【5步提升职场工作效率】制定方案的3个工具

文/李东东

【5步提升职场工作效率】 第一步挖掘需求，我们今天来进入第二个步骤叫制定方案。其实挖掘需求是一个技术活，那制定方案就是一个工具类的活。那有没有一些特别好的工具能让我们在制定方案的时候事半功倍呢？我接下来给大家介绍三个工具。

5W2H1E

第一个给大家介绍的方法叫5W2H，5W分别是哪五个呢？就是Why、What、Who、When和Where这个五个W。两个H是什么呢？就一个是How，一个是How much。那这七项是构成了我们在做一个具体的策划方案中的必要条件。注意，我说的是必要条件，不是充要条件。就是这七条在任何一个策划的方案中你都需要涵盖，但是有的时候因为各个项目的任务不同，你可能还有第八条、第九条、第十条，这些东西需要根据你的具体情况去往上添加，但是这七条是必不可少的。换句话说，你做一个方案，你是一个职场的小白、菜鸟，刚刚开始，什么经验都没有，你只要把这七条都涵盖了，那你这个策划方案至少能打80分，至少关键的内容没有遗漏。我们分别解释一下。

why

Why是什么，Why是做这项工作的原因是什么，比如说我们刚才提到的那案例，说做一个客户的答谢会，那一定要上来就是开宗明义，说我们为什么要做这项工作。比如说领导的需求已经告诉你了，就是两条，第一个是我们答谢2015年客户对我们的支持，第二个是一定要增强客户和我们合作的信心，我们要把我们明年的合作的想法要传达给客户，你看，这就是Why，我们为什么要做这件事情。

what

第二个W就是What。What就是说我们做这项工作的内容或者是达成的目标是什么。比如说我们刚才提到了我们为什么做呢？是为了答谢客户，为了增进合作，但是这些注意不是What，不是目标，目标可能就是我们现场这个会要达成两个目标，第一个目标就是客户现场的满意度我们要超过，比如说平均要超过90分。比如说第二个目标，明年我们要在现场跟客户有合作意向的签约，要达到比如50%以上。你看这些都是具体的What，有明确的目标和内容。

who

第三个W叫Who，谁来参加这项工作。从我们刚才的案例当中，这个Who就包括了几大类，第一个就谁来参加，第二个来说，比如说我们内部谁来主持，比如说我们谁上去要发言，比如说我们哪些人要负责这项工作，这些都是Who的部分。

when

那第四个W就是When，在什么时间开始这项工作。通常来说这个When的话，一个是具体的时间点，比如说我们12月30号要搞客户答谢会，第二个When就是我们需要多长的周期，比如说这个答谢会我们是搞两天还是搞三天，还是搞两个小时，这就是When。最后一个W就是Where，在哪里开展这项工作，这个很简单，就是工作的地点。

How How much

那两个H，第一个叫How，就是用什么方法去完成这项工作。通常在刚才的这个举例当中的话，就是你要成立什么样的项目组，大家怎么做一个分工啊，然后通过什么样的合作方式或者用什么样的渠道去完成这项工作。第二个H就是How much，就是我们通常说的你的预算，或者是你做这项工作的成本是什么，你要简单地罗列出来做一个汇总，让你的决策者能够一眼看到我们所付出的代价是什么。

