具体怎么来把我们的文档管理起来呢？我们先从这三点基础操作开始。
1.文档命名要有规律
第一点：文档的命名要有规律。这样方便文档的归纳和传递。我们自己在管理和搜索历史资料文档的时候，只需要在搜索框里输入关键字，便能一举找到相应的文档。
怎么命名？这里有一个通用的格式推荐给你「内容主题词+时间缩写+备注补充」。
等到以后进行文档搜索的时候，我可以通过知乎作为关键字，也可以通过年月份的数字时间作为关键字，一下子搜索出来。
根据你的工作内容和形式，你可以建立起自己的命名规则和逻辑，对文档实行高效管理。
2.下载资源统一保存
在我们计算机里，最容易藏污纳垢的地方就是计算机里的下载区域。
很多人依赖计算机管家来做文档清理，释放存储器什么的。但其实，这种自己下载的文档，计算机管家这种软件也管理不了的，一定要自己养成及时收纳归档的习惯。
具体操作有：
将所有下载资料都存在同一个文档里，定期删减清理。
在电脑系统默认的地方，我们有一个叫做“下载”的文档，一般默认浏览器下载的文档都会存储在这里，如图所示：
但是如果你安装了其他的浏览器，或者下载工具，一般会在软件相应的安装文件夹下面另设默认的下载文档。
我建议你把所有的下载路径都统一到一个文件夹下面去。下完之后的文件，及时整理出这个文件夹，删除，或者保存到相应的地方去。
最理想的状态就是保持下载文件夹是空的或者少量文件的状态。
具体的做法是，在我们选择安装下载软件的时候，在设置保存文件夹的时候，选中这个统一的下载文件，或者在软件的属性中修改下载文档的保存路径就好。
3. 定期清理：删、转、存
信息整理三字心法：删、转、存。
过时无用的信息删除、关键有用的信息转化为电子文档、统一保存到笔记库里。
这三字心法，同样也适用电脑的整理：过时的文档资料立即删除，冗余的信息转化整理、关键有用的信息保存到相应的文档里面。
二. 文档管理神器—Xmind
在管理文件夹的时候，我们常面临的一个情况是，如果要管理文档比较复杂，文件夹套文件夹，没办法全部放进大脑里，怎么办？我们可以用脑图工具xmind进行统筹管理。
当你把自己目前学习生活工作全部同步在X-mind，只要一打开xmind的目录，一眼就能看到每个板块的进展，全面掌控自己的学习、工作、生活节奏了。
刚开始可能会有很多人不太习惯用，但是一旦习惯做任何事情之前，先列一个思维导图，就会对全局的把控有了很好的规划。
同时在x-mind的官网上就有相关的学习资料可以学习，花10分钟就可以掌握，超级容易入手。
三. 活用云文件，提高办公协作效率
生活中我们还会碰到的一个情况就是，我们处理信息的渠道是多种多样的，手机端、平板电脑，还有笔记本计算机、台式机等，不同的使用场景都会沉淀下来不同的信息资料。
如果就让这些信息资料随意地散落在各个设备上面，很影响办公的效率。
而依靠U盘，有的时候又很容易损坏、丢失或遗忘。接下来介绍几款工具，提高共同协作的效率。
1、坚果云
当把文件夹同步到坚果云这样的云盘上去，再也不害怕停电、损坏或者硬盘丢失了。
同时，坚果云最好用的地方在于，可以内嵌到电脑端，直接和别人协作管理电脑的文件夹。
2、石墨文档/腾讯文档
在职场上会经常面临各种文件轰炸，有时候需要收集大家的信息的时候，不借助工具，我们很有可能为了收集一份信息就整理了一天。
这样做特别浪费时间，这时多人协作编辑文件的功能就显得特别重要。
只要我们将关键的文档做好，发出一条链接，就可以同时实现多人一起编辑的功能，而不用把一天的时间浪费在收集文件信息这个上面。
目前市场上有两个软件是还是比较好用的，那就是石墨文档和腾讯文档，它们都是可多人协作的在线文档。
支持Word和Excel类型，打开网页就能查看和编辑，云端实时保存。
如果你发现自己每天的工作和生活既忙碌又慌乱，总是不断地被时间追着跑。
首先要做的就是整理当下的工作和生活，当自己把东西都整理收纳好，就不会觉得自己的生活一团乱。最好的办法就是善于借助外力的工具，来提高做事的效率。