20170217 [中英互译] 九段秘书

翻阅麦肯锡方法一书，第四部分生存之道中提到：在麦肯锡，好的秘书就和顶尖的MBA学生一样抢手，甚至比喻为把咨询顾问和公司连接在一起的生命线。好的秘书能够：
1) 帮助处理海量行政事务：打字/归档/复印/扫描/安排时间表...；
2) 帮长期咨询顾问付信用卡账单；
3) 还为你的另一半送鲜花。。。
一句话：后方有人，您就在前线冲吧！ (让我想起拳击台旁边，给拳击手送护牙套的那位 。。)

前不久我也翻译了一篇九段秘书的文章，分享学习。

Levels of Secretary

Scenario:

GM asked the secretary to arrange a meeting 9am tomorrow. If put yourself into secretary’s shoes, what would you do?

Actions for Secretary level 1 to 9

Level 1 Inform:  Inform team members using email or meeting notification on noticeboard, prepare the necessary meeting stuff and attend meeting;

Level 2 Confirm: Confirm with the participants after the notification and ensure everyone awareness.

Level 3 Remind: Remind the participants 30mins before meeting. Report to GM for any absent due to urgent issues. Ensure GM be aware of the condition and leave sufficient time for GM response

Level 4 Prepare I: Pre-check all the hardware like projector, PC and relevant accessories. Make a note on the meeting room to indicate the meeting time and duration.

Level 5 Prepare II: Pre-check all the “software” like the purpose of meeting, agenda. Communicate with the participants all the relevant topics for reference and improve the meeting efficiency.

Level 6 Meeting: Complete tasks from Level 1 to 5, and make a thorough meeting notes (voice record if permission allowed)

Level 7 Sort: Sort the meeting notes (voice recording) to GM. Confirm with GM who will receive the meeting notes.

Level 8 Follow up: 1 to 1 follow up with the PIC (person in charge) for the given meeting tasks. Write a memo after the verification with the PIC. Copy GM and PIC one full set each. Regularly follow up the completion of the tasks and inform GM timely.

Level 9 Process: Standardize the “meeting” process; ensure every secretary will achieve level 9 according to this process. An independent meeting service system will be set up!

Level 1 Inform: 600
Level 2 Confirm: 800
Level 3 Remind: 1000
Level 4 Prepare I: 1500
Level 5 Prepare II: 2000
Level 6 Meeting: 3000
Level 7 Sort: 5000
Level 8 Follow up: 10000
Level 9 Process: 30000 
*RMB

九段秘书

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。如果你是秘书，你会怎么做？下面是一至九段秘书的不同做法：

一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。

六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。

七段秘书：发记录—除了之前的准备，会后整理好会议记录（录音）给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

同样是做秘书，同样是准备开会这样一个看似简单的任务，但不同的细致程度和考虑问题的全面性却决定了人所具有的截然不同的价值，如果将这一价值体现在数字上，就是你值多少钱。

* 一段秘书的做法：发通知　600元
* 二段秘书的做法：抓落实　800元
* 三段秘书的做法：重检查　1000元
* 四段秘书的做法：勤准备　1500元
* 五段秘书的做法：提前量　2000元
* 六段秘书的做法：做记录　3000元
* 七段秘书的做法：发纪录　5000元
* 八段秘书的做法：定责任　10000元
* 九段秘书的做法：做流程　30000元

---

"本译文仅供个人研习、欣赏语言之用，谢绝任何转载及用于任何商业用途。本译文所涉法律后果均由本人承担。本人同意平台在接获有关著作权人的通知后，删除文章。"