如何做到高效会议

工作中避免不了各式各样的会议，项目进度会议，需求沟通会，技术选型会议，跨部门沟通会，这些会不停的占据我们的时间，甚至有些会议可以开一天，但是最终没有解决任何问题，组织十几个人，如果按照单一个人的时间成本来计算，每人被占用3个小时的时间，那总和就是3*10=30小时，想想是多么的低效，从个人和公司的效率上计算，这些时间是不是应该更多的创造利润。

那如何提高开会的效率呢？

会前

1 提前发出邀请，我一般习惯至少会提前一天发起会议的邀请，对于重要的会议会提前一周的时间。会议的邀请最好是写清：明确的主题、地点、开会的时间（几点至几点，便于参会人员安排自己的时间）。这里有个习惯可以介绍给大家，如果用的是Outlook可以在软件中新建一个会议，这样在会议开始前，Outlook会有会议的提醒。如果使用的是Mac，可以加入提醒、Omnifocus、奇妙清单（可以点此查看我之前推荐的一些常用软件）

2 对于参会的人员要作必要的控制，减少沟通的成本，而邀请的人员必须是可以对此事做出决定或是对此事比较清楚的人员。我的建议是人数控制在5人左右

3 提前发送相关的会以议程，明确需要解决的问题，还有明确需要参会人员提前准备的相关资料，便于提高开会的效率

会中

1 会议中要会议组织者控制好会议的议题，避免不必要的讨论

2 控制好会议的时间，避免无休止的讨论下去

3 对于会议必须是为了给出结论而去开，下不了的结论的会议还不如不开，效率上还不如非正式的沟通来的更有效果（对于非正式的沟通，后面会专门写一次）。

会后

1 会议后要及时的发送会议纪要，抄送相关人员，会议纪要中要明确以下几点：

* 会议主要内容：

* 内容的最终决议

* 参会人员名单

* 决议的责任人

* 决议的完成时间

* 每个责任人需要完成决议的最终标准

* 跟踪每个决议的执行情况，定期沟通

其他

1 会议参与人必须按照规定时间出席会议，每迟到一分钟“罚款”10元，并站立听会自己迟到的时间

2 会议中手机必须静音

3 会议中不许玩手机

4 必要电话需要到会议室外接听

对于如何写一封专业的邮件，老梁之前写过一篇，点此查看。

希望以上的一些建议能帮助到您，如果您觉得不合适的或有漏掉的，期待您留言和老梁交流。

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