标书撰写心得

招标、投标是软件行业采购或拿项目中最常见的方式，根据项目形式的不同，对于投标文件撰写要求也对应不同，近期笔者接到的几次招投标工作无论是从投标流程还是投标准备，都十分严格和正式，这就需要高度重视、认真对待。本文主要将准备投标文件过程中所遇到的问题和积累的经验进行沉淀，为后续更好的输出做铺垫。

注意：本文只针对技术标进行阐述。

投标流程

客户方项目立项后，会进入公开招标阶段，投标方通过购买招标书，明确招标项目的产品、服务的范围、标段（标包）划分、数量、投标人的资格要求等，之后进入投标准备阶段。

1 投标准备

得到招标书之后，首先需要认真分析招标文件，根据自身产品及解决方案优势编制投标书，在编写投标书中需要注意，标书中的解决方案一定要应标，明确的对应招标需求，具体步骤如下：

1. 根据招标内容编制投标文件（商务标、技术标）、讲标文件，按照期限交付投标书及投标保证金；

2. 按照规定的时间、地点进行讲标；

3. 等待结果通知，中标后，明确具体细节之后与客户方签订项目合同，履行合同。

2 参与人员

1. 售前人员

2. 销售人员

3. 技术人员

3 输出资料

>>>>商务标书

准备内容根据标书具体要求而定。

1. 软著权

2. 企业资质

3. 偏离表

4.承诺函

>>>>技术标书

准备内容根据标书具体要求而定，常规内容如下：

1. 项目定义说明：名称约定、主要术语；

2. 项目背景及现状分析：当前信息化背景、企业发展概况、信息化瓶颈；

3. 项目需求理解与分析：项目需求描述、项目需求理解与分析（多个维度）；

4. 项目目标和关注重点：项目目标定义、项目目标分析、实现目标前提条件；

5. 项目指导思想和原则：投标方特有的指导思想和原则；

6. 架构体系、规划、方法论：企业架构、IT规划体系、IT规划方法论；

7. 项目总体规划：整体规划、建设思路、建设阶段；

8. 项目平台架构：总体架构、业务架构、技术架构、功能架构、集成架构、安全架构、产品架构、部署架构等；

9. 项目产品介绍：项目中使用到的产品介绍（产品概述、功能特性、产品截图）

10. 项目部署方案：软硬件配置搭建；

11. 项目实施方案：实施总体方法、实施成功的关键要素分析、实施进度计划；

12. 项目实施团队：团队构建原则、项目实施组织架构、项目实施团队、实施过程和安全保密管理；

13. 项目验收方案：项目初验、终验；

14. 项目培训方案：培训目的、培训策略、培训调研、培训方式、培训课程与内容、培训组织与要求、培训对象；

15. 项目质量及风险管理：项目生命周期管理、项目常见风险分析、项目初步风险分析与策略；

16. 项目服务方案：服务原则、服务承诺、服务体系和流程、常见服务方式和内容、服务响应时间、服务监督机制；

17. 相关案例介绍；

18. 投标公司介绍。

>>>>讲标文件

讲标PPT及环境演示。

>>>>评分索引

根据招标文件中的评分对照表进行撰写，上面标明每一项应答的页数，并自评分数，阐明可以得到该分数的原因。

最佳实践

投标文件的撰写不仅需要经验和方法，更需要谨慎和认真，一旦疏忽或没有明确招标文件中的注意事项，很可能会导致标书不合格，降低评分数，严重的还会导致废标，前功尽弃。为减少撰写过程中的出错率，下面主要将标书中的一些注意事项、最佳实践总结出来。

1 清标

标书与解决方案不同，撰写投标文件，切忌没有完全掌握招标书内容就开始撰写，无论时间多赶，都要清标。清标即明确清楚标书中每一项条款，把标书走脑的读一遍，而不是机械的看一遍，具体要做到以下几点：

