最新EXCEL使用技巧大全

最新EXCEL使用技巧大全

《EXCEL使用技巧大全》系本人在大量的网络及相关教材中搜集理论资料，结合实操求证通过后，精心系统整理而成，希望对大家有所帮助。若见谬误之处切请回复指正，更盼大虾不吝补充更多实用的新奇技巧！

 

A单元格及区域选定技巧

 

1、键盘快捷选定技巧

 

1) Shift+空格——选定当前单元格所在的整行（包含该行中所有空白单元格）。

 

2) Shift+上或下方向键——逐行选定单元格。

 

3) Shift+左或右方向键——逐格选定单元格。

 

4) Shift+Home——选定从当前单元格到该行开头的所有单元格。

 

5) Shift+Ctrl+Home——选定从当前单元格到整个表格开头的所有有记录单元格。

 

6) Shift+Ctrl+End——选定从当前单元格到整个表格结尾的所有有记录单元格。

 

7) Shift+Ctrl+上方向键——选定当前格到该列开头的所有有记录单元格。

 

8) Shift+Ctrl+下方向键——选定当前格到该列结尾的所有有记录单元格。

 

9) Shift+PGDN——将选定区域向上扩展一屏。

 

10) Shift+PGUP——将选定区域向下扩展一屏。

 

11) Tab——在一行中依次向右选定每个单元格。

 

12) Shift+Tab——在一行中依次向左选定每个单元格。

 

13) Enter——在一列中依次向下选定每个单元格。

 

14) Shift+Enter——在一列中依次向上选定每个单元格。

 

2、快速选中所有数据类型相同的单元格

 

要选择数据类型都是“数字”的单元格来进行操作，可是这些单元格都是分散的，请问有什么好的方法把它们全部找出来吗？可以利用“定位”命令来快速地找到这些单元格。具体操作如下：执行“编辑”菜单中的“定位”命令。在弹出的“定位”对话框中，单击“定位条件”按钮。接着会弹出一个“定位条件”对话框，根据需要，选择设置好要查找的单元格类型。例如先选择“常量”项，然后再复选上“数字”项，最后单击“确定”按钮完成即可。这样符合上述条件的单元格全部会被选中。

 

3、利用组合键在单元格中快速定位

 

在修改工作表中的单元格数据时，如果要在单元格中增加数据的话，每次都要先用鼠标定位，然后再用键盘输入，这样来回地切换很不方便。可以用键盘的方向键来选择单元格，然后按下“F2”键。这样单元格就会自动转换输入模式，同时光标也自动定位在该单元格的最后面，直接输入数据就可以了。

 

4、快速选定超大范围的区域

 

首先在“名称”框（就是公式输入栏fx左边的输入框）中输入该操作区域的起始单元格名称代号（即列标行号），然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号，中间用“：”冒号分开。最后按下“Enter”键，这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。

 

5、快速选定过于分散的单元格

 

对于相距太远的单元格，可将每个单元格的名称代号以英文“，”隔开，全部输入“名称”框（就是公式输入栏fx左边的输入框）中，最后按下“Enter”键即可完成选定。

 

6、快速选定中等范围内的单元格或区域

 

无论待选定的多个单元格或区域是相邻的还是分散的，均可按此法操作：选择第一个单元格或单元格区域，然后按“Shift+F8”键（在窗口的状态栏会提示ADD），并单击来选定其它单元格或拖动鼠标选定其它区域。再次按“Shift+F8”键即完成选定操作。

 

7、快速在表头和表尾间切换

 

按CTRL+HOME可使活动单元格置表格左上角第一格，相当于快速返回表头。按CTRL+END可使活动单元格置表格右下角最后一格，相当于快速到达表尾。

 

8、快速选中包含数据的所有单元格

 

在Excel中，我们都知道按下“Ctrl+A”组合键或单击全选按钮可选中整个工作表，拖动鼠标也可以选择工作表的某个区域，但在进行报表或者数据处理时，可能只需要选中所有包含数据内容的单元格区域，那该怎么操作呢？可以这样来操作：首先选中一个包含数据的单元格，按下“Ctrl+Shift+*”组合键，即可把所有包含数据的单元格选中。选定的区域是根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。注：本技巧仅适用于工作表中的数据是连续的情况。

 

9、两次选定单元格

 

有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。此时，你肯定会通过选择“工具”“选项”“编辑”，取消“按Enter键移动活动单元格标识框"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）即可。

 

10、快速选定一行或多行

 

