优秀笔记课件——办公自动化概述

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1
第一章
办公自动化概述
 一、办公室的概念
 二、办公自动化的定义和特点
 三、办公自动化系统的模式
 四、办公自动化的功能组成
 五、办公自动化的历史、现状和发展
 六、办公设备
 七、常用办公软件介绍
2
2
一、办公室的概念
 1
、
办公室的定义
 2
、
办公室的性质
 3
、
办公室的地位
 4
、
办公室的作用
 5
、
办公室的工作特点
3
3
1
、
办公室的定义
办
公——
是指处理人们集体事物的活动。
办公室——
是指完成和管理上述办公活动的场所，
严格讲，是一种环境。
有时也是一个基本管理单位。
现代办公室——
是处理与产生信息的场所。
办公室任务——
收集、存储、加工、处理、
检索、传递和产生信息。
办公人员——
负责处理、保存、记录人们之间
的交往和活动的人员。
4
4
2
、
办公室的性质
分三类：
（1
）
完成确定型的事物处理工作。
（2
）
完成非确定型决策处理工作。
（3
）
既有确定型的事物处理工作、
又有非确定型决策处理工作。
5
5
3
、
办公室的地位
领导者的参谋和助手
沟通上下左右的桥梁和枢纽
办公室是部门的门面和窗口
部门的后勤部
6
6
4
、
办公室的作用
决策的参谋作用
工作的协调机构
信息的沟通作用
检查监督作用
7
7
5
、
办公室的工作特点
 从属性
 政策性
 保密性
 综合性
 事务性
 服务性
总之，协助领导管好人、财、物和事
8
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二、办公自动化的定义
在古代的办公活动中，人们习惯使用笔、墨、纸、砚。
人工手抄笔录，而办公公文信函的传递，主要借助于马作
为交通工具。到了近代，虽有一些先进的办公设备如机械
打字机、电话、电报等得到应用，但仍不能适应社会发展
的需要。如今现代通信技术和手段的广泛应用，使计算机、
打印机、复印机、扫描仪、传真机等先进的设备成为日常
办公活动的重要工具，加快了办公自动化的进程。
早在
20
世纪
40
年代，美国的部分企业就开始使用机器
来处理办公业务，当时将这种手段称为办公室自动化。随
着经济和技术，特别是信息技术的飞速发展，办公自动化
早就超出了狭窄的办公室范围，迅速渗透到管理的范畴。
人们将其统称为办公自动化（
Office Automation,
简称
OA
）。
9
9
办公自动化的定义
什么是办公自动化？
目前较具权威性的定义有两个：
1
、季斯曼定义----
美国麻省理工学院M.C.
季斯曼
办公自动化就是将计算机技术、通信技术、
系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术，
对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些
业务上的一项综合技术。
10
10
2
、
我国专家的定义
办公自动化（
OA-- Office
Automation
）
利用先进的科学技术，
不断地使人的一部分办公业
务活动物化于人以外的各种
设备中，并由这些设备与办
公人员构成服务于某种目标
的人机信息处理系统。
11
11
2
、
我国专家的定义
办公自动化（
OA-- Office
Automation
）
办公自动化就是利用
先进的科学技术，不断地
使手工处理的办公业务借
助于各种办公设备完成，
并由这些设备与办公人员
构成人机信息系统，以提
高办公效率和办公质量。
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定义中强调三点：
 利用先进的科学技术和现代办公设备；
 办公人员和办公设备构成的人机信息处
理系统；
 提高效率和改进质量是
OA
的目的。
13
13
办公自动化主要是面向办公室人员的办公效率和
质量的，它着重解决人与办公设备的人机接口问题，
它是以现代化的办公设备为前提的，是一个由硬件和
软件组成的系统。一个较完整的办公自动化系统是人
员、办公设备和信息资源三者密切联系的一个整体。
通俗地讲，办公自动化就是利用现代化的设备和
技术，全面或部分代替办公人员的业务活动，优质高
效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已
将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学
有机结合在一起，应用于传统的数据处理技术难于处
理的数据量庞大的、包括非数值型信息且结构不明确
的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。
14
14
1
、办公室的工作性质：
办公室的功能很多，归根到底表现在两个方面：
 一是处理办公信息；
 二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文
字、报表、语言、图形图像等。
15
15
2
、办公自动化的主要内容：
办公自动化将现代技术装备，科学管理
思想和行为科学有机结合在一起，应用于办
公工作以提高办公质量和效率。早期的办公
自动化主要是使用电脑、复印机等单机设备
