1个EXCEL技巧，帮你告别加班？！

Excel是我工作的必备秘密武器之一。除了用来分析统计数据和处理数据以外，利用Excel来分活也是每日的功课之一。今天客户给我发来了300百多条序列号，需要我们一条一条的确定每台服务器的维保信息。

如何批量将这些序列号分配到每个组员？

通常，这种工作我肯定会平均的分配到每个组员头上，他们查完后填好给我，由我来回复给客户。那么我们该怎样利用excel将这些序列号分配到每个组员头上呢？如图所示，此批序列号有370条，而我们的组员总共6人。每个人需要完成近62条，如何快速的分配？利用我即将介绍的技巧即可轻松完成这样任务。我们来做一下准备工作：选中B列--右键单击--选择插入，我们就在Serial Numbers和Amy两列之间插入了一个空白列，在B1单元格中输入“辅助列”。

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平均每个组员要分配62个活，在这里尽量用公式进行计算

我们就完成了准备工作。

一、让你“快感不断”的2个序列填充技巧

我在之前的文章详细介绍过填充，因此在这里我就只讲两种序列的填充，一是数字的填充；二是文本的填充。如果对填充特别感兴趣的同学，可以随时翻阅我之前的文章。

1.数字的填充

在B2单元格输入1，将光标放在B2单元格的右下角，当光标变为实心的+时，按住ctrl键，然后向下左键拖拽到B63单元格，得到一个1-62的整数序列。（当然，我们在B2输入1，B3输入2，然后左键拖拽到B63单元格，也可以得到一个1-62的整数序列。）本例以第一种方法为主，请看下图演示。

拖拽时一定要按住ctrl键，否则只是复制

2.将数字格式转换为文本格式

将数字转换为文本方法有很多，在这里我们主要介绍两种方法，一种是“单元格格式设置法”；另一种就是“分列”法。所谓单元格格式设置法，就是我们选择要转换的单元格区域，单击“开始”--“常规”--下拉菜单选择“文本”或者打开单元格格式对话框（ctrl+1或者鼠标右键），选择“文本”格式即可。

这种方法对已经输入数字的单元格效果有限，不会出现绿色的文本标识符，除非你重新输入；第二种方法就是利用Excel的分列功能来讲数字转换为文本。此案例中以“分列法”为主。

技巧：选中要转换格式的单元格区域，单击“数据”--“分列”，单击“下一步”，再单击“下一步”，在“文本分列向导”第3步“列数据的格式”中选择“文本”，然后单击“确定”即可。

选中要转换的单元格区域，按下Alt+A+E

直接单击下一步

完成格式转换，所有的数字单元格右上角将会有文本绿标

3.文本填充

选择单个文本（内置序列和自定义序列除外）向下拖拽即为复制；选择同列的多个连续文本单元格向下拖拽即为即为循环复制。如此栗子中，我将1-62这个整数序列转换为文本后，如果我选中它然后往下拖拽，那么就可以将1-62这个文本序列复制到所有单元格，我就可以得到6个1-62的文本序列。下面我们来看步骤：

是不是超级简单？大家可以试验一下

二、查找与替换的小技巧

如何查找单元格内容为1的所有单元格？有人说简单，不就直接按下Ctrl+F，“查找内容”栏里输入1，然后单击“查找全部”不就可以了？

然而，熟悉了“查找与替换”使用的童鞋们往往会发现，当我查找1时，往往找到不仅仅包括内容为1的单元格，Excel会把值1,11,21,14的值都会找出来，这显然不符合我们的要求。

那么我们该如何做呢？其实非常简单，只需要单击下选项，然后勾选“单元格匹配”再进行查找就满足我们的要求了。

1.快速地在62个序列号后插入空行

技巧：选中辅助列，然后按下Ctrl+F，打开“查找与替换”对话框，在查找内容框中输入1，单击选项--勾选“单元格匹配”--单击“查找全部”；然后按下ctrl+A全选所有查找到的单元格；按下ctrl+shift+=组合键打开“插入”对话框，选择“整行”单击“确定”即可。

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务必勾选“单元格匹配”

ctrl+a全选查找到的结果

记住Ctrl+shift+=,插入单元格，插入单元格区域，插入行或者列都特别好使

2.快速给B列的空单元格标注颜色；

方法：选中辅助列，然后按下Ctrl+F，打开“查找与替换”对话框，在查找内容框中清除输入，单击选项--勾选“单元格匹配”--单击“查找全部”；然后按下ctrl+A全选所有查找到的单元格，关闭“查找与替换”对话框，按下ctrl+1，切换到“填充”选项卡，选择绿色单击确定即可。

清空，千万不要有空格哈

全选后关闭“查找与替换”对话框，是不是有种定位--空白单元格的效果？

主要是为了copy的时候号选择区域，不过使用快捷键ctrl+shift+方向键后，这一步骤没有必要

3.删除多余的数据

利用ctrl+shift+方向键选中各个被空格间隔的区域，然后复制粘贴到相应的人名下，然后删除辅助列即可。

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好了，今天的Excel小技巧就分享到这里，你get到了吗？如果觉得不过瘾，请随时参阅我的系列Excel文章。如果你觉得此篇文章对你的朋友同事有用，欢迎点赞、评论、打赏，甚至是分享到你的朋友圈QQ空间等。

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