worktile使用分享1：建立个案管理系统（社工篇）

worktile使用分享1建立个案管理系统（社工篇）

2014年有次督导培训的时候，我们的督导江Sir讲他最多的时候手上同时跟进500个个案，随后我用excle、mindmanager、为知笔记等软件进行尝试，但效果都比较一般，直至我开始使用worktile，这个难题才得以解决。

worktile是一个适合团队协同办公工具，以任务驱动的工作方式让工作更简单，免费且无人员上限。在社工机构中，使用worktile 实现员工个人工作管理、小型协作（工作组内部协作、大型活动临时工作组）、行政事务管理、入职培训及初级知识管理等。

Worktile 的主要功能如下：
任务管理：看板式任务管理，使用列表、标签、时间、成员不同维度管理项目事务，跟进状态，让工作井井有条
日程管理：跟踪工作中的重要事件：会议、约会、聚会等等，通过增加事件和邀请，和你的团队成员共享计划安排
文件共享：团队成员资源共享，使用文件夹对文件进行分类，支持历史版本
在线讨论：成员随时随地参与讨论，沟通畅通无阻，不再需要冗长繁杂的会议
在线文档：多人实时在线编辑文档，打造属于团队自己的知识库
项目简报：简单直观的项目简报，让你对项目的进展了如指掌

该文章以分享聚焦于之前在原社工机构中饯行的个案管理系统，仅涉及worktile的初级使用技巧，其他使用方式将在接下来的系列分享中一一展示。

此个案管理系统将个案分成四种类型，接案、咨询个案、辅导个案、保持回访，并赋予每个个案以两种状态，跟进中(电话、家访/面谈、资源链接、文书、督导、搁浅)完结两种状态。完全收集手上个案并根据上述逻辑进行处理，可使全部个案状态一目了然，结合worktile中的筛选功能可结合自身工作安排，对手上个案保持有侧重无遗漏的高效跟进。

其操作流程如下：
1.建立个案管理项目

1.1 新建-新建项目

1.2 输入“个案管理”，勾选“个人项目”、“私人项目”-确定

2.对列表进行重命名

2.1 下拉菜单-重命名

2.2 依次输入“接案”、“咨询个案”、“辅导个案”、“后续跟进”

3.录入你现有个案情况

3.1 新建任务-录入

4.设置标签，即定义个案的状态

4.1 项目选项-定义标签

4.2 分别输入跟进中的六种状态，电话、家访/面谈、资源链接、文书、督导、搁浅

5.定义个案情况，即录入检查项、标签及截止时间及拖拽至拉到相应类型

5.1 设置检查项（回车换行），即个案中的第一节、第二节、第三节……

5.2 设置个案状态，即标签

5.3 设置截止时间，即何时以

6.完善各个个案信息

6.1 把手上个案情况全部录入

7.配合筛选安排工作

7.1 筛选-任务筛选

7.2 类型1：标签筛选

7.3 类型2：截止日期筛选

7.4 类型3：标签+截止日期筛选

7.5 更多类型，但在这个系统中暂不使用，以后教程中会涉及

以上即本人在实务工作中使用worktile进行管理的方法，或思路有不不同，但作为一个足够强大的自定义软件，worktile是可以结合实际进行自定义以满足我们的需求的。

接下来会整理出如下分享：
-worktile如何进行财务、报销管理；
-worktile的基本的概念及协作技巧；
-worktile如何在工作组内进行协作；
-worktile如何进行审批流程优化；

点击试用：https://worktile.com/

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