永澄老师 | 电脑文件管理系统

一、目的：为什么要做这个电子文件管理系统呢？

（一）问题导向

• 换了Mac，原先Win的文件夹分类方法用不到了，不知道怎么办好了
• 不知道怎么给印象笔记分类了，尤其是在给与工作有关的信息时。有一些关于公司的文件（营业执照、商标），另外还有一些在进行的项目，还有乙方提供的提案PPT等文件
• Mac里的文件越来越多，想找关键文件找不到
• 文件散落于多处：两个电脑里有、百度云盘也有
• 文档存储的平台也多源：石墨、幕布、印象笔记、为知笔记，不记得存储在哪个工具上了
• 文件的版本很多，不知道哪个是最终版（比如说我的合同，之前做数据时也遇到过这样的问题）
• 找不到哪些照片p过的

（二）期待导向

• 20170830后宫群里看到老大的文件夹系统，想像老大一样呀
• 之前老大还分享过他整理后的百度云的框架，清爽
• 人生系统化，充满秩序感，感觉很棒啊
• 把电脑文件管理系统的理论与方法迁移到其他工具上

（三）为什么会产生问题？

信息管理的意识/方法/规则缺失
问题的本质就是你缺少规范

（四）老大的理论

第一步：把执行中和已完成做分离
第二步：把成果和过程文档作分离

• 用价值、系统这两个词展开文件系统和文档系统的构建。这就是两种思维方式：项目化、成果导向。
• 我说一下我的思路：
  系统思维：输入-系统-输出
  输入：人、知识
  系统（白箱）：项目化、推进、记录、经验总结
  输出：三级成果
  那么，文件管理需要在哪里出现？要如何出现？

1.执行中的和已完成的。从时间的角度，哪些是正在进行的项目，哪些是结束的项目，这里应用了项目化的思维方式。

2.成果和过程文档分离。指的是已完成的内容要把成果和过程文档分离，举例之前做的土地规划项目，从立项到数据成果验收，会产生哪些内容呢？收集的资料+过程数据+按照国家规定的结构建立的成果，项目结束后不会去查找过程文件，基本没有动过了，只会用到结果数据，作为下一次的基础数据。

9月5日因为答疑课老大大致系统讲解了如何做，发现了之前自己理解的一个错误，我把“工作”“生活”这些文件夹理解成了执行中的。

二、业务流程

• 初步建立：利用Xmind登记目录结构→按照策划的目录结构增删改当前的结构
• 维护：新添加的文档严格按照分类归队。

三、工具体系

（一）强力底版分类模板
知识管理六个部分分别是：工作、素质、爱好、身体、家庭、社交。另外增加缓冲区（收集箱），放置待处理的文件，定期清空。

四、机制、规则、应用范例

（二）规则
想想地理信息系统的规则，按照代码执行

分类

• 分类深度不宜超过三层，即文件夹-子文件夹-孙文件夹
• 分类是动态变化发展的。一级分类基本不会有大的调整，主要调整下面的分类。
• 要有“缓冲区”这一类
• 每个工具上的目录结构需要在Xmind中登记，如果目录结构有调整，文件内的目录结构也相应调整

命名

• 一级和二级文件夹命名规则：2位数字+文件夹名 00收集箱 01工作
• 三级文件或文件夹命名规则：时间+主题+版本号 20170903电子文件管理系统
• ＃（井号）——标注等待处理的文件或者文件夹
• @（@号）——标注正在处理的文件或者文件夹

清理

• 每天下班前清空桌面的文件
• 每周周总结时归档一次：把各种文件处理并归档

（三）应用范例

• 百度云

  
  
  

• 幕布

  
  
  
• 石墨
• 电脑文件
• 收藏夹
• 网络收藏夹（花瓣网）
• 邮箱
• Process on
• 微信，QQ，电子邮件

---

其他想法

• 文件和文档是两个概念
• 思考我的结构背后的假设是什么？
• 文件夹的分类考虑2点：6维度+项目化

---

一些疑问

同步：需要多平台协同的是要同步；
备份：完成了以后要备份。项目要备份，成果要备份。

有效层：你的文件夹每一级别在分类的时候，是基于什么假设划分的？
悖论层：相关假设之间是否冲突？
解决层：是否有稳定的假设可以在每个层次间统一文件夹的秩序？

老大梳理的内容

项目成果里，是不是没有指针系统，对于成果版本进行登记？

文件：百度云、xmind
文档：幕布、有道云、石墨、processon
然后，这是what层面的，在项目里进行项目归属划分，就解决了。

---

内容来源

• 永澄老师- 分类理念及实践
• 永澄老师- 强力底版的多领域实践
• 风雨阳光- 跟着永澄老师重建文件管理系统 共9篇
• 柠檬佳- 170817-电脑文件整理方法-柠檬佳-V1.0
• 浩浩- 阳志平文件名的规划
• 20170830后宫群讨论内容
• 20170905PORT训练营答疑提炼