运筹GTD，决胜Future. Omnifocus2使用教程 详解 如何使用

上周和一位博士聊天，问他每天看什么论文，他说随便看；问他计划看多少，他说不知道；问他每天看的时候，如何做笔记，他说没做笔记；问他上个月学到了什么，他说忘了。有些人总是忘记来时的路，忘记了自己的目的。

不论是学习、还是工作，都要有明确的规划，这样才能达到事半功倍的效果。     

一、任务分类

总体来说，可以把每天的任务分为以下几类：
1）每天的工作。计划今天要读几页书，完成几项工作。比如打算学workflow，搜索之后发现有大量资料，某个文章中又可能出现AppleScript等A问题、B问题、C问题，此时还要搜索A、B、C。搜索A问题可能会引起M、N问题，此时最好将这些问题记下来，防止因为搜索层级过深，忘了搜索到哪一步了。 
2）每日复习。每天学习到的新知识、工作的收获，可以在晚上，或在路上思考回忆。      
3）周末再完成。当遇到比较棘手的困难，精彩但是很长的文章，新的技术需要学习时，而当天又没有足够的时间来完成，就可以放到周末再完成。    
4）与朋友交流。有一些问题通过搜索引擎无法解决，而吃饭的时候和朋友交流可能很快就解决了。  
5）每日循环。一些每天要做但是花费时间不长的任务。比如某些APP签到换积分活动，黄卡练习。  
6）定期任务。这和“每日循环”不同之处在于，可以推迟1天再做。主要是每月要完成的任务或每周要完成的。比如不同的信用卡、白条还款，每周会议室的预订。  
7）空闲时间。有的时候，会发现没什么事可做。比如准备开车，发现需要对方挪车、自己才能走；预订集体会议，结果他说路上堵车。太闲并不是一件好事，这里先写上几个可以随时做的任务，在突出其来的空闲时间做，比如听观复嘟嘟。  
8）回家时。以前老家交有线电视费，打算换成网络机顶盒，记下来、下次回家时候换。    
9）长期任务。需要长期积累才能完成的任务。

对于中学生，在学校使用电子产品不方便，将这些任务按这种类似的规则写出来，我认为是有很大好处的。据说小学生全面普及平板的时代快来了。对于可以方便使用电子产品的用户来说，一款软件可以很好得满足这些需求。

GTD类软件很多，其他的软件我只是大概用用，没有深度使用、不好做评价。当时选择OmniFocus的时候曾搜索了很多资料，公认这是最贵、最好、功能最全的一款GTD软件。那时是2016年，这款软件的价格比我在创业公司1天的工资还高，有一天老板找我谈话说3个月之内我的工资会翻5倍，一想到工资涨这么多，60刀也不贵、就先买了iOS版的，2个月之后，公司倒了，但是2个月时间已经让我体会到了OmniFocus的价值远远超过139.98刀。

二、OmniFocus2界面简介：

1）Inbox收件箱。主要用来记录空闲时，或短时间内可以完成的任务。比如在火车站看到取票机放置身份证的地方是倾斜的，记录在此、回去搜索一下其设计思路。
2）Project项目。Inbox中记录的是一个个的Action（小任务），Project就是由一个个Action组成。当然也可以Project嵌套。
3）Context直译为上下文，可以理解成类别。比如类别可以是“重要”、“正常”等不同级别，在任务较多时，可以根据任务优先级来完成高优先级任务。类别还可以分为“今天所学新知识”等，在每天晚上、早上等复习时间，根据标签来复习这些新学的知识。
4）透视。OmniFocus杀手锏，翻译为透视，其实真正的意义是自定义规则。几个通用的透视规则：
- 1）finish透视。一种是用于总结所学的知识，还要加上context标识学习。另一种是需要查以往的记录的整体任务的透视。  
- 2）defer透视，因为defer的暂时看不到的，为了提前看到，需要透视功能。

5）nearBy附近。根据地点来标识。比如到公司了、提醒打卡；比如快递员给我打电话，让我在公司附近取快递，我10分钟后才到公司，但是到公司的时候可能忘了取快递。  

三、OmniFocus2功能简介：

1）对于每一个任务，可以设置due截止时间，defer延时出现，Context类别信息。due指的是deadline，到时间了就会提醒并标红；defer是到时间才出显示（在此时间之前是看不到的。就是说添加了这个任务之后，之后就看不到了。想要提前看到，可以使用透视功能。这种适用于此任务几个月之后才需要完成的情况，比如明年szf到期，准备更换 ）；context类别就是把任务分类，方便自己筛选。
2）inbox当中可以记录一些需要即时解决的问题；本文最开始提到的九种任务类别，可以列成九个Project。

四、小技巧：

1）MailDrop，在没有苹果设备但是有网的情况下，可以通过发到指定邮箱，自动将记录内容转到OmniFocus的Inbox里。
2）搜索功能，可以自动清除误输入的空格。
3）当进入的路径较深时，长按左上角的返回键，可以返回到主界面。

五、软件间的配合。

1）在mac上，配合Alfred, Popclip, Keyboard Maestro，应用之间跳转的效率更高。拓展内容可以看《人生苦短，我用iPhone&mac》。这周有幸参加了OmniFocus3个2新版本内测，新加入了与siri交互的多个功能，就像开车时用地图APP，在使用iPhone时可以更多得使用语音交互了。
2）因为iOS高度封闭，数据传递需要URL Schemes，在mac上可以写各种脚本。SSP上有一个法官写了一些AppleScript，看到这种极客我由衷得佩服，不过这种杀鸡用牛刀的做法可能谷歌才会做，我认为没必要。
3）Omnifocus是微观任务的好帮手，Fantastical2是宏观上的工具，它是升级版的日历工具。比如计划明天开会、演讲、听课，这些工作是不能有时间上的冲突，因此用Fantastical可以宏观上规划任务。两者结合可以完美处理每天的工作、学习等任务。

95个Omni粉，95种用法。他们相同的观点就是认为OmniFocus的价值会随着使用时间而增加。