DAY14:《Google工作整理术》

有序组织的第十六条原理：没有一个完美无缺的组织方法。

何时使用纸质工具

· 记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。

· 如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。

· 如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简便易行，可以帮助你理清思路。

· 要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例，管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。

· 把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪里，同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把电子邮件抄送给他们。

· 随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要这样一个小本来快速记事。

什么时候选用数字工具

· 当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。

· 虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。

· 可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。

· 如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地做记录。这还能提供一个可搜索的书面文档，便于与别人共享。