不可见。

3. 完成后点击『确定』关闭对话框，点击『应用』按钮将其应用到选定的单元格区域，点击『确定』按钮关闭条件格式对话框。最终效果如下：

   
   
   

总结：

本教程讲述了如何在 Excel 中生成简单的项目时间线即甘特图以便用于项目管理。示例文件请点此下载。