如何做好软件项目中的采购管理

采购千万条，合同第一条，合同管不好，验收两行泪。

软件开发项目，很多时候需要外包开发。合同作为规定双方权利与义务的最重要书面依据，在采购管理过程中有着非常重要的意义。实际订立外包合同时候，可能只是口头承诺，不太注意合同交付物的严谨说明，想着对方也不会违约，对违约条款也一笔带过。本人就亲身经历过多次合同验收时，由于双方对验收标准意见不统一，导致迟迟不能验收的情况。

合同签订

合同签订是合同管理的基础，软件外包合同签订需要注意如下地方。

1. 交付物与项目范围保持高度一致
   外包合同一般从属于一个项目，需要交付项目范围中的部分或全部内容。所以合同中需要交付的产品或服务的内容与规格说明，一定要与项目范围中的保持高度一致。避免合同验收通过了项目却无法验收的情况。

2. 注意验收条款
   验收条款中，验收标准可以参考项目范围中内容，还要规定好谁来组织验收，验收流程是怎样，验收标准是什么，什么情形可以通过验收，什么情行不能通过验收。

3. 注意保密协议
   软件开发，一般都会涉及业务流程及业务数据，外包开发时，一定要加上保密条款，禁止数据滥用及外传，规定违反条款时要如何处理。

4. 注意违约条款
   违约条款这个经常被人忽略，不能简单说申请仲裁或诉讼，要有具体的违约赔偿标准，比如迟交付一天，赔偿合同金额千分之一。就算申请仲裁或诉讼，也要约定好仲裁机构或受理法院。

5. 注意合同尾款
   付款一定不要在验收时一次性付清，因为验收时往往有些内容是希望整改但是迫于上线压力，希望验收上线后再修改的，还有些瑕疵是验收过才发现的。如果没有尾款，事后再找对方就比较被动。一般建议在启动时、软件提测时、项目验收后、项目维护期过后分别支付一部分。比例建议3:2:3:2，或者3:3:3:1。

6. 最后
   宁愿合同订立时多花些时间，来回多沟通几回，条款多修改几次，而不要事后扯皮。

合同履行管理

合同履行管理是对合同的履行情况进行跟踪管理，主要指对合同当事人按合同规定履行应尽的义务和职责进行检查，及时、合理地处理和解决出现的问题。

合同变更

合同变更指由于一定的法律事实而改变合同的的内容的法律行为，如改变系统的功能，
，变更开发进度，改变成本支付方式，及相关责任等。

合同变更必须双方当事人协商一致，并留下书面记录。

合同档案管理

档案管理是整个合同管理的基础，一般用一套系统工具配合具体的过程，相关的控制职能完成。用来维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索与归档。

合同违约索赔管理

万一出现合同一方未能合理地履行合同约定的义务，需启动索赔管理流程，索赔管理需要遵守如下原则。

1. 索赔必须以合同为依据，这就要求合同条款要清晰具体。
2. 必须注意资料的积累，尽量提供详实具体的数据和事实，做到有理有据。
3. 及时、合理地处理索赔
   违约发生时，建议及时索赔，单项处理，避免秋后统一算账。
4. 加强索赔的前瞻性
   对于容易发生违约的地方，要做好提前防范，及时补救，索赔是万不得已才采取的措施。