016-20180116-【Excel技巧】超链接、保留空值、自动设置颜色

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        本周一原本是安排我值班进行日报的发送，但是本周一早上恰逢日报Excel模板的格式及内容有调整，带我的师父怕我9点之前无法完成日报的发布，便自己修改模板进行发布了，之后她让我尝试进行模板的调整，以求熟能生巧，在以后值班的时候能够做到独当一面。

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        一开始面对模板我也是一头雾水，师父提示我使用超链接进行修改，于是我就开始了艰难的模板修改之旅，开始很紧张，不知道可以拖、拉进行批量修改，于是就一个个地进行调整。我不禁感叹，以后要是需要调整模板，早上9点之前怎么可能完的成工作。后来我花了差不多一个上午才将模板调整得与数据匹配了，并交给师父检查过了关。当她告诉我她一般修改模板只需花费十几分钟时，当时我心里就一阵唏嘘，感觉自己弱爆了！只有抓紧时间学习，才能尽快赶上师父们的脚步。

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        这整个模板的制作中，主要用到了Excel中的三个知识点，具体使用方法及操作如下：

        1.超链接其他表中内容

        在需要加入超链接的单元格中，输入：

        ='被链接的表名'！具体单元格

通过这种方式，就可以直接插入被链接的表中的某一单元格的数据，往右、往下拖，都可以依次自动进行链接，不过需要注意拖、拉的时候不能出现行或列有跳跃的情况（例如A、B、C列后面跟随的不是D列，而是F列），否则会出现数据排列错乱的情况。具体例子如下，对于“当日”下的“1978”这个数据，超链接于(10000011)2018年一季度日报表中的C3单元格。

图1 超链接C3单元格中的数据

        2.保留原数据中的空值

        对于原数据中的空值，如果直接进行超链接，会自动用0填充，如果需要保留为空的状态，应当结合if函数与isblank函数，具体用法如下：

        =IF(ISBLANK('被链接的表名'！具体单元格),"","'被链接的表名'！具体单元格")

        可以理解为，如果被链接的单元格数据为空，则返回true，此时，调用if函数，根据之前学习的if函数语法可知，如果结果ture，返回""（即为空），否则返回被链接的表中的具体单元格。

        3.自动设置颜色

        这个技巧主要用于我们平时工作中显示对报表中的数据排名，根据不同的排名将该行数据进行着色，例如第一、二名着红色，倒数第一、二名着黄色。举例说明，对于下表数据按照排名进行着色。

图2 待排序数据

        步骤一：首先选择需要进行着色的区域，比如选择图2的整张表，如图3所示；

        步骤二：点击图4中所示的“条件格式”中的“新建规则”；

        步骤三：点击图5中所示的“使用公式确定要设置格式的单元格”，再设置格式：=OR($I11=1,$I11=2)，其中or函数表示只要有1个逻辑条件满足时就返回”TURE“，$I11对应图2原数据中的第一个被排序数据的起始地址，这个格式语句表示选出I列中排名为1或2的行；

        步骤四：点击“格式”，选择“填充”，选择需填充的颜色，最后点击确定即可；

        步骤五：如需对倒数第一、二名着黄色，步骤同上，格式改为：=OR($I11=21,$I11=22)即可。最后得到的结果如图7所示。

图3 选择需要进行着色的区域

图4 新建规则

图5 设置格式

图6 填充颜色

图7 对排名最前与最后的数据行进行着色

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        看到之前学到的一些知识点运用到了工作中，感觉很开心。以后还要坚持工作中使用的工具与技能的学习，把理论联系实际，这样也能够强化知识点的记忆，坚持学习吧，以求早日跟上师父们的步伐。