BSC

接下来我们来看给大家介绍的第二个制定策划方案的工具，我们把它称为目标制定的四维度。可能很多人在职场当中都知道有一个特别著名的目标制定的维度方法，叫做平衡计分卡，英文的缩写就是BSC。我们今天不是来讲BSC，但是我们重点要用这个方式来借鉴一下，就是我们在制定方案、制定目标的时候，一定要参考这四个维度。那BSC，大家都知道是财务、客户、内部管理和学习成长这四个指标，我给大家举一个形象的例子，你就能理解这四个维度为什么重要了。比如说针对我们每一个个人，我们2016年，我如果给个人制定一个自己的人生目标，你应该制定什么样的目标呢？很多人会说，我明年要挣一百万，我明年要带着父母要到欧洲去一次旅行，明年我要减肥，明年我要多看书。你看，很多人有各种各样的目标，其实这些目标综合起来就是四大类，分别是财务目标、家庭目标、身体目标和学习目标，这四大类就对应出我们组织当中的一个平衡计分卡。财务目标对应组织当中的财务目标，家庭目标对应组织当中的客户目标，身体目标对应组织当中的内部管理目标，学习目标对应组织当中的学习成长目标。这四个方面的话我们一定要取得平衡，不能偏颇。我举一个例子，比如说很多人说，明年我也不要什么家庭了，我也不要什么身体了，我也不要什么学习了，我玩命就是赚钱。比如说明年我要赚一百万，你还真的有可能实现，但是带来了一个负面的效果是什么呢？就是你的家庭可能比如说很多的亲人，或者你的爱人不认你了。比如说身体，你为了赚钱，你已经不注意身体的保养了，不注意身体的锻炼，你很快身体就垮了。比如说学习，你当下还可以去靠自己过去的积累和本事赚一点财务的钱，但是因为你没有学习呀，接下来可能就会没有人再愿意去花钱雇佣你了。你看，这个就是说平衡计分卡给我们带来的价值。我们不管是组织还是个人，在制定自己的目标的时候，千万不要极端，千万不要偏颇，要取得一个平衡，既要满足财务，同时要兼顾家庭，既要满足自己身体锻炼的需求，同时也要满足自己智力的、学习成长的需求。那这是教给大家的第二个工具，叫目标制定的四个维度。

SMART原则

第三个给大家介绍的方法叫目标制定的SMART原则，这个SMART就是英文中聪明那个词，S-M-A-R-T，那这五个方面分别代表了我们目标制定的五个原则。S代表什么呢？S代表具体，就是说我们做任何的目标制定当中，你的目标制定一定要具体，不能笼统。比如说刚才我们提到了这个案例当中，我们要做客户答谢会。如果你制定一个目标，说我们要让客户满意，增强合作的信心，你看听起来也没什么错误，但是本质上这就不符合SMART原则的第一个S，它不具体。什么叫客户满意呀，什么叫增强信心呢？这些东西都是笼统的，我们必须要具体下来。比如说我们把刚才这个目标改一下，怎么能改成具体呢？就是我们通过这次答谢会之后做的客户满意度调研，客户的平均打分的满意度超过90分，你看这就具体了。第二个M叫可衡量，我们任何一个目标最后能不能达成一定要能够衡量，一定要能够评估它。比如说我们要做一个个人目标，说明年我要多带父母出去走一走，我要多陪陪孩子，你看这种目标听起来也没错，也挺好啊，但是它不可衡量。那把它变成可衡量的目标是什么呢？就是比如说我每个月至少要回父母家吃四次饭，比如说我每周一定要抽出一天的时间陪孩子锻炼身体或者是做功课。你看这就是可以衡量的。第三个A就是可实现的。我们很多人制定目标的时候都是不切实际，好高骛远，那这个A就是要求你在制定目标的时候一定是可达成的、可实现的。比如说很多人在制定明年目标的时候，我明年要完成一次火星的探险，对不起，你这个目标就不符合第三个原则，它不可能实现。第四个R代表什么呢？就是相关性，指你这项工作和你的工作的任务，和你工作的内容和职责是紧密相关的。比如说我们刚才提到了一个客户答谢会的案例，可能有人制定目标就是说，我要让客户不再为行业的发展而担忧。你看，这个目标提出来的话，跟你做这个答谢会有什么关联呢？你怎么能够去影响到这个行业呢？这些都是无关的。最后一个目标制定的原则就是T，就是要有时间限制。我们在整个的目标当中的话，都要考虑说，我是每个月还是每个季度，还是全年，一定要有个时间的限制，才可以衡量你这个目标到底是不是能够完成。SMART原则是我们在整个的职场当中制定所有的工作的目标当中必备的一个工具，任何一个人在写什么工作周报、月度计划、年度总结的时候，千万不要忘掉了这个SMART原则

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