【文魁派】刘芳思维导图武林计划NO.3会议管理举措

【姓名】刘芳

【派别】文魁派

【导师】袁文魁

【分舵】第二分舵

【舵主】罗婷予

【导图解说】

两位导师一直强调说，要学以致用，尤其是思维导图，要让导图帮助生活和工作。

因为我主要从事助理工作，平日最多的就是领导的会议管理，为此，我今天在工作用导图做了一个2017年会议管理举措。分别从现状分析、目标、举措三个部分展开了介绍，并打算以此幅导图给领导汇报。

图片发自App

中心图：简单画了几个火柴人，一个圆桌，代表开会

现状

想不到用什么表达现状，我就用了谐音“线段”，于是很很简单偷懒取了巧。这部分主要我分析了目前会议管理的现状，两个角度阐述：内部（知己）和外部（知彼）。知己，我从两个方面收集信息：数据分析、基层反馈。数据分析主要是对2016年的会议管理过程数据进行统计，包括会议次数110次，会议类型占比（技术类会议占比60%，营销类会议占比20%）。同时，我针对基层的管理干部进行回访，整体的反馈是：会议频率高，领导的管理粒度细。

因为每个领导的分管方向不同，所以我针对其他业务领域的领导进行了访谈，得出会议过程管理的数据。

目标

目标我借用了我们董事长的一句话“2017年要聚焦专业共享”，基于此，我提炼了两个目标：聚焦专业共享，聚焦价值。其中：价值部分我认为，对于高管的会议，要体现价值，就要尽量在会议中减少汇报性的会议，重点放在高管的决策点上。

举措

举措我分为3类，分别是：会前，会中和会后。

会前，第一步，与申请人沟通待领导决策的点；第二步，确定会议的议题和议程，议题（ppt）要提前1-2天发送，经过穆总审核，如审核不通过，则取消本次会议；第三步，发布会议通知。通知中明确说强调会议纪律：准时参加，迟到1分钟罚款100元；请假人员必须抄送到许总。

会中，首先宣读会议公约（纪律等），控制每个议题的发言人的时长，确保发言人的主题聚焦会前收集的议题和决策点。

会后，主要就是会议纪要，我按照会议纪要形成的几个阶段分类：编写、审核、发布、跟踪。其中，发布途径分两类，因为高管会议涉密信息多，所以会议详细内容加密发布，而会议中的决议直接邮件发布。会议纪要的最后一个阶段是跟踪，主要跟踪高层的指示，如果没有被落实，就直接纳入黑榜通报，之后归档。

感受

从这个过程中，让我觉得一举两得，既完成了工作，同时，也输出了导图。最让我觉得受益的还是导图结合了实际的工作，这也是我加入武林计划的核心目标之一。玉印老师说过“有用，就会有用”，我相信，践行。