高手思维，都源于这4点
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内容来源 ：本文为 北京中青文文化传媒有限公司出 版图书 《项目革命》 的书摘， 笔记侠作为合作方，经出版社审核授权发布。
责任编辑 | 马畅
第4924 篇深度好文：6043 字 | 10 分钟阅读
个人成长
笔记君说：
那些既能把生活中的大事小情处理得井井有条，又能在工作中向上奋进的人，究竟是如何把每件事都做得那么好的？这背后是一种怎样的思维方式？快点阅读文章知晓答案吧！
职场中，我们都羡慕这样的人：经常接手重大的项目工作，同时也能处理好琐碎的日常工作，在各项工作中游刃有余。
这些职场上的厉害角色，一定都是项目管理高手。因为职场处处是“项目”，想制胜职场，就要有项目意识，具有项目管理思维。
在刚刚过去的疫情期间，许多公司都开启SOHO办公模式。停工不停业，更催化了许多与疫情相关的行业转变。比如钉钉的崛起、视频网站的“战疫情”专题、网课教育等，都是无数职场人“在家”完成的。
但是在这些的大型项目之外，一定还有日常工作要完成，比如监控产品交付流程、处理反馈问题等。
尽管这些工作繁复、琐碎，不能通过创新给公司带来更多的利润。但当我们在它与项目工作之间进行权衡时，前者将始终占据优先地位。
这种“经营企业”与“改变企业”之间的对峙，常常会导致大型项目的延迟，令人沮丧。
正如哈佛商学院教授艾米·艾德蒙森（Amy Edmondson）所说，“项目是工作的重要组件，在一个极具干扰性同时又急需保持专注的环境中，我们需要全新的方式来理解和管理项目。”
在她推荐的《项目革命》一书中，作者安东尼奥·涅托·罗德里格斯（Antonio rodriguez）提出了一个颠覆性的革命理念：
我们不仅应该将项目管理只用于项目中，而应该将日常中的工作也视为项目，对它们进行管理。
他更引申出一个新的项目管理框架，即“项目画布”，可以应用于各种计划、战略行动以及任何其他可以被视为项目的活动。
项目画布由4个区域组成，每个区域也可以称作是专业知识领域，在一定程度上，这4个区域也对项目是否成功有着重要的影响，分别占有一个特定的权重，以百分比表示。
这4个区域分别是：
为什么（how）：基本理由、预期收益以及成功启动和实施项目的目的和激情，约占20%；
什么人（who）：问责制和企业管理体系，用以确保项目的资源筹备及交付约占20%；
是什么（what）、怎么样（how）、什么时间（when）：项目的硬要素（定义、设计、计划、里程碑、成本、风险、采购）以及软要素（动机、技能、利益相关者、变革管理、沟通）约占50%；
环境（where）：项目实施所处的组织、文化、优先事项和背景（内部和外部）约占10%。
一、为什么——
我们为什么要启动这个项目？
这一区域涵盖项目的触发因素和现实意义，即项目的基本理由、商业论证、目的和激情，项目投入实施后，这些将成为项目的驱动因素。
即我们启 动 这件项目的原因是什么，它能给企业带来多少收益。有了这些做依据支撑，我们才能得到领导对项目的支持。1.客观评估·不要夸大收益
在启动项目前，必须要对项目进行全面客观的评估。
为了使项目看起来对决策者更具吸引力，我们常常会夸大项目所产生的的经济利益，对最终结果进行过于乐观的预测和假设，导致不成熟的项目投入运营，造成大量损失。
在1976—2003年间，英法合资开发了名为协和号的新型超音速客机，该项目的商业评估声称市场需求量巨大，预计将会售出350架。事实上，只有法航和英航两家公司购买并使用了该型号的飞机。该项目最终生产了20架协和号飞机，售出14架，损失至少40亿英镑。
我们必须要谨慎对待商业评估，从项目的基本理由出发，来补充商业论证的不足。
简单来说，项目启动的两个主要理由：一是解决什么问题，二是抓住什么机会。
如果不能回答出这两个问题，那就要继续深入研究，找出项目背后真正的理由。
