我觉得你可能不会开会

大多数人都需要开会，但大多数人都不会开会；

作为上班族而言，文山会海是煎熬，每逢开会必打瞌睡；

作为企业管理者，开会是一项重要的管理手段，开好一个会将会事半功倍；

如何开会，我学习了一些“高招”，分享给你们：

一、高效的会议的特点：

1、提前通知议题并发给与会者相关的资料，但要注意的是，参加会议的人要少而精，可参加可不参加的人尽量不要参加。原因是，人多了往往会造成不该发表意见的人用了太多时间，而该发表意见的人出于顾忌反而不表达；

2、会议必须要有主持人，引导大家时刻盯住会议的议题，而不是漫无目的地闲聊；

3、一个完美会议的完美结果就是一份完美的会议纪要。会议纪要和会议记录不同，记录是对会议内容的记录，而纪要是对记录的提炼和总结，要包括会议结论和后续行动计划。

会议纪要的核心必须包括：已有的明确结论；以及后续要做的事情的负责人、进度表和考核目标。

会议的唯一目的就是为了得出会议纪要，会议的过程只不过是一个集思广益或者是得出结论的过程。因此，会后，会议的最高负责人，必须第一时间根据会议记录，写成会议纪要。

二、开好一个会的几个特殊方法：

1、“不用长桌，不要座次牌”

有这么一个小故事：

皮克斯里有一个大会议室，里面有一张大的会议桌。这张桌子很漂亮，是比较长的长桌，可以让30个人面对面坐成两排一起讨论。一般制作电影都是导演和制片人最重要，所以慢慢大家就形成了一个习惯，总导演卡特穆尔和制片人约翰·拉塞特坐在中间，其他人依次坐在两边。时间一长，为了让大家知道自己应该怎么坐，秘书会打印出座次牌来放在桌子上，引导大家。卡特穆尔说，这张桌子他们用了十几年。这十几年间，管理层一直在公司反复强调，你的职位高低并不重要，重要的是大家能够畅通无阻地交流。但十几年后他才发现，这张桌子就是对他们这种文化最大的讽刺。因为一旦你给大家设定了位置座次，就发出了一种讯号：坐在中间的人意见重要，坐在边上的人意见不太重要。卡特穆尔意识到这一点，是因为有一次和同事在一个小会议室的正方桌开会，他发现坐在方桌旁的时候，大家非常随便，姿势也很放松，互相的眼神交流也很多，这种沟通才是他们一直特别向往的。开完会他立刻要求公司把那张长桌扔掉，从此禁止公司使用座次牌。

2、“摆张空椅子”：在会议上摆放一把空椅子，目的在于提醒参加会议的管理层，消费者作为最重要的人，也参加了这个会议。需要注意的是，空椅子必须是一把醒目的椅子，否则你还以为，那真的是空着的呢。

这么做的目的是：很多公司都会强调自己是以用户为中心、以客户为中心。但是，在公司实际的运转过程中，却经常会忽略这一点。员工们会不自觉地更多站在自己的角度考虑问题，而忽略了用户中心这个戒律，尤其是当公司变大之后。于是，就有了这个方法。

3、“进行静默开场”：在一些会议的开始阶段，进行讨论之前，进行静默开场，即参会人员阅读打印好的备忘录，一声不吭，有时，最长的备忘录可能会长达6页，而这段静默开场可能持续长达30分钟。这段时间内，与会者就会仔细阅读，并且会在纸上做些笔记，更重要的是他们会用这段时间思考。

这么做的目的是：很多职场人都曾在一些讨论方向不明确的会议上浪费过时间，造成这种事情的原因有很多，但是归根结底还是因为与会者对会议的准备不足。静默开场保证了在座所有人的注意力。同时，它也倒逼讨论的组织者更好地为会议做准备，本来用于组织这些备忘录的时间和专注也都是必需的。静默开场表面上看让开会花费了更多时间，但长期来看这个过程实际上是节省了时间。它可以看作是一种时间投资，让大家专注思考，为建设性的讨论做好准备，它会指明正确的方向，减少大家的误解，避免讨论中浪费时间。毕竟太多人平时有满满的收件箱和日程表，他们没有时间恰好在会前做到专注思考和广泛反馈。

4、“会议要务虚”：就是每个会议都要留出“务虚”时间，应该允许一部分会议没有“效率”，并不是立刻得出结论。会议时间应该三七开，七成的时间，用于处理要紧的事情，进行决策和布置任务，是解决问题的时间，而另外三成的时间，则要用于讨论那些不那么紧急的事情，用来闲聊，启发一下大家的思考。不过，前面七成时间里所说的问题，都要有结论，要能定期检查。而后面三成时间里的闲聊，虽然是务虚，没有结论，但这次务虚的内容，一定要是下一次会议要决策的内容，不能只是闲聊。也就是说，后面的三成时间，是为了下一次会议的七成时间打基础。

这么做的目的是：有效地分配开会时务实和务虚的时间，开会追求效率没有错，但不太适合竞争局面比较复杂、信息非常分散，或者公司运营呈现危机的时期。因为这种时候信息比较乱，如果不能有效地搜集各种信息，就有可能会做出错误的决策。在这种情况下，如果要求每一个提出问题的下属，都能立刻提出有价值的回答，就会抑制员工讲话的积极性。

三、如何做好会议纪要：

首先把手里的纸张分成两栏：一栏记录议题的讨论结果；另一栏要写下议题的“下一步”由谁负责、要做什么、预计何时完成等。

然后注意三个要点：

1、确保与会者达到共识。记录者写完会议纪要后，可以发给参加会议的人，确认内容是否无误。如果大家都没有异议，这份会议纪要就是大家对会议结果的共识。

2、会议纪要可以做为后续依据。当主管质疑项目的走向时，可以拿出会议纪要比对，证明是受到外在因素的影响，而不是没做好可控范围内的事。

3、会议纪要要在24小时内完成，才能确保内容的准确度。与其他工作相比，会议纪要算不上紧急，于是就有人把它排到最后。这样会导致，记录者和参会者在一定程度上忘记会议里的某些细节。