代替办公人员大量重复劳动，而现代办公自
动化已构成一个人机系统，使一部分办公活
动由人过渡到由设备完成。办公自动化的主
要内容包括文字处理、报表处理、数值和非
数值计算、图形图像处理、语言处理、通信、
信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各
方面。
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办公自动化的特点
办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它具有
以
下特点：
1
、办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种
技术的新型学科
办公自动化的理论基础是行为科学、管理科学、系统工程
学、社会学、人机工程学等，它的技术基础是计算机技术、通讯
技术、自动化技术等，其中计算机技术、通讯技术、系统科学、
行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。综合起来
看，办公自动化是以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综
合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务。办公自动化
不是简单的自动化科学的一个分支，而是一个信息化社会的
时代产物，是一门综合的学科技术。
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2
、办公自动化是一个人机信息系统
在办公自动化系统中
“
人
”
是决定因素，是信息加工
的设计者、指导者和成果享用者；而
“
机
”
是指办公设
备，它是办公自动化的必要条件，是信息加工的工具和
手段。信息是办公自动化中被加工的对象，办公自动化
综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。一个典
型的ＯＡ系统应包括信息采集、信息加工、信息传递、
信息保存四个基本环节。
办公自动化的特点
18
18
3
、办公自动化将办公信息实现了一体化处理
信息通常有如下形式：
 文字：指各种文件、信函、档案、手稿等；
 语言：有电话、声音邮递、声音文件等；
 数据：包括数据文件、报表、纪录等；
 图像：有电视会议、电视监督等动态图像；
 图形：包括样品照片、统计图表、传真图像等静态图形。
办公系统把基于不同的技术的办公设备用联网的方式联
成一体，以计算机为主体将各种形式的信息组合在一个系
统中，使办公室真正具有综合处理这些信息的功能。
办公自动化的特点
19
19
4
、办公自动化的目标十分明确，是为了提高
办公效率和质量
办公自动化是人们产生更高价值信息
的一个辅助手段，使办公室用具成为智能
的综合性工具。
办公自动化将许多独立的办公职能一
体化，并提高自动化程度，从而提高办公
效率、方便办公工作，获得更大效益，对
信息社会产生积极影响。
20
20
其主要特点有：
（
1
）办公自动化是涉及文秘、行政管理、电子、
机械、物理等学科并利用计算机、通信、自动化等
技术的一门综合性学科。
（
2
）办公自动化是融人、机器、信息资源三者
为一体的人机系统。它包括了信息采集、加工、传
递和保存四个基本环节。
（
3
）办公自动化包括文字、数据、语言、图像
等信息的一体处理功能。
（
4
）办公自动化能够优质、高效地处理办公信
息和事务。
21
21
三、办公自动化系统的模式
办公自动化系统从功能上可以化分为三个层次，或者
三个子系统。他们是
事务处理
、
信息管理
和
决策支持型系
统
。在上述三个层次中，事务处理是最基础的层次，信息
管理是第二层次，而决策支持则处于最高层次。它们之间
相互依存和相互联系。决策支持依赖于信息管理层提供的
信息，信息管理层又依赖于事务处理层对信息的采集、处
理和筛选。三个层次之间的联系可以由计算机的数据和程
序的调用来实现。目前，国内事务处理级的办公自动化系
统最为普遍，并且仍处在逐步发展和完善的阶段。
22
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嵌套关系
 事务型：基础层，面向具体
的办公事务；
 管理型：中间层，包容事务
型办公系统，自有的
MIS
为
支持；
 决策型：最高层，以事务型
和管理型为基础，自有的决
策模型为支持。
办公自动化三个层次的嵌套关系
23
23
OA
与MIS
、DSS
的关系
办公自动化
--
OA
管理信息系统
--
MIS
决策支持系统
--
DSS
OA
DSS
MIS
广义
OA
24
24
OA
与
MIS
、
DSS
的关系
决策支持系统
DSS
管理信息系统
MIS
办公自动化系统
OA
数据
信息方案
25
25
三者关系
特点：
综合性的新学科
OA ___ Office Automation
事
务型
办公自动化
MIS ___ Management Information System
管
理信息系统
DSS ___ Decision Supporting System
决策
支持系统
三者关系：
既独立，又相互渗透，界限模糊。应该说，广
义
OA
包含
MIS
和
DSS
26
26
1.