对项目基本理由和关键目标的论证不应该过于乐观，更不能基于错误的假设。项目目标应该是现实的，有难度但仍可以实现。
2.目的和激情·让人们热爱这个项目
目的和激情是项目画布中两个新的元素。
除了赚钱，我们要挖掘出项目的更高目的。利用人们的理想主义动机，让人们重视项目工作，从而提高效率，推动项目不断前进。
激情则是我们对某件事物的坚定信念。当你在某件事上投入了大量精力的时候，那就是激情。
激情与目的密切相关，是人与项目之间的情感联系。如果激情和目的相一致，那么这个项目肯定是成功的。
怪胎记者兼小说家亨特·汤普森曾经说过：“任何让你血脉偾张的事情都是值得做的。”
当我们期望成功时，就会主动调动资源来实现期望的结果，而这一切都是激情所产生的。
另外，项目领导人必须创造出积极向上的环境，成功会得到称赞，而项目的困难会被淡化，成员会拥有更强大的动力，从而拥有乐观自信的精神和态度。
二、什么人——
谁对项目负责？
这一区域相关联的是项目的高层发起人和管理结构，所涉及的要素包括问责制和责任分配。
项目的高层发起人负责运营并对最终结果负责。
但大部分时候，这个角色经常不被理解，或者没有发挥出自身的价值。
因此，在行动开始时，建立一个明确的管理结构是至关重要的。
1.高层发起人·务必明确一个负责人！
随着项目日趋复杂，一个大型项目往往会涉及多个不同部门，由多方共同发起并负责。
这样做的结果是，虽然许多高层管理者觉得自己负有责任，但却没有一个真正负责推动项目的责任人。这也是很多项目失败的原因。
在项目管理中，高层发起人是最重要和最有影响力的角色之一，项目越复杂，高层发起人需要付出的时间就越多，作用也就越重要。
所以，项目启动初期就要任命最合适的高层发起人，而且这个发起人只能是一个人。他将对项目的结果负责，并且愿意付出足够的时间来推动项目取得成功。
2.管理体系·建立强有力的管理机构
高层发起人和项目经理应该共同定义项目的管理体系，项目管理中的最重要机构之一是指导委员会，该委员会由高层发起人担任主席，由项目经理负责运营，委员会的成员以及成员召开会议的频率决定了项目对组织的重要性。
管理体系中的第二个要素是项目的核心团队，核心团队里的每个人都要把他们的大部分时间用于设计、规划和开发项目。
项目会面临以下三个组织层面的挑战，这些不仅是高管们应该注意的，同时也是管理体系要解决的问题：
资源通常并没有全职投入项目工作，而是同时承担着其他责任。
除了项目领导以外，资源还有其他汇报对象。
部门目标与项目目标不同，而且前者通常比后者更重要。
如果没有一个强有力的管理结构，组织的惰性会致使项目之间相互争夺资源和关注度，最终将导致项目的延迟和失败。
为了解决这些组织问题，高层领导者需要在支持项目和提供完成工作所需的资源和时间方面发挥关键作用。
所以，我们应该定义一个强有力的管理结构，以确保组织力量的投入。应该明确角色和责任，确保所有贡献者和核心团队都能知晓其所扮演的角色，了解其团队需要付出多少时间和资源。
三、是什么，怎么样，什么时间——
构成项目的基本3要素
这一区域涵盖了构成项目的基本要素，这些基本要素可分为两部分：技术层面和与人相关的元素。
这些要素是项目的基础，在正确的时间以足够的深度处理这些要素将会增加项目成功的机会。
这个区域不同其他三个区域，必须由组织的高层来进行处理，对本区域基本领域的管理是项目经理的职责。
1.范围·没清晰明确千万别动手
理解并商定项目的范围——清楚地了解项目将要包含什么内容，需要交付什么结果。
范围是准确估算项目成本、工期、计划和收益最重要的因素，尽管有各种各样的工具可以用来测定项目的结果，但预测结果仍然是最困难的任务之一。
如果项目的范围不清晰，那么估算的时间和成本将会是完全错误的。
所以，在项目开始时，将主要的利益相关者和重要的贡献者聚集到一起，尽可能详细地定义和商定项目的范围，准确了解项目的结果，并制定明确的流程来管理范围的变化。
