Excel财务综合应用之一：小型账务系统（第一部分 概述）

第一部分 概述及基本设置

在没有使用专业的财务软件的情况下，中小企业财务人员如何甩掉手工账？如果你熟练使用Excel软件，利用Excel强大的数据处理功能，就很容易实现。本人目前正在使用自己设计的“XXX公司2016年明细账”,下面就详细解说具体设计思路。

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主要功能

1.明细账记录

2.凭证打印

3.财务报表（资产负债表、利润表）

用到的函数公式及功能

1.数据透视表

2.数据有效性

3.SUM、IF、LEFT、FIND、YEAR、MONTH、DAY、TEXT、IFERROR、VLOOKUP、LEN、ISERROR、COUNTIF、

4.名称

设计思路

1.录入凭证

（1）建立基本数据表：“明细账”表、“科目”表
在“明细账”表中，根据发生的经济业务，录入会计分录，具体字段说明如下：

• 交易日期：记账日期，凭证日期
• 凭证号：凭证号码
• 摘要信息：凭证摘要
• 科目&编码：科目编码和科目名称连成一个字段，方便录入
• 科目编码：会计科目的编码
• 科目名称：会计科目的名称
• 现金辅助项：现金流量项目
• 借方发生额：凭证的借方发生金额
• 贷方发生额：凭证的贷方发生金额
• 期初：期初数
• 余额：一条分录的借方发生额减去贷方发生额的金额
• 现金流量：
• 分录号：每个凭证的每条分录从1开始编号，不得重复，以便凭证打印取数
• 分录号唯一：检查分录号是不是唯一
• 月份：根据凭证日期，生成月份字段，便于按月汇总
• 方向：科目的方向，用正负号表示，便于金额直接相加汇总
• 报表余额：按默认借贷方向
• 长编码：把科目编码统一长度（10位），以便按科目号排序，不足10位的补0
• 1级：一级科目代码与名称，便于编制报表
• 有数据：这个字段主要用来剔除没有无发生、无余额的数据，在检查科目余额表的时候，看起来比较方便（在明细账中预先添加科目，在用数据透视表生成汇总表的时候，基本上把所有的科目都反映出来，这样在设置报表公式的时候不会出现错误值
• PrintKey：凭证打印取数关键字

2.生成报表 利用数据透视表，生成如下汇总表

汇总

根据明细账，利用Excel数据透视表功能，生成“汇总”表，主要汇总字段有：

• 1级
• 长编码
• 科目名称
• 期初
• 借方发生额
• 贷方发生额
• 余额
• 报表余额

根据生成的汇总表，在“资产负债表”、“利润表”中设置公式，生成报表，每当录入完凭证时，点“全部刷新”，更新汇总表，同时也更新报表。
为了取得利润表本月发生额，将汇总表复制（“ctrl"+鼠标拖动），更名为”月度利润表数据“，如下：

月度利润表数据

模板设置

主要表格如下：

主要表格

1. 设置基础设置表：包括科目明细表（A_{D列），用以设置明细科目，随实际需要添加、更新，该科目表作为明细账录入凭证的依据，通过在明细账中设置数据有效性，限定输入值的准确统一；*科目方向表*（E}F列），根据一级科目，借方余额的科目方向为1、贷方余额的科目方向为-1，因为明细账中的余额是借方减贷方，借方科目余额为正，贷方科目余额为负，这里通过方向，将贷方科目余额转换成正值显示；凭证号表，列出最大的凭证号列表，在输入凭证的时候选择。格式如下：

基础设置

2.设置明细账表：录入凭证，汇总的数据源，主要字段如下：

明细账1

明细账2

3.设置 凭证打印表
这是一个用于套打的格式

凭证打印

打印效果如下：

凭证打印效果

to be continued……