事务型
OAS
包括：基本办公事务处理；机关行政事务处理。
基本办公事务处理：文字，报表，日程，文件收
发，公文办理，邮件，文档等
机关行政事务处理：人事，工资，时务，房产，
基建，车辆等
硬件设备：微机，办公设备
软件：通用软件，办公应用软件，用小型数据库
系统
27
27
 2
.
辅助管理型
OAS
是由事务型办公自动化系统支持的，以管理控制
为主的办公自动化系统。
功能：事务型的全部功能
+
管理信息系统
以较大型的综合性数据库为主体，为单位和部门的运行、
管理、分析、计划及决策等职能提供信息服务。
硬件设备：中大型，超小型计算机
（第一层）
高性能微机
（中间层）
工作站，一般微机
（最底层）
形成三级通信网络。
软件：事务型的各种通用软件，专用办公软件外，还有基
础数据库，专用数据库。
28
28
3.
决策型
OAS
以事务型和管理型为基础，是具有决策或
辅助决策功能的系统所组成的最高级系统。
功能：事务型
+
管理型
+
决策支持功能
决策支持功能需建立可供决策分析参考的模
型，包括经验模型，实验模型。
硬件设备：与管理型类似，需综合型通信网
络，具有高速运算能力和海量存储能力的大型
机。
软件：综合型数据库，模型库，方法库，知识
库，专家系统。
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29
四、办公自动化的功能组成
1
．收发文管理
收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、
查询检索和打印等工作流的全过程处理。现有起草人起
草公文，之后通过网络发送给审批人，审批合格后签发。
当收到一份公文时，先进行收文登记，然后发送给公文
拟办人，在拟办人指定批办、承办人后，公文将自动发
送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。各类公
文拥有相应的安全机制，具备相应的保密级别，通过指
定不同级别人员具有的不同权限，还可以实现网上公文
查询。发文管理用来实现内部文档从拟稿、批阅、签发、
到最后的整理、归档的发文流程的计算机自动化控制，
达到文档发文自动化。
30
30
2
．外出人员管理
外出人员管理主要是通过电子公告板方式实现
对外出人员进行登记管理。外出人员利用此公告板
方式公告自己的外出事由、外出时联系方法、外出
时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，
还可以将自己外出的消息通知有关人员。外出归来
后再通过网络撤销外出通告。
办公自动化的功能组成
31
31
3
．会议管理
在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头痛
不已，而在ＯＡ方式下则要轻松得多，可实现网络远程实
时会议控制，图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、
管理会议。
4
．领导活动安排
主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调
和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可
据此安排日程，以便安排相应工作，不至于发生冲突。
办公自动化的功能组成
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32
5
．论坛管理
所谓论坛类似现实生活中的公告牌，用于系统
内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要
负责对这些信息的管理，比如信息分类、更新等等。
公告牌可以用来发布各种通知或其他公用信息。可
在内部开通电子邮件，并具备和系统外部乃至国际
互联网的信息交流能力。各级领导和业务人员可以
在统一的图形化环境里，方便地得到几乎所有与其
工作相关的资料、信息和其他数据，即使是在家中
或出差也可不间断工作。
办公自动化的功能组成
33
33
6
．个人用户管理
个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一
管理，例如安排日程、活动，查看处理当日工作，
存放个人的各项资料、纪录等。此外个人用户还可
以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论
问题及传送材料。
7
．电子邮件
电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、
文档传递等功能。
办公自动化的功能组成
34
34
8
．远程办公
每一个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。
当远离办公室或出差，而又非常需要了解单位的某些
数据信息时；当想在离本单位较远的地方设立几个办
公点时，可通过电话网、ＤＤＮ专线等连接的远程计
算机，完成所有的有关办公的功能。
9
．档案管理
办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。
把员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结
合，有效提高工作效率，降低管理费用，实现高速、
实时的查询管理。
办公自动化的功能组成
35
35
10
．综合信息
提供单位职工的电话号码查询，增进职工与单位和
外界的沟通；提供国内外相关法律、法规查询，并提供
相关咨询服务。公共信息服务不仅能使本单位内部共享
其他信息资源的信息，也使社会各界能共享政府、企事
业单位可公开的信息，如企业形象宣传等。
11.
