小白学公文——如何挑选适合自己的公文辅导书

每年都有一大批年纪轻、学历高、志向远的新人走向机关材料岗，然而，迎接他们的不是“指点江山，激扬文字”的痛快淋漓，而是时间紧、任务重、标准高、要求严的各类写作任务。此时此景，刚走出校门的写手们可能会开始怀念学校的导师，希望能有人来教导他们一些写作的方法，工作的诀窍，给迷茫中的他们指明今后努力的方向，但是，职场现实和校园生活是截然不同的生态世界。职场中，领导们各负其责，同事们各司其职，既分工明确，又团结协作，努力维持单位的高效、顺畅运转。别人既没有时间和精力辅导新人，也没有充当导师的义务和责任，因此，大部分机关写手必须依靠自学来提高写作水平。
自学能力是指在没有教师和其它人帮助的情况下自我学习的能力。漫长的学校学习经验告诉我们，要学习某个行业（领域）的技术，除了找到一个好老师之外，选择适合自己的辅导书至关重要。正所谓“凡读书须识货，方不错用工夫”（陆世仪《思辨录》）。辅导书选偏了，浪费时间和精力；辅导书选太难，看不懂、学不进；辅导书选太浅易，重复基础知识对学习帮助不大，效果甚微。别林斯基说，“阅读一本不适合自己阅读的书，比不阅读还要坏。我们必须学会这样一种本领，选择最有价值、最适合自己所需要的读物。”所以说，选择一本适合自己的辅导书至关重要，是我们初学者开始科学学习、高效学习的关键问题。要回答这个问题，我们首先要了解三个情况。

第一、了解个人情况

个人的情况包括内部情况和外部情况两个方面。
内部情况又包含了四个方面的内容：一是客观评估自己的写作水平。从标点运用到遣词造句，从谋篇布局到纲举目张，从理论学习到工作实践，评价个人的基础写作能力处在菜鸟级还是入门级，是进阶级还是大笔杆子级别。二是正确摆正自己所处的位置。将自己习作与单位其他前辈、与不同部门相同岗位同仁的材料作对比，评估自己的写作水平所处的位置。这两项自我评估的要求是既不能骄傲自满，也不能妄自菲薄。骄傲自满是失败的征兆，妄自菲薄会让我们错失良机。如果无法做出客观可靠的判断，就请教上司和同事，综合他们的意见建议。三是盘点自己的资源。比如盘点个人学习时间，在扣除上班8小时，睡眠8小时之后还剩下多少时间可以用来学习；盘点个人学习资源，个人是向上司请教、还是参加当地培训班，或者是购买专业书籍完全自学。四是了解自己的学习需求。到底是适应岗位需要，还是打算奠定扎实基础后有所发展，是希望达到单位独当一面，还是希望凭借写作能力有所作为。
外部情况包含两点：领导对你的期望和单位人才结构情况。一般而言，领导总是期望下属是个“多面手”，提笔能写，开口能讲，问策能对，遇事能办。但人无完人，材料写手必须清楚了解个人优劣势所在，在此基础上根据领导的期盼做合理规划。要单位当前的人才结构，是因为个人职业规划必须考虑周遭环境的影响和制约。单位的人才结构情况对个人发展有着不可忽略的影响，如果新人不了解单位人才构成之中的老中青比例、主要笔杆子年龄、其他宣传信息写手的特长等情况，就难以实现差异化竞争。
通过内外两个方面的情况收集、分析，有利于材料写手结合单位实际和各人实际，制定切实可行、操作性高又符合领导期望的个人学习计划，这样也有利于整合内外部资源，助力个人职业规划和发展。

第二、制定学习目标

没有树立明确的学习目标就开始努力，就好像加满油的汽车在街上闲逛一样，可以看到很多有趣的人事物，但开到燃油耗尽也不会到达目的地。所以，我们公文初学者的首要任务就是制定学习目标。
制定学习目标要把握三个原则：一要清晰具体。什么叫清晰具体？我要成为大文豪这种就是不清晰的目标，“我要熟悉部门业务，能独立起草部门专项工作报告、年度工作总结，较好完成重要会议上的领导讲话稿”这些才叫清晰。二要科学合理。什么叫科学合理？就是“不高不低，不紧不慢”。不能一开始学习就树立要拿诺贝尔文学奖的宏伟目标，但也不能以完成单位简报信息为学习目标。要略微超出舒适区，却又不能太难以达到，简单来说就是要有一定的挑战性，但要控制难度。在时间上，既不能过于宽松，也不能设定分秒必争的时间期限，因为过重的学习任务和太过紧张的学习任务会让学习者迅速崩溃。三要可衡量。如何衡量你是否达到目标事关重要，你必须思考，到底是以部门领导的意见为准，还是以办公室主任和其他同志对你的评价为准，或者以你发表的作品为准。一般而言，需综合以上多种意见才能做出客观判断。

