016-20180116-【Excel技巧】超链接、保留空值、自动设置颜色

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        本周一原本是安排我值班进行日报的发送,但是本周一早上恰逢日报Excel模板的格式及内容有调整,带我的师父怕我9点之前无法完成日报的发布,便自己修改模板进行发布了,之后她让我尝试进行模板的调整,以求熟能生巧,在以后值班的时候能够做到独当一面。

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        一开始面对模板我也是一头雾水,师父提示我使用超链接进行修改,于是我就开始了艰难的模板修改之旅,开始很紧张,不知道可以拖、拉进行批量修改,于是就一个个地进行调整。我不禁感叹,以后要是需要调整模板,早上9点之前怎么可能完的成工作。后来我花了差不多一个上午才将模板调整得与数据匹配了,并交给师父检查过了关。当她告诉我她一般修改模板只需花费十几分钟时,当时我心里就一阵唏嘘,感觉自己弱爆了!只有抓紧时间学习,才能尽快赶上师父们的脚步。

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        这整个模板的制作中,主要用到了Excel中的三个知识点,具体使用方法及操作如下:

        1.超链接其他表中内容

        在需要加入超链接的单元格中,输入:

        ='被链接的表名'!具体单元格

通过这种方式,就可以直接插入被链接的表中的某一单元格的数据,往右、往下拖,都可以依次自动进行链接,不过需要注意拖、拉的时候不能出现行或列有跳跃的情况(例如A、B、C列后面跟随的不是D列,而是F列),否则会出现数据排列错乱的情况。具体例子如下,对于“当日”下的“1978”这个数据,超链接于(10000011)2018年一季度日报表中的C3单元格。

图1 超链接C3单元格中的数据

        2.保留原数据中的空值

        对于原数据中的空值,如果直接进行超链接,会自动用0填充,如果需要保留为空的状态,应当结合if函数与isblank函数,具体用法如下:

        =IF(ISBLANK('被链接的表名'!具体单元格),"","'被链接的表名'!具体单元格")

        可以理解为,如果被链接的单元格数据为空,则返回true,此时,调用if函数,根据之前学习的if函数语法可知,如果结果ture,返回""(即为空),否则返回被链接的表中的具体单元格。

        3.自动设置颜色

        这个技巧主要用于我们平时工作中显示对报表中的数据排名,根据不同的排名将该行数据进行着色,例如第一、二名着红色,倒数第一、二名着黄色。举例说明,对于下表数据按照排名进行着色。

016-20180116-【Excel技巧】超链接、保留空值、自动设置颜色_第1张图片
图2 待排序数据

        步骤一:首先选择需要进行着色的区域,比如选择图2的整张表,如图3所示;

        步骤二:点击图4中所示的“条件格式”中的“新建规则”;

        步骤三:点击图5中所示的“使用公式确定要设置格式的单元格”,再设置格式:=OR($I11=1,$I11=2),其中or函数表示只要有1个逻辑条件满足时就返回”TURE“,$I11对应图2原数据中的第一个被排序数据的起始地址,这个格式语句表示选出I列中排名为1或2的行;

        步骤四:点击“格式”,选择“填充”,选择需填充的颜色,最后点击确定即可;

        步骤五:如需对倒数第一、二名着黄色,步骤同上,格式改为:=OR($I11=21,$I11=22)即可。最后得到的结果如图7所示。

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图3 选择需要进行着色的区域
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图4 新建规则
016-20180116-【Excel技巧】超链接、保留空值、自动设置颜色_第4张图片
图5 设置格式
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图6 填充颜色
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图7 对排名最前与最后的数据行进行着色

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        看到之前学到的一些知识点运用到了工作中,感觉很开心。以后还要坚持工作中使用的工具与技能的学习,把理论联系实际,这样也能够强化知识点的记忆,坚持学习吧,以求早日跟上师父们的步伐。

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