电子发票对报销类saas的影响

电子发票对报销类saas的影响——part1 业务模型&电子发票

目前企业服务市场上涌现出一批以报销为切入的原生产品以及与“钉钉”“企信”合作的第三方服务产品，旨在优化现有报销流程，并从报销为入口切入外部消费撮合和内部企业费控；

另外随着国家大力推行电子发票，大企业也纷纷开始布局，金蝶“云之家”携手京东、航信优化开票、收票、报销、入账流程，腾讯通过微信连接开票平台和“企信” 试图实现电子发票的收纳、归集、流转、报销、入账、再消费的无缝链接。

一、调研目的

借着对电子发票的研究，对企业移动报销领域进行一次粗粒度调研

1、 saas报销与传统软件报销有何不同？——业务模型对比

2、 电子发票的意义

3、 报销产品框架及产品案例

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二、调研内容

（一） 业务模型

1. 传统软件报销业务流程

软件报销部分环节实现了无纸化，自动化程度较低，且并未实现智能化统计。

流程描述：

1) 报销人根据发票内容填写报销单、打印报销单，进行发票归类、并按归类将发票粘贴至报销单背面。差旅等事项之前还需要填写申请单；

2) 各部门对费用产生的原因、真实性等事项进行审批；

3) 财务对报销是否符合报销制度规则进行审批，并对报销单后的发票进行验真和金额核算；

4) 总经理进行审批同意；

5) 财务／出纳付款，通知报销人收款；

6) 财务进行账务处理：一是费用统计，一般是使用excel表对不同类别的费用进行分类统计，若老板需要掌握项目部门员工等其他情况，也会按项目、部门、员工统计费用；二是会依据原始凭证登记记账凭证，同时对原始凭证进行归档处理；

7) 老板会对查看费用分析情况，并对财务提出费用控制要求，由财务制定费控制度。

2. SaaS报销业务流程

SaaS报销自动化程度较高，数据分析更加智能化且将报销活动场景化，满足不同角色在各自工作场景中的需求。

流程描述：

1) 报销人在消费时记录一条消费记录，选择费用类别和关联项目，同时添加发票，系统内发票按费用类型归类；（类似于个人记账）

2) 报销人报销时勾选消费记录，自动生成报销单，根据费用记录自动与项目关联；打印报销单，粘贴发票；

3) 各部门对费用产生的原因、真实性等事项进行审批；

4) 财务审核：发票提交时系统已自动进行发票验真，系统内预设报销制度，财务审核时只需查看结果；

5) 总经理进行审批同意；

6) 财务／出纳付款，系统自动通知报销人收款，可多端多形式通知；

7) 财务进行账务处理：一是费用统计，系统智能实时进行费用统计，无需财务手工计算，且费用从员工录入消费记录时就自动统计，便于管理层实时了解企业费用情况，无需报销后等待财务计算；二是记账凭证自动生成，大多数saas提供了对接财务系统的接口，可将报销数据自动导入凭证模块填制凭证。

8) 老板可随时随地实时查看费用情况，并可将费控预算制度录入系统，全流程把控；费用分析维度更加丰富，展现方式和筛选查找更灵活。

综上可见，SaaS型报销是对传统软件报销的升级、改良，并且对数据的重视度更高，目的不仅在于帮助企业简化走通报销步骤、更在于帮助企业进行费用管理。

另外，随着营改增、电子发票的大力推行，可见国家对企业财税管理制度提出了更高要求，报销中需要对可抵扣费用类型和票据进行及时管理和抵扣期内报销抵扣，在报销流程上也需要改良，对费用税额实时控制，例如原来营业税下只需提供单位名称即可开具营业税发票;但增值税下还需提供企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行和账户等信息，很多系统需改进。

（二） 电子发票    

1. 什么是电子发票？

增值税电子普通发票（以下简称电子发票），是指通过增值税发票系统升级版开具、上传，通过电子发票服务平台查询、下载的电子增值税普通发票，区别于传统纸质发票，是在原有加密防伪措施上，使用数字证书进行电子签章后供购买方下载使用。

2. 电子发票如何开具？

纳税人通过金税盘或税控盘的单机版或服务器版开具电子发票。电商等用票量大的企业可选用服务器版税控开票系统以满足企业大量集中开票需求；票量小的企业可使用单机版税控开票系统完成电子发票开具及电子数据生成。

