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很多时候,因为以下3种典型的业务原因,很多员工都在SharePoint library设定了Alert,用来提醒自己查看修改和新增的内容:

  • 特定文档库存储多人协作的文档,希望修改时,及时收到更改通知
  • 时刻了解团队成员何时上传新的文档
  • 密切关注并确保团队成员不会意外地从文档库中删除文件

但由于业务或者组织结构调整,导致很多企业会从旧的Office 365 订阅迁移到新的Office 365 订阅,期间包含对SharePoint Online中的数据迁移,那么如果设置了alert,数据迁移过程中,工具会先将library等container级别包含其设置迁移到新订阅下的site collection中,就意味着alert setting是启用状态,然后工具再进行文档/item等数据迁移,这种情况下对于新订阅的site collection的alert 而言,这些都是change的,所以会触发alert,用户会收到大量的电子邮件,那么如何阻止在数据迁移期间阻止alert邮件,但是还保证启用alert的设置是可用状态,待数据迁移完成之后,文档库内发生的任何变化,仍旧触发alert机制呢?这是IT Admin 需要考虑和解决的问题。

其实解决方案有很多种,比如针对选择的迁移工具做功能改进,迁移时关闭alert设置,数据迁移后,采用脚本的方式,重新启用Alert,但这种方式无疑对迁移工具做了定制开发,避免会影响其他功能,这里跟大家分享另一个解决方案,希望对大家日后实施提供帮助。

解决方案:在新订阅的Exchange Online端配置Restrict Messages by sender or recipients Rule,阻止来自[email protected]寄来的电子邮件,待数据迁移作业实施完成,再将该rule删除,这样就不会影响数据迁移后对Alert的设置启用和邮件通知。

具体操作步骤如下:

1.Office 365 管理员登录Exchange Admin Center页面,点击Mail Flow,如下:
Office 365 解决方案:SharePoint数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件_第1张图片

2.在Mail Flow页面,在添加规则tab,选择Restrict messages by sender or recipient,如下所示:
Office 365 解决方案:SharePoint数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件_第2张图片

3.在创建规则页面,选择the sender address includes,如下所示:

Office 365 解决方案:SharePoint数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件_第3张图片

4.弹出的窗口中输入地址:[email protected],用来发送alert 电子邮件的sender地址

Office 365 解决方案:SharePoint数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件_第4张图片

5.拒绝接收由[email protected] 邮箱寄来的邮件信息,如下所示:

Office 365 解决方案:SharePoint数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件_第5张图片

6.可以根据自己的迁移实际情况设定自动生效Rule的时间,如下:

Office 365 解决方案:SharePoint数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件_第6张图片

7.数据迁移完成之后,Rule失效后,上传文档,仍旧可以出发Alert规则,发送电子邮件提醒:Shelley配置了Alert提醒,Nigo在14:44上传了文档,如下:

Office 365 解决方案:SharePoint数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件_第7张图片

后续会给大家继续分享:如何根据Metadata Value设置Alert 等文章