简报期刊
提供国内外主要报刊杂志的查询和特定信息检索。
彻底改变传统以手工为主的工作方式。整理、提炼、保
存政府、企业的各类有用信息，为用户提供共享信息的
环境。提供信息查询、统计、分析功能，协助领导决策
管。
办公自动化的功能组成
36
36
五、
办公自动化的发展概况
办公自动化起源于
20
世纪
50
年代
----
用计算机实现簿记功能。
20
世纪
60
年代
---
指的是
“
管理信息系统
”
，用计算机管理数据处理。
20
世纪
70
年代
---
由于微型机出现，办公自动化能大幅度提高办公
效率和管理水平。引起了许多国家的重视。
37
37
（一）、国外办公自动化的发展
几种说法：
“
科学
、技术和管理
-----
现代社会的
两个轮子
或三大支柱
”
“
19
世纪
是
经济人才的盛世，
20
世纪
是管
理
人才的天下
”
“
当今
经济和社会的发展
，
三分靠科学，七
分靠管理。
”
办公人员数量超过就业人数的一半以上。如何提高办公
效率、改进办公质量、实现科学管理，办公自动化应运而生。
38
38
美国：经历了三个阶段
第一阶段（
1975
年以前）
采用基本的通信设备和办公单机设备，如
文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等。
--------
实现单项业务办公自动化。
39
39
美国：经历了三个阶段
第二阶段（
1975-1982
年）
出现了大量新型办公设备，个人计算机开始
进入办公室，实现办公室关键部位业务运行自动化。
此期间，
1978
年，卡特的
“
白宫办公信息系统
”
其规模为一千多台终端的局域网。
40
40
美国：经历了三个阶段
第三阶段（
1983
年以后）
随着局域网技术和远程通讯网络技术的发展，多功能工作站、
电子邮件、数据通信网络等系统综合设备的采用，
办公自动化向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向
发展。
41
41
美国
办公自动化的发展阶段
42
42
美国
此期间：
1983
年
——
90%
的机构使用文字处理程序，
80%
的机构使用
电子报表程序，每三人一台计算机。
1991
年
——
每一人一台计算机。
1993
年
——
克林顿提出
15
年内建成全国性信息高速公路。把
政府机构、科研单位、企业、医院、大学、图书
馆乃至每
个
家庭都贯通起来。
43
43
日本：比美国起步晚，分四个阶段
 初期（
1979-1982
年）
-----
特点是：
引进、开发和使用办公用的单机设备。
如，文字处理机、电传打印机、和
文字图象处理设备等。
 发展期（
1983-1984
年）
-----
实现办公机电化，
增强联机终端、微机软件的应用，
发展多功能机，推行办公业务管理
方式的统一化和标准化。
44
44
日本：分四个阶段
 改进期（
1985- 1987
年），
采用图象处理、语音处理、
电子邮件等多功能综合机，
实现各种作业过程的自动化。
 成熟期（
1988
年以后），
实现办公系统集成化。
45
45
日本：分四个阶段
1988
年
——
有
700-800
台微机多功能工作站。
平均每
3-3
。
5
人一台。
1990
年
——
提高到
2
。
5
人一台。
1993
年以后
——
投资
9500
万美元，实施
“
省际研
究信息网络计划
”
。电信电话公
决定到
2015
年投资
45
亿日元，把
光纤铺到家庭。
46
46
国外办公自动化的发展
２０世纪９０年代以后，国外的办公自动化得
发展趋势为如下四个方向：
１）ＯＡ设备向着高性能、多功能、复合化和
系统化发展；
２）ＯＡ系统向着数字化、智能化、无纸化和
综合化发展；
３）以计算机为核心的办公工作站将向处理文
字、数据、声音、图形的多媒体方向发展；
４）通信在ＯＡ系统中的地位将进一步增强，
可以充分利用现代化通信技术，建立全球的网络体
系。
47
47
（二）、我国办公自动化的发展情况
1985
年
5
月
——
国务院批准成立了
“
办公自动
化专业领导小组
”
。
8
月
——
在北京召开第一次
“
规划会议
”
1995
年
——“
全国教育与科研网
”
投资
8000
万设点在清华。
目前已投入使用。
——
国家
“
863
”
计划列入
“
中国高速
信息网络计划
”
以
“
金桥
”
（网）
“
金卡
”
（信用卡）、
“
金关
”
（报海关的
EDI
工
程
——
electrionic
data inter)