3. 电子发票如何流转？

纳税人使用升级版开票系统开具电子发票，开票系统将发票信息向税务机关正常报税，同时传输给对接的电子发票服务平台，平台将发票信息加盖开票方电子签章后反馈给开票方，开票方通过手机短信等方式将发票信息发送给受票方，受票方可登录服务平台查询、下载、打印已加盖电子签章的发票信息。

4. 电子发票是否需要打印？

2016年初，财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。

5. 电子发票对企业的意义

•  对于开票企业

1) 不需要印制纸质票，可远程领取电子发票、无需往返税务机关，不需要保险柜进行存放，开具发票后不需要打印、邮寄，从而能大幅降低纳税人在发票上的成本。

2) 对于电商行业而言，还解决了货票分离的经营模式带来的发票开具、邮寄的额外负担问题。

3) 电子发票系统可以与企业内部的ERP、CRM、SCS等系统相结合，发票资料全面电子化并集中处理，有助于企业本身的账务处理，大大提升了企业财务人员的工作效率。

4) 发票作废与红字发票开具更简便易行，避免与消费者因丢失纸质发票产生退货或者售后维修的纠纷。

5) 电子发票在保管、查询、调阅时更加方便，能及时提供企业经营者决策支持。

•  对于受票企业或消费者

1) 在交易的同时取得电子发票并进行查验，降低收到假发票的风险。

2) 方便保存、使用发票，随时可登录服务平台查询、下载已加盖电子签章的发票信息。

3) 发票随用随打印，对打印机和纸张没有限制，对打印次数没有限制，不用再担心发票丢失影响维权或报销。

4) 可报销、可入账，省去了传统纸质凭证入账的环节，提升受票企业财务人员的工作效率。

分析：可见，电子发票并不是纸质发票的电子版，而是从开票环节开始将发票数据电子化，目的在于实现发票流转全过程（开票－受票－报销－记账－税收核算－审计）的数字化传输，避免实体发票物流产生的问题，也利于营改增后对复杂增值税流转的管理，发票数据实时连接税务部门，税务人员可以及时对纳税人开票数据进行查询、统计、分析，及时发现涉税违法违规问题，有利于提高工作效率，降低管理成本。

6. 电子发票在企业产品中的应用

（1）微信电子发票解决方案

   描述：微信电子发票解决方案调用了微信多个产品能力，通过微信公众号、卡包、扫一扫、企业号、微信支付零钱包等提供的整体连接能力，与众多行业合作伙伴一起，实现了电子发票的收纳、归集、流转、报销、入账、再消费的无缝链接，全程实现无纸化。微信会整合现有报销系统功能，与该方案对接，用户把电子发票收进微信的卡包之后，一点报销就直接生成报销单，进入审批流。

（2）用友电子发票第三方服务平台

   用友自己搭建了一个第三方电子发票服务平台（类似于方欣这种），将其软件&SaaS产品与其对接，从服务平台读取发票信息至oa／报销系统个人票夹，生成报销单；入账生成凭证。

电子发票对报销类saas的影响（Part2 报销费控类产品案例简述）

一、报销产品框架

通过体验企业服务市场上几个主要的报销SaaS产品整理出如下产品框

架，总结来看有以下几个方面的创新：

• 前端延伸到企业消费领域

• 员工在消费时实时记录费用

• 报销审批和预算控制结合
  

• 业务财务一体化

• 费控制度产品化工具化

-  前端延伸到企业消费领域

进行消费业务撮合，同时差旅、交通等常用报销费用通过消费平台直接读取。

-  员工在消费时实时记录费用

类似于个人生活记账，避免遗忘和报销时一次性录入的繁琐，也利用对费用发生额的实时统计和预算制度的及时生效；记录方式可以手动输入、消费平台导入，另外还可以由票据生成：

