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不久前，我发布了一篇关于数据迁移时如何阻止新平台收到大量Alert 邮件的blog，今天我将进一步介绍如何根据metadata value设置alert的技巧。

比如，有一个资料管理文档库，存储大量的文档资料，其中有一个列是审批状态，需求是：当文档的状态更改为Yes时，证明文档已经审核通过，那么需要给我发一封Alert邮件提醒。

Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第1张图片

我们知道默认的情况下，要么文档库的文档全部修改，要么是当文档上传或者改动时才会发送Alert警告，那么面对这种根据具体的Metadata的value设置Alert，该如何实现呢。

解决方案：

  • 新建一个视图，只显示批准状态的文档
  • 对新视图变化设置Alert
  • 更改Metadata的value，触发Alert，发送电子邮件

新建一个视图，只显示批准状态的文档的操作步骤：

  1. 针对文档库的审批是否通过列设置Filter By，如图所示：

Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第2张图片

2.在Filter By页面，选择Yes，点击Apply

Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第3张图片

  1. 在列表设置界面，将当前的视图另存，如图所示：

Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第4张图片

  1. 另存为批准的View，如下图所示：

Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第5张图片

在新视图下设置Alert的操作步骤：

  1. 在文档库功能区中，点击Alert me，如下图所示：

    Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert

  2. 在Alert me页面中，Send Alerts for these changes，选择Someone changes an item that appears in the following view：审批通过，如下图所示：

Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第6张图片

更改文档的Metadata Value，触发Alert的操作步骤：

1.更改文档：welcome to powerpoint的审批是否通过的值为：Yes

Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第7张图片

  1. 收到电子邮件，文档审批通过的提醒Alert 邮件

    Office 365 解决方案：如何在SharePoint Online中为某个属性值添加Alert_第8张图片

2点说明：

  • 需要自定义metadata，类型：text和Yes or No，其他系统的columns和calculated column不支持。
  • 针对Column设置Filter By，然后保存的View可以设置Alert，其他Order By或者Group By的设置，Alert均不生效