2.时间——Deadline的力量！
“时间就是金钱”，本杰明·富兰克林的这句名言可以说是项目中的金科玉律。每一个项目工作都应该有明确的起止时间。
例如：奥运会、世界杯和世界博览会这些大型项目，它们的最后期限都是提前几年就宣布和确定了的。尽管面临各种各样的挑战，所采取的处理方式也各不相同，但是最终都能按时交付完成。
每个项目都有一个明确的最后期限是至关重要的。对于最相关和最具战略性的期限，高管团队必须做出保证，而且这一时间必须被正式公之于众。
这样，人们就会始终将项目的结束日期记在心里，在决定如何分配时间时，这一记忆会帮助他们做到必要的专心致志。明确的最后期限会创造压力，从而使项目获得成功。
3.预算·切勿一次拨付完
项目预算的主要依据是项目资源贡献时间的长短，这些项目资源主要包括从事项目工作的人员以及开发项目范围所需的投资。毫不夸张地说，没有预算，就没有项目。
预算的项目范围越详细，预算的最后估值也就越准确。为了降低预算超支的风险，绝对不要在项目开始就将全部预算拨付，而是应该把它分解成几部分。
2018年，国内一部名为《阿修罗》的电影上映。该影片在进行初期概念设计时，预算已经严重超支上千万。但当时的负责人并没有重新评估整个项目，也没有进行必要的审核与预测，全部预算投入后仍然大量引入资金。最终，预算问题影响到影片创作质量，电影上映五天后匆匆撤档，整个项目巨亏7.5亿。
由此可见，必须要建立季度审核周期以检查最新状态和预算的花销情况。如果项目的原始商业论证仍然有效，则可发放另一部分的预算，如果项目存在严重问题，则应忽略沉没成本，并认真考虑将项目取消。
4.质量·千万不要拖到最后才质检
项目的质量是否符合预期会对项目的交付时间和预算产生重要的影响。
通常，在项目执行过程中，团队会将重点放在完成工作上，而将质量检验留到项目的最后阶段，而在这时，调整项目所需要付出的代价也是最昂贵的。
苹果公司最大的优势之一是它能够让产品在外观和感受上体现出易用性。
但史蒂夫·乔布斯不会等到整个手机成品出现时，再去检验它是否合乎标准。他希望看到每一个零件的样品。比如iPhone上的一个按键，设计师们经常要反复50多次，直到达到它完美至极的质量标准。
质量必须被深深植于项目的生命中，让质量专家参与进来，并确保他们能够为项目投入时间。
质量检查、原型设计、测试等都必须纳入项目计划并须对其进行报告，最终产品中潜在的偏差和故障发现得越快，其对项目进度、预算和时间表的影响就越小。
5.风险管理·哪些因素会导致项目失败？
风险管理是项目管理最重要的组成部分，也是项目经理的基本职责。
项目团队如果不能识别并及时消除潜在风险，项目就会失败。
法国铁路运营商SNCF在2014年订购了2000辆新列车，然而这些列车对于许多途经的火车站来说太大了。列车运营商在订购之前没有核对列车的尺寸。由于这一错误，要对大约1300个站台进行改造，改造成本高达5000万欧元。
项目在执行中有不确定性因素存在，因此，项目管理的核心目的之一就是管理风险。如果某个项目是第一次被执行，则需要对风险管理给予高度的重视。
通过“蒙特卡罗模拟”方法进行“概率模拟”，基于假设情景来模拟大型项目中风险和不确定性所造成的影响，为项目建立切合实际的项目预算和进度规划。
6.采购·团结好所有分包商
忽视采购的重要作用，也常常会导致项目失败。
项目所需的外部资源越多，对外部资源的依赖程度越高，就越要重视采购工作。
外部资源协调不力会对项目产生不可估量的负面影响，对于严重依赖供应商、顾问和承包商的公共部门来说，更是如此。
在某些情况下，一个项目会有几百个分包商，但关键问题是要确保他们能够感觉自己是团队的一部分，并且受项目团队的监督。
所以，这就必须要明确定义不同的角色和责任，并确保将项目领导权保持在组织内部。此外，采取一些用来激励外部各方的方法，也可以使他们能够保持较高的积极性和参与度，并在预算范围内按照项目规范交付项目。