一是ocr识别技术读取纸质票据生成电子信息

二是电子发票可从电子发票平台直接读取，并且电子发票和电子版纸质发票都可以在录入环节就实现发票查验，无需财务一次性一张张核查。

-  报销审批和预算控制结合

提前设置的费控制度、预算标准可在审批中发挥作用，对将要触线员工、项目、部门实时警告，各部门和人员也可以根据当前费用发生额及时控制和增减开支。

-  业务财务一体化

发票数据电子化后直接生成记账凭证，费用统计和分析由系统自动进行，开票数据和业务同步，不再是事后统计。

-  费控制度产品化工具化

减少企业费控制度实施的人力，且更好的保证企业费控有效执行。

        a.事前计划：预算控制系统，根据项目、部门设置好成本中心和对应的成本制度，并           按费用类别设置预算额度；

        b.事中控制：所有费用发生情况实时监控，不需等到提交报销，对个人、部门、项目           进行费用把控，触线前给出指导，极大降低了事后统计超过预算或项目中途发现预算         大额超标等情况；特别是员工不需要自己核算差旅销售等业务活动产生的费用是不是         超过个人标准、部门或项目预算，担心回去报不到钱。

        c.事后分析：可以从费用发生方（部门／项目／人员）、费用发生时间、费用发生类           型全方位统计，费用分析的根本目的是得出优化意见后推行，这样不仅能找出可优化         点，还可以通过系统自上而下推进到报销个人。

二、产品案例

产品案例（一）：闪电报销

——多场景报销，提升费用管理效率 

产品介绍

闪电报销是一款费用管理工具，基于现金流管理理念设计（使用中可以很明显感受到，是围绕资金来源、类别、去向串联报销业务），可以通过它轻松实现企业费用的实时上传、审批、报销、统计分析, 提高工作效率，协助团队完成经营决策。员工通过App端提交费用，审批人通过App端或Web端审批。让每位用户可以充分利用碎片时间，便捷地录入票据、审批报销、相关管理人员可以及时的查看公司费用情况。

亮点功能

        1）票据录入

移动报销：员工消费后使用手机录入，避免票据遗忘，也不用到月底报销时回忆费用用途。

批量识别录入：拍摄票据图像后，系统会在一定时间内自动识别票据的相关信息，用户只需在确认信息时选择该票据所属的类别和项目即可完成录入。批量识别录入为经常身处网络不佳环境的用户提供了便利，用户可以先拍摄票据，存在手机照片中，待网络良好的时候一次性上传等待识别。经试用：识别速度较慢，无法马上生成费用记录，需在“识别中”状态等待。

 

   2）提交报销单

 票据录入后系统自动分类汇总生成报销单，在企业规定的报销日提交报销单即可，可以选择一键全部提交或者部分提交。  

3）设置项目和类别

闪电报销默认了企业常用的费用类别，企业也可以根据自己的需求自行添加或关闭类别。

企业可以根据业务的需求，设置项目名称，员工报销时可以进行选择，财务或者管理层可以据此进行费用的统计分析。

如果某个项目的审批流程与默认的审批流程不一致，可为该项目设置单独的审批流。

  4）项目费用管理

公司除了常规的审批流程外，还可为每个项目设置单独审批流。设置完成后，员工在录入票据时选择该项目，则该费用的报销流程可按项目的独立审批流进行审批。项目经理能够随时看到并审批该项目的花销，及时进行项目成本核算。

   5）微信报销

         员工可以不下载app，在微信上使用。

总结分析

根据报销产品框架，闪电报销主要优势在于费用记录环节，能多场景多种方式录入费用，并能按项目、费用类型归类，但其也存在不足：

• 无法读取电子发票

• 费用统计功能做得很浅，费用按类型、项目、人员平铺展现，但未根据类型、项目、人员、部门、预算多维度综合统计分析，只有表层统计没有深入分析，最好能直接根据统计和预算对比给出企业费控建议

• 纸质票据识别速度慢

• 审批流功能简单

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产品案例（二）：简单报销&全程费控 

                                      ——一体化高效费用管理平台

这两款产品都是以报销为切入点，深入到企业、项目费用控制之中，而且  基础功能也很类似，并且都号称要做中国的concur，所以一起讨论。

产品介绍

   1）全程费控

  全程费控是一站式企业差旅及费用管控平台，致力帮助企业及其员工轻松管理         差旅等各类费用的申请和报销，并且通过获取费用数据，为企业提供可靠分             析，让企业有效控制费用开支，优化决策。

   2）简单报销

   母公司以报销为切入点致力于帮助客户更高效完成费用报销审批、企业OA系统        及各项申请管理，“简单报销”是公司旗下主要产品，专注企业消费服务化繁为          简，使企业费用管理更高效、便捷，提供相应的数据分析、报表服务，更清晰          地呈现项目成本，为客户控制预算提供有效地数据支持。

亮点功能

   1）业务与事务相关联

  

