项目（Explore）总结之项目沟通管理

§1.8  项目沟通管理

项目沟通管理包括保证及时与恰当地生成、收集、传播、储存、检索与最终处置项目信息所需的过程。它在人员与信息之间提供取得成功所必须的关键联系。

§1.8.1                  沟通规划

沟通规划的过程是确定利害关系者的信息和沟通需求：谁需要何种信息、何时需要以及如何向他们传递信息。沟通规划过程的成果是沟通管理计划，内容包括利害关系者沟通要求、发布信息的描述（格式、内容、详尽程度）、信息接收的各人或组织、传达信息的方式或技术（如备忘录、电子邮件、新闻发布等）、沟通频率（即时、每周、每月等）、上报过程（对本级无法的问题，确定问题上报的时间要求和管理链）、随项目进展对沟通管理计划更新与细化的方法、通用词汇表等。

项目Explorer一如既往的，没有制定正式的沟通管理计划，大多是凭感觉和经验，同时内部有一些约定俗成的沟通方法：

1.      项目组：局域网内使用“飞鸽”作为内部沟通的工具；互联网上，使用MSN作为交流沟通工具；这两项工具要求设置为开机启动；沟通内容包括技术交流、业务交流、会议通知、版本发布通知、问题告知、项目组内公告、公司公告等；

2.      客户信息技术部门：每周末提交本周周报和下周计划，主要是上周的任务进度复审、出现的问题、风险跟踪以及下周的任务计划等；周报中任务的粒度较大。每月末提交本月月报和下月计划，内容与周报类似，月报中任务的粒度较大。除定期的周报和月报外，如需要信息部门协调的，不定期的通过电话、邮件或书面的形式提出申请或要求；

3.      客户业务部门和高层：除每月定期召开常规的月度会议，如有需要不定期召开讨论会议，内容包括业务协调问题、上线时间点、系统出现需要多方协调的问题等；

4.      监理：每周提交周报，与客户高层一起参加定期的月度会议，内容包括项目进展、出现的问题、需要协调的要求等。

§1.8.2                  信息发布

信息发布过程把所需要的信息及时准确的发布给利害关系者。包括按照沟通管理计划，以及预料之外的信息索取要求作出反应。信息发布的主要目的是收集项目过程中产生的经验教训记录、项目记录、项目报告、利害关系者的反馈等，形成组织过程资产。

在项目Explorer中，系统上线后以及出现较严重的问题时，都会召集相关人员针对上线时考虑不周的地方、工作失误、出现什么问题、问题的解决方式等作一次总结归纳，并形成经验教训记录，以Word文档格式提交到项目配置库中。采取的方式包括MSN群讨论、小组会议、项目会议、邮件交互等。

在总结归纳过程中，会产生一些好的实践或做法，可以应用在后续的项目工作中，这时候会对范围、质量、费用、时间等做出必要的调整，不过，在项目Explorer中，没有经过正式的流程，直接就应用上去了，有产生好的效果的，有产生负面反应的，也有没有任何反馈的。

§1.8.3                  绩效报告

绩效报告是指收集所有基准数据并向利害关系者提供绩效信息。绩效信息包括为实现项目目标而输入的资源的使用情况。绩效报告一般应包括范围、进度计划、成本和质量方面的信息。

项目Explorer没有应用挣值技术EVT，在项目进展过程中，可以说没有对项目的绩效进行必要的定量度量和预测，只是通过定期的会议，通过定性的项目进度报告等文档向利害关系者提供相关的项目信息。

§1.8.4                  利害关系者管理

利害关系者管理是指对沟通进行管理，以满足利害关系者的需求并与利害关系者一起解决问题。

项目Explorer中，主要通过F2F的方式和正式工作邮件方式与客户交流，反映问题以及提出问题的解决方案，同时以书面的形式要求客户、监理确认。项目行进中，会出现很多问题，可惜的是没有建立问题记录表，对这些问题以及成因、解决方案等进行一一记录。

 

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