为代
表的金字工程已在全国展开。
48
48
1
、我国办公自动化发展
三个阶段
 “
六五
”
期间（
1985
年以前）
-------
启蒙与准备时期。
学习、引进、建立组织机构、
制定发展规划。
 “
七五
”
期间
-----
开创与初见成效期。
主要目标为：国家计划、经济、科技、
银行、铁路交通、电力、能源、气象、
军事、公安、国家领导机关等十个方面
建立一批能体现水平和规模的办公自动
化系统；
49
49
我国办公自动化的三个阶段
 在省军区各军兵种和政府各部委以上单位，建立
有一定水平的办公自动化系统；
 在基层单位，建立起比较初级的办公自动化系统，
普及面不少于
30%
；与办公自动化有关的标准化规
范也逐步成熟起来。
-----
属初级应用水平。
50
50
我国办公自动化的第三个阶段：

“
八五
”
、
“
九五
”
期间
----
为发展并走向成熟期。
1992
年
5
月，国务院办公厅下发的《关于建设全
国行政首脑机关办公决策服务系统的通知》中明确
指出：
“
经过三五年努力，基本建成以现代计算机
技术、通信技术为主要手段的全国行政首脑机关办
公决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各
部门办公厅（室）之间的计算机联网，对电子信息
资源进行管理，高效率、高质量地为国务院和各地
区、各部门进行宏观管理和科学决策服务。
51
51
全国办公自动化的首要任务：
实现全国行政首脑机关的
办公自动化
信息资源化
传输
网络化和
管理科学化
是全国办公自动化近期的首要任务。
52
52
目前
目前，一些国家机关、部委、省市、重点
企业与高校相继采用办公自动化手段，并取得
较好的效益。到
2010
年
——
中国十大城市将逐
步建成有限规模的信息高速公路。
这是一场国际竞赛，也是我国摆脱贫困落
后的希望所在。希望寄托在你们这一代年青人
身上。
53
53
2
、加速我国办公自动化发展的对策
（
1
）、适应政治体制改革的形势，实现
办公机构、办公制度的科学化。
（
2
）、适应办公自动化的需要，努力
提高办公人员的素质。
（
3
）、广泛开展技术研究，加速办公自动化
技术的推广应用
。
54
54
六、办公设备
为了具备和完善办公自动化系统的功能，除了进
行办公人员的相应知识培训外，必须配备相应的办
公硬件设备和软件资源。在现代办公管理中的主要
业务中，如文字编辑、信息处理、信息传输、信息
检索等都离不开计算机，它是办公自动化的一名主
角。所以，在办公自动化系统中，计算机使必不可
少的核心设备。
办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中
实际装置和设备，而软件是指用于运行、管理、维
护和应用开发计算机所编制的计算机程序。
55
55
 通信设备：如：局域网，电话，电传等。
 输出设备：如：图像扫描仪，复印机，传真机等
 系统软件：如：操作系统，语言翻译程序等
 支持软件：如：数据库管理系统
 通用软件：如文字处理系统，图形处理系统等
 专用软件：工资管理系统，图书管理系统等
56
56
七、办公软件介绍
 Microsoft Office
是微软公司开发的办公自动化软件，
 Word
主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工
作，可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排
版等一些文字集中的工作；
 Excel
主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等
工作；
 PowerPoint
主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等，甚
至可以制作贺卡、流程图、组织结构图等；
 Access
是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；
 Outlook
是一个桌面信息管理的应用程序，可以用于联系人
列表、日程安排等；
 FrontPage
主要用来制作和发布
Internet
的
Web
页面。
 这几个软件之间的内容可以互相调用，互相连接，或利用
复制粘贴功能共享数据资源。
 Lotus
公司的
Smartsuite
是另一个流行的办公套件，商业
办公领域应用广泛。
 WPS
我国珠海金山软件股份有限公司