第三、了解作者特长

制定学习计划之后，就要选择适合自己的公文写作辅导书了。在选书之前，我们要明白“寸有所长，尺有所短”的真理，任何时代，任何作者都有自己的局限性。同样的公文写作高手，高校教授的长于理论研究，短于实践运用；官员作家长于实践运用，短于理论阐述。这是由作者本身的专业特长和工作经验上的局限性，至多做到优势突出，劣势不明显，很难有达到两全其美的境界。
如果继续细分下去，我们还可以发现“两办”出身的作者大局意识强，宏观论述精，但广而不深，而有多部门多岗位锻炼经历的作者阅历丰富，博采众长，操作性强，但博而不专；在同一部门长时间深耕细作的作者，专业知识雄厚，问题剖析深刻，但专而不博。
可见，不同职业、不同经历的作者所撰写的辅导书都是他们对工作经验的总结提炼，各有所长，各有所短。我们在选书择书时要做到“博采众长，择善而从，适时而变”，即，不同水平、不同形势、不同阶段要选择不同的辅导书。

适合自己的才是最好的

名医治病讲究“对症下药”，名师教学讲求“因材施教”，文秘新人择书就要讲求“因人而异”。因此，对于基础较差的学习者，最适合的辅导书其实是讲解遣词造句的语法书；对于基础较好，但未系统学习公文知识的学习者，最适合的书是讲解公文概念、格式的辅导书；对于进阶级别的学习者，最适合的辅导书是详细讲解谋篇布局、升华主题、突出亮点的辅导书；对于熟悉掌握公文写作技法的老秘来说，一般的辅导书已经看不上眼了，他们需要的是具备思想性，前瞻性的专业书籍，否则长期爬格子会导致思想禁锢，毫无活力和创意。当然，有些优秀的辅导书较好地平衡了理论和实践的关系，达到了“高手不觉其浅，新手不觉其深”的境界。比如谢亦森和王群二老的书，可以让大部分学习者获得启发和思考，值得我们反复体悟。
“适合自己”说起来很简单，但是做起来未必容易。很多学习者都会错误评估个人的写作水平。比如，有次收到上级领导到某单位检查，他们政务信息简报这么写道“局领导陪同上级领导检查现场后参加了座谈会，并汇报了xx工作的情况。上级领导对xx的工作给予了高度肯定并提出了工作意见”。这样的表述并没有毛病，但是读起来感觉文气不够连贯，因为前后句之中的主语已由“局领导”变为“上级领导”，造成两个句子之间出现间隔，思维出现跳跃。不如改成“上级领导深入xx现场，对相关领域进行检查，并召开座谈会，听取xx单位的工作情况汇报，结合检查中发现的问题，对下一步工作提出意见。”这样修改后，突出了上级领导的主体地位，行文更加流畅。出现这样的问题，说明是作者的基础没有打好。正所谓“基础不牢，地动山摇”，字词句的运用基础知识没有牢固掌握，行文处处有漏洞，再精辟的思想也体现不出来。再精彩的内容也表现不出来。
因此，对于基础较差的学习者，最适合的辅导书其实是讲解遣词造句的语法书。对于基础较好，但未系统学习公文知识的学习者，最适合的书是讲解公文概念、格式的辅导书。对于进阶级别的学习者，最适合的辅导书是详细讲解谋篇布局、升华主题、突出亮点的辅导书。（此处推荐谢亦森和王群二老的书）对于熟悉掌握公文写作技法的老秘来说，一般的辅导书已经看不上眼了，他们需要的是具备思想性，前瞻性的专业书籍，否则长期爬格子会导致思想禁锢，毫无活力和创意。

不适合初学者的书

一是纯理论性的书不好读。这类书籍讲的是“内功心法”，多出教授之手，适合进阶学习者，但不适合入门级学习者。二是要求严苛的书不必读。通篇讲办公室人员要有“四心”“五原则”“六抓手”，要求学习者以最高标准做好每一件事，写好每一篇文章的。比如某著名老师提出公文写作不能频繁使用“要”字，但他提出这个令人耳目一新的提法之后下文却无法说个所以为然来，而且大家都很清楚在实践中毫无操作性。三是案例过少的书不用读。公文写作是一门实践性很强的业务工作，如果工作经验不够丰富，学习者就难以学以致用，难以举一反三，读这样的书所获有限。

了解学习的规律

学习的规律只有一条——循序渐进，积少成多。我们可以理解学习者迫切希望提高写作水平，增长才干的愿望，但学习的规律不会因个人的愿望所改变，我们能做的，只是静下心来，细心挑选选择适合自己的书，掌握科学高效的学习方法，潜心用功，逐步提升，假以时日，必能有所进益。