把你的时间装在桶里:一个有趣的时间管理系统

在图书馆翻书的时候,看到一本时间管理书籍《每天学点时间整理术》,这本书的质量一般,但书中有一些观点可以借鉴。

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本书最核心的观点:管理好活动,而不是时间,把重点放在活动上。

正文

书中的时间管理系统分为四个部分:选择、追踪、安排、变通.

选择:给你的活动标上颜色 

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把一天中所有的行动分为四种颜色 :红绿黄灰

1、红色:高回报且紧急的事情:交通事故、孩子生病等;

2、绿色:不紧急,但高回报、高附加值的活动:健身,陪家人,阅读等;

3、黄色:可以推迟到更合适的时间去做:清除电子邮件、社交、玩游戏等;

4、灰色:浪费时间的事情:长时间刷手机、抱怨、无效社交等。

做事之前问问自己,这事儿是什么颜色的?

追踪:把你的时间装进桶里

把你的时间装在桶里,保持简单!

1号桶——每个月的日历:标注主要活动如提前预约,约会的进行,设置最后期限;

2号桶——万能的桶:要做但现在不用做,未来需要做的事情,基本为黄色事件;

3号桶——当天用的桶:今日活动导向如今日预约、安排行程、附加项(附加项为外来的活动,没有包括在计划的活动内。)

4号桶——记忆桶:记录存储,长期保存以便日后查找的数据,图片等等;

5号桶——手边的数据桶:指尖存储,便于快速查找。如:印象笔记或幕布之类的APP,随手收集。

6号桶——通讯桶:交流桶,固定时间检查,避免分心降低效率。如:微信、短信、邮件

安排: 控制好你的盒子

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把时间以空间的形式展现出来,一个小时就是一个“时间盒子”,里面装着我们的活动。

每天都能得到一个新盘子,里面包括了24个叫作小时的时间空间(space of time)。在这些空间里面,我们可以放入我们选择的任何活动。

可以通过一个表格,来把24小时的活动安排好。

注意的事情有如下建议:

把创造性的活动安排在你一天中最富有创造力的时候。

条件允许的情况下,让别人容易找到你。

安排时间的时候把自己的事情和别人的事情分开考虑,这样你能关注对自己最重要的事情。

安排时间管理自己的精力。

考虑家庭成员的时间表,并且安排时间给他们。

考虑如何分配时间处理计划内/计划外的事情。(这看起来自相矛盾,却很有意义。)

你可以每天花上30分钟来安排你的活动到1-6号桶中,逐个检查每一个桶,然后把你想要当天完成的活动移到3号桶。然后再把不同的活动标记颜色。

变通:学会急转弯

当前的工作环境下,事情变化得太快,所以我们不得不整天改变、适应、转移工作重点。

每次任务转换最好要全身心投入当下的事情:用更少的时间专注做一件事情,才能在更少的时间做更多的事情。

可以使用番茄工作法来保持自己的节奏,还可以参考:单核工作法

根据自己情况来选择行动:红绿黄的顺序不重要,重要的是放进盘子里的东西是什么。

培养对不必要的打扰和分心活动说“不”的能力是提高工作效率的关键。让自己优先。

总结

这个时间系统最大的特点在于提高你专注并执行工作、生活中最重要的活动的能力。

活动选择:涉及选择最重要的活动,你应该专注于这些活动。

活动追踪:涉及使用时间管理工具和保证万无一失的技能。

活动安排:涉及计划怎么样、什么时候、在哪里以及按照什么样的顺序关注和执行一天里最重要的活动。

活动变通:涉及当重要性发生改变的时候转移自己的关注点的技能。

目的都是帮助我们确定、关注以及实现我们工作和生活中最重要的活动。

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