总经办到底在干些什么， 解密总秘工作

总经办究竟在干些什么？

上次的总秘干货分享小朋友觉得很受用，面试顺利。回来之后开始问我总经办到底有哪些工作，相关的资料希望先学习着。

这里首先给小朋友赞一个，这样的学习态度和有预见有准备，已经开始适应这份工作了，其实百度也可以找到很多关于总经办的工作职责、管理制度等等，不过我还是根据我的经验写了一些东东，给大家一些参考。

1、 综合部、总经办和总秘的关系

其实公司的行业不同、规模不同、职能分配不同，关于总经办的架构安排都完全不同；比如有的公司就只有一个总经理秘书，但工作起来像个副总一样，因为要帮总经理处理很多工作，能力、权利都很大；有的也只有一个秘书，但就是个秘书，打打文件记记会议；有的称为办公室，主要负责接待和文秘类的工作，配置办公室主任加秘书司机等等，这种是比较常规的；而有的，比如我所在的公司，就是从以前的一个秘书兼着品牌，到现在的综合部，囊括了行政、人力、IT、总经办这样的综合性部门。

所以，从秘书开始的话，可以只是一个总秘，也可以是一个部门，或者将来有能力和机会成为一个部门。

2、 从秘书说起

我们从最基础的秘书工作说起，由于篇幅原因，具体的工作中要注意些什么问题，怎么超作我以后再慢慢的分享，先说事项，就是，总秘究竟做些什么呢？

在很多人眼中，总秘就是又漂亮又轻松的工作，整天跟着总经理狐假虎威，呵呵。然而，像我上一篇所说，这个工作，非常锻炼人。

1）总经理的时间安排。今天的、未来一周的，甚至一个月的一年的，可能都有提前的安排，这个工作看视简单，但是要求严格，那就是，不能出错，否则，如果时间冲突，有可能会错失机会，造成损失。

具体的工作中还会涉及到秘书什么时候和总经理汇报工作，紧急事项什么时间去请示合适，如何帮助老大拒绝不想安排给别人的时间，还有外部的一些约请，包括政府部门的一些约时间谈赞助如何评估如何处理，等等等等。

工作举例：

1、前台电话说有人临时要约见总经理，是某某电视台的，想就某某问题找一下公司总经理；

2、某政府部门电话来直接要找某总经理；

3、接到电话说是总经理的老朋友，今天飞来成都，晚上就要走，但是总经理的电话忘记了，要一下老总的电话。

媒体和政府都不能得罪，而错过老友也不好对吧，想想怎么处理呢？

2）重要会议准备

大家知道，老大的工作会议要占掉大头，很多刚入职场的小朋友觉得会议无聊，没有意义。但是，会议是统一全体步伐和思路的重要管理手段，而且在会议中能了解到全公司的重要信息和各部门工作情况，如果能从会议中学习，相信在公司的发展是一定可以事半功倍的。

工作提示：

1、会议首先是时间安排，请注意并不是告诉老大几点钟开会，而是老大上一个事项什么时候结束，怎么去下一个地点，是否有迟到的风险，是否需要提前沟通主办方，都是要考虑到的，更细致一点，老大的休息区、期间的用餐安排，都应该有所安排。

2、有的会议总经理只是参加，而大部分总经理参加的会议都是要讲话的。重要的讲话稿都需要提前准备。这也是秘书的工作。会议的背景，参加人员也就是听众们都是谁，需要讲什么内容，讲到什么程度，切入点在哪里，如何结束，数据跟谁要，怎么组合，甚至老大平时讲话的方式语气，在讲稿中都要契合，这是一个永无止境的工作项目，永远没有最好，只有更好。

4、有的会议是总经理主持召开的，此时就要做会议安排、会议通知、会议准备等一系列的工作。

3、除了讲话，很多老大还要讲PPT，PPT的问题，单独开一篇讲，这项也是一个没有最好只有更好的工作。

3）行程、交通、个人信件

大家觉得订个机票订个酒店是很简单的活儿吗？OH，nonono。

工作任务举例：

1、由于前一项工作拖了时间赶不上飞机，老大在电话里对你说，无论什么办法，明天早上上班前我一定要到。

2、适逢糖酒会，网上酒店都没有了，老大想住的酒店价格超出了公司的报销规定。

3、老大这次的航班要用呢航空积分升舱，这次他还要带上太太和小婴儿

另外就是信件，总经办里写老大名字收的信件，每天都有很多，难道全部让老大自己去拆吗？要分别处理，不过，千万不要把不该拆的东西拆掉了。

工作举例：一封手写的信封，全名写着老大的名字收。

4）接待工作

这也是一个马虎不得的工作，关系到老板的口碑和面子，出不得错。

工作任务举例：下周，政府总部某监管部门领导来本地，因为是本公司总部领导的老战友，请分公司老总代为接待。需要确认些什么？安排些什么呢？

这里会涉及到对方职务的考虑，此行的私人性质，对方的日程，时间的安排，行程的安排，用餐的安排，车辆的安排，以及小手信的安排等等。

5）签字文件的审核、报告的撰写

这里的秘书已经上升了一个层级，涉及到了公司的业务，如果开始做这些工作，秘书给到老板的文件，只要秘书说看过了没问题，老板就签字的，那么这个秘书已经非常成功了。对秘书来说，领导的信任代表了人品、专业的过硬。

除了这些基础工作，还有一些组织工作，系统工作，以及涉及跨部门跨公司的项目工作等等，秘书这个工作考验的是一个人的综合素质，上不封顶。待续。。。