在前端费用录入上不再赘述，和之前的轻便报销产品类似；这类产品亮点主要是不仅完成报销审批，并着眼于报销的核心——企业现金流管控，将费用控制、预算制度、财务制度和系统报销审批流程结合起来。

   2）预算制度信息化管理

将预算标准预先设置到系统中，通过系统对报销审批全流程进行费用管控，财务管理人员能及时了解各类费用发生情况，项目管理人员可以实时根据费用发生额对标预算标准及时调整消费情况，避免报销时触线无法报销。

   3）预财务制度预设，系统自动驳回不合规报销

企业将差旅报销制度录入系统，费用类型关联费用标准，不合规费用系统自动审批驳回，并且因为费用发生实时录入，员工能及时管控报销额度。

   4）成本中心匹配政策组，实现多维度费控制度

• 成本中心：成本中心是企业费用归集的单位，是一个财务角度的组织架构。一般以部门或者项目作为成本中心。成本中心负责人需要审批费用，对预算负责。可以按部门或项目自定义成本中心，并支持多级管理

• 政策组：政策组是公司成本中心归集的单位。一个政策组可以包含若干个成本中心且一个成本中心只能属于一个政策组；设置政策组后，可对不同的政策组设置不同的政策。未设置政策组的成本中心将默认在通用政策组内。

        可以按照公司政策的不同为成本中心划分政策组，例如如果需要给分公司设置         不同的财务审批流，就可以将不同的分公司的成本中心设置为一个政策组。

   5）财务&业务数据可视化，全方位事后分析

报销过程中费用情况实时统计，且比之前闪电报销分析更多维更深入，可以从总额、明细、趋势、部门／项目、员工、费用科目多角度分析，且数据可视化展现，利于指导财务和各部门及时调整制度和管理措施。

   6）凭证生成及外部系统打通

简单报销可根据用户已有财务系统进行“财务凭证”格式定制，并支持与财务系统的对接。（易快报也以插件形式支持导入至财务记账系统。）

对比分析

简单报销想从报销切入到oa和采购，除了基础的差旅、请假、外勤申请、报销、审批等功能，还希望能延伸至企业合约管理、供应商付款管理、合规辅助等全面的费用控制需求，饼画得有点大，用起来反而审批报销不如走消费报销或oa类saas，费控上又没有全程费控做的更有财务逻辑。  

全程费控的母公司战略和思路比较清晰，全场费控对标concur saas化特点并且结合了用友传统费控软件的逻辑，中西结合；另外“全程费控”专管报销审批主要是企业内部管理费用控制，搭配公司另一个产品“商宴通”使用管理企业外部采购、供销费用。

轻便智能系：捷报、易快报、每刻报销都和闪电有点类似；

费控专业系：费控宝、concur都和全程费控有点类似，就不单独分析了。

三、总结分析

目前大多数报销产品还未引入电子发票，虽然国家开放了电子发票查询接口，可以由服务平台查询并和报销财务系统对接，但是由于电子发票入账审核、重复使用、ps作假等，落地执行层面还是存在很多问题，所以很多企业都暂不支持纯无纸化电子发票报销，就算支持也是要求打印成纸质发票以备审计存档。

但未来无论是技术还是制度控制上电子发票制度都会更完善，所以行内很多家还是在布局，和各种第三方税务服务商有合作。

一旦电子发票制度化常规化，发票电子数据实时读取将为“业务与财务实时互通”提供实践利器，以往业务到财务存在的时滞会越来越小，“财务指导业务”将从理论和报表逐步深入各个业务活动；AI和大数据等技术发展将加速工具对基础会计岗位的替代，财务人员在财务活动中的管理职能将得到充分发挥，从软件时代自动计算向saas时代自动处理升级；另外，传统线下和软件中集团性质的财务共享服务中心模式在saas/paas时代会更好的落地和传播，组织形式也有可能发生改变，模块化、跨系统为该服务方式快速搭建普及提供了土壤。

无论未来财务方向产品发生何种改变，财务与业务割裂的刻板印象在产品和用户心中都会逐渐发生转变，而对于产品人而言学科理论、业务实践、互联网形态间的如何有机结合对从业者综合素质也会有更高的要求，与君共勉，一同努力！

 

作者简介：PM马达    

-专注于业务型产品，分享B端/SaaS/后台/金融产品知识与经验

原文地址：

http://www.pmcaff.com/article/index/645200501692544
http://www.pmcaff.com/article/index/817145984180352

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