7.人力资源·不懂人力的项目经理不是好“CEO”
最好的项目经理既是领导者，也是企业家，他们就是项目的首席执行官。
选择一名优秀的项目经理是项目成功的关键，他能够引导组织方向，激励团队，说服关键利益相关者相信项目能够带来的利益，遵照项目的范围、时间、预算交付项目。
另外，高级管理层还应为项目执行配备其他人员，他们都应该具备实施项目所需的技能、专业知识和经验。
不仅如此，团队责任感也至关重要。项目经理和参与项目的其他人员，对一个项目投入的时间越多、越尽责，这个项目成功的可能性就越大。
iPhone软件部门负责人斯科特·福斯托就曾经组建过的一个优秀的团队，最优秀的工程师、程序员和设计师都被选入其中。
而且这些人不是兼职的，不是一周只抽出一天或半天时间工作，被选中的人员会完全从之前的工作中解脱出来，并且全身心投入到项目中来。这一项目团队是近代历史上最才华横溢的群体之一。
8.项目的利益相关者·这个项目会影响到哪些人？
利益相关者是受项目结果影响、参与项目活动或在项目结果中拥有利益的个人或团体。
通常，项目越大，利益相关者就可能会越多。利益相关者越多，沟通和变革管理活动方面的工作也就会越繁重。
我们可以使用利益相关者分析矩阵来权衡和平衡项目相关人员利益，以及这些人员因项目而受到的影响。
在确定主要利益相关者之后，将每个利益相关者按照三个维度进行归类。
第一个维度是利益相关者在项目或项目结果中的利益水平（积极的或消极的）；
第二个维度是利益相关者影响项目的程度（积极的或消极的），通常，这一维度与组织中个人或团队的权力相关联；
第三个维度是使用颜色代码RAG （红色、琥珀色和绿色）来表示利益相关者目前针对项目的立场。
这样的分析可以定期进行，以跟踪利益相关者长时间的态度变化情况。
以此为基础，可以识别项目中受影响的利益相关者。了解这些利益相关者在项目中的需求，定位双赢的各方以及协调利益相关者，使其能够积极支持项目，这样将有助于推进项目进展。
9.变革管理·让项目成员们接受变化
变革管理的目的是确保组织及其员工愿意接受由项目导致的一系列变化，沟通是变革管理最重要的一方面。
欧元就是最好的例子。尽管一开始就被定义为欧盟内部流通的首要货币，但对欧元的使用和普及并没有发生在一夕之间。欧盟各成员国在引入欧元的前后几年时间里，进行了大规模的普及和宣传，确保欧洲人民充分了解欧元转换项目的相关信息，并为变革做好准备。最终，欧元平稳过渡为日常货币。
所有项目都必须有一个合理的变更管理计划和沟通计划，还要对变更和沟通活动进行优先排序，并确保信息传递量的适度性。
知道如何在正确的时间将适量的信息传达给正确的人员的项目经理能够让一切保持平稳运行，并最终取得项目的成功。
四、环境——
影响项目的各种外部因素
“环境”区域包括了有可能对项目产生正面或负面影响的外部元素，这些元素通常不受项目领导者的控制，但项目领导者可以通过各种方式影响项目，使其朝着有利的方向发展。 组织中的结构、优先事项等都要有所变化，以支持项目的执行。 随着组织从层级模型转向项目模型，权力和资源也必须转移。应该在公司层面建立项目管理办公室，并由首席执行官对其授权，为项目选择优先级，并为项目执行提供战略性支持。 组织结构的转变也意味着为项目经理创建一个职业发展的途径和培养计划。
结语
当下，项目管理能力的高低在很大程度上决定了一个人的职业发展空间。而项目思维，则是决定每个人通往职场进阶之路的钥匙。
在《项目革命》中，作者针对“项目画布”的每一个要素都给出了对应的项目工具，可以帮助我们更快速实现向项目驱动型工作的转化。
这是一场席卷全球的项目革命，要么加入它，要么被时代抛弃！
*文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。
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