1. 明确标书中硬性要求，并详细标记，在撰写标书过程中一定要涵盖，并撰写在醒目的位置，必要时可以单独成为一章或一小节。

2. 商务标技术标都要明确，双方会有相关关联，或是互相包括必要条款，一方不明确，很可能导致应标缺失。

3. 注意招标文件中的每一项废标条款，一旦条款缺失或未能满足响应，编制再好的投标文件也将被一票否决。

2 写标

撰写投标文件要根据招标文件需求进行撰写，不要偏离，内容多而全，宁多勿少，思路从整体架构出发，涵盖招标需求的同时，具备宏观意义上的整体IT架构规划，尽显专业性。

1. 框架先行，先出具标书整体框架，可简单标明每个框架中要撰写的内容，将需求、规划、方案、产品到服务、实施、售后一一罗列；

2. 框架评审，框架出具之后，不要急于填充，与投标小组人员进行评审，通过之后再进行撰写，有效减少反复时间；

3. 内容全面，凡是标书中提及的要求、指标都要给予对应的解决方案，最佳的效果是每个要求都准确的给出回应；

4. 如招标书中有明确格式要求，则按照要求进行编制，反之则以工整、正式为原则，包括字体大小、主题统一，标点符号得当，段落整体排序整洁有序，图片清晰等。

3 对标

本文中的对标指在投标文件撰写结束后，对照标书中废标条款、星号条款、评分细则等内容进行一一对应，下面根据几个条款进行解析：

1. 废标条款顾名思义，一点不能满足定会废标，对于废标条款要在标书中明确的给予应答及体现，通常对于商务标来说此类条款较多；

2. 星号条款在技术标中较多，多为一些重要的技术指标，要求投标人必须满足或给予应答说明，对于此类会以技术偏离表的方式进行应答；

3. 评分细则表为评委打分对照表，评委会严格按照上面的内容进行打分，表中分数是一定不能丢的，评分表中内容都要在标题中明确体现，一方面说明我方已经应标，另一方面为评委对照提供便利。

4 合标

在投标方式上会出现合作投标的情况，这个时候就需要将不同标段的标书进行合并，或者将商务标与技术标进行合并等，不只是标书的合并，还有评分索引表的合并。

1. 如果一个标书分为多个技术人员撰写，最终需要进行标书的合并，合并过程中注重格式与页码的正确；

2. 在撰写的评分对照表中填写每一项分数标书中对应的位置，并自评分数，阐明可以得到该分数的原因，供评委参考；

3. 商务标和技术标是分开撰写的，在评分表中只需按照各自的标书标明页数即可，通常不会合并成一个大的目录。

5 查标

查标分为两项，一项为根据招标文件要求，从头检查一遍标书是否有漏项，重点需求是否都涵盖满足，另一项为对写好的招标文件进行格式检查，具体包括以下几个方面：

1. 是否存在漏项，内容是否撰写到位；

2. 目录是否调整、是否存在格式错乱、是否有空白页；

3. 商务标、技术标交叉检查，当局者迷，换种视角更能发现其中的问题。

心得总结

从正式接触标书撰写到现在已经有一段时间，回想起当时的情景仍历历在目，也曾因为不熟悉流程和缺乏相关知识，走了许多弯路，通过反省和总结，现将产生的心得及教训记录，为后续更好完成此类任务奠定基础。

1 熟知标书

刚接触标书撰写工作，只做到大概了解需求，之后就按照已有的模板架构进行撰写，没有考虑不同招标性质的差异性，在查标的过程中，发现很多硬性要求并没有应标，随着投标日期临近，造成比较棘手的情况。

经过上述教训，之后撰写标书时，首先进行清标工作，明确项目具体需求的同时，标出撰写标书过程中需要重点体现或应答的内容，不明确的地方及时确认，在确定没有疑问之后，开始撰写。看似处理上述工作花费了许多时间，但这个步骤是必不可少的，因为可以保证后面工作顺利开展，一定程度上是有效节省了时间。

2 框架先行

之前在拿到招标文件之后，都是大纲与内容同步进行，做到目录与内容同步完成，这种做法会严重拖延标书的交付时间，甚至会影响到标书的交付质量。因为在撰写目录与填充内容过程中，会花费大量时间撰写技术难点，时间有限的情况下会造成其它部分匆匆撰写，质量偏低；另一方面，一旦整体框架不被通过，之前工作全是无用功，从而加大调整时间。

正确的做法应该是先将标书从头至尾通读一遍，明确要求之后，有目的的进行框架构建，直接将硬性要求放在框架中，构建过程中梳理一遍需求和逻辑，之后交于相关负责人进行框架审核，审核通过之后再进行内容填充，省去反复的时间。

3 注重顺序

初次接触标书撰写时，对于投标流程、准备资料、撰写顺序、文件格式都是一无所知的，通常是一边摸索一边准备，经过资料反复打回、修改，慢慢了解其中的流程，并固化。

经过总结需要撰写内容如下：投标文件、技术偏离表、评分索引表。首先撰写投标文件，之后根据招标文件要求，决定是否需要撰写技术偏离表，通常来说技术偏离表是一定需要的，有的在标书内部嵌入，有的以单独表格形式进行提供。评分索引表可以在一开始就出具，但页码对应一定要在标书全部完成及审核通过后进行填写，否则会出现频繁修改页码的现象。

4 合理分工

每次接到撰写标书任务，基本都是时间紧任务重的情况，需要叫停当下工作，快速响应，短时间内出具一份几百页的标书，如果标书内容为标准项目模式，在模板基础上进行快速修改即可；若为特殊项目或不熟悉的模式，则需要花时间进行研究，通常会出现无进展的情况。

面对此类状况，首先要做的是静心分析招标文件，将其中难点进行罗列，查找相关资料，如一段时间后仍毫无进展，就要向公司或伙伴求助。例如：申请技术人员资源协助、伙伴提供参考资料等。同时合理分工，明确需要做的内容有几项，之后根据部门人员或相关协调人员的专长进行任务分解，最终整合，不但有效提高整体效率，也会提高标书质量。