比如要选中第88行，可在编辑栏的名称框里输入“88:88”，然后回车即可。要选中第88到100行的连续区，就输入“88:100”；要选中第88到90和100行的分散区，就输入“88:90,100:100”。注意冒号和逗号都是英文标点，还有表格中不能包含“在整个表格中已合并的列”，否则此法无效。

 

11、快速选定一列或多列

 

方法同上所述，只是把上面的行号换成列标，也要在英文状态输入但列标不用分大小写。比如要选中D列，可输入“d:d”；选中D和K列，可输入“d:d,k:k”。

 

B输入技巧

 

一、输入文本

 

Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。打印机维修网(http://www.dyj123.com)提醒大家，虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

 

二、输入分数

 

几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

 

三、输入负数

 

在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

 

四、输入小数

 

在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0” 字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外美文坊提醒大家，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

 

五、输入货币值

 

Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

 

六、输入日期

 

Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+；组合键。

 

七、输入时间

 

在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+；键。

 

 

01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？

 

例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：

 

1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列；

 

2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车；

 

3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。

 

02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？

 

打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。

 

03、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日，1月2日等日期形式，怎么办？

 

这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

 

04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

 

点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。

 

05、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？

 

在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

 

06、在Excel中如何设置加权平均？

 

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

 

07、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？

 

把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

 

08、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？

 

如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。

 

09、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？

 

这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文office，Excel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？随便安装一个打印机驱动程序就可以了。

 

10、在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？

 

这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Windows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按 “确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

 

11、如何快速选取特定区域？

 

使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。

 

12、如何快速返回选中区域？

 

按Ctr+BacksPae（即退格键）。

 

13、如何快速定位到单元格？

 

方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。

 

方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。

 

14、“Ctrl＋*”的特殊功用

 

一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl＋* 键可选定整个表格。Ctfl＋* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

 

15、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？

 

有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”/“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。

 

16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？

 

选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋ Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

 

17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？

 

如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

 

具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋ A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。

 

18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？

 

按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

 

具体方法是：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。

 

19、如何让屏幕上的工作空间变大？

 

可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。

 

20、如何使用快显菜单？

 

快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

 

21、如何使用快显菜单？

 

快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

 

22、如何防止Excel自动打开太多文件？

 

当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”/“选项”/“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。

 

23、如何去掉网格线？

 

1）除去编辑窗口中的表格线

 

单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；

 

2）除去打印时的未定义表格线

 

有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。

 

24、如何快速格式化报表？

 

为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。

 

25、如何快速地复制单元格的格式？

 

要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

 

26、如何为表格添加斜线？

 

一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用 “文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”/“图案”，选择“无边框”项即可。

 

27、如何快速地将数字作为文本输入？

 

在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。

 

28、如何定义自己的函数？

 

用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：

 

Function Zm(a)

 

If a＜ 60 Then im＝‘不及格”

 

Else Zm=“及格”

 

End If

 

End Function

 

29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？

 

可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法：= MYUDF.XLS！ ZM(b2)

 

30、如何快速输入数据序列？

 

如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按 Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择 “工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。

 

31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

 

上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方式。

 

32、如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？

 

不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”/“选项”/“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。

 

33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？

 

选定单元格区域，选择“数据”/“筛选”/“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。

 

34、如何对工作簿进行安全保护？

 

如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。

 

工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取 “格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取 “保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。

 

注意：不要忘记你设置有“口令”。

 

35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？

 

对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”/“页面设置”/“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。

 

36、工作表保护的口令忘记了怎么办？

 

如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”/“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

 

37、“$”的功用

 

Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。

 

38、如何用汉字名称代替单元格地址？

 

如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。

 

定义名字的方法有两种：一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”/“名字”/“定义”，在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。

 

39、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？

 

在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”/“名字”/“定义”，将此区域命名，如Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM（Group1）”。

 

40、如何定义局部名字？

 

在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可。

 

41、如何命名常数？

 

有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率4.9％来计算利息，可以选择“插入” /“名字”/“定 义”，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝ 0.04.9”，按“确定”按钮。

 

42、工作表名称中能含有空格吗？

 

能。例如，你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ Zhu Meng！A2”的公式，否则 Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'Zhu Mg'! A2”就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单由 Zhu Meng工作表，再输入余下的内容。

 

43、给工作表命名应注意的问题

 

有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel默认的荼表名是sheet1、sheet2.....），在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名，否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表为ZM，则其“克隆”表为ZM（2）。在公式中Excel会把ZM（2）作为函数来处理，从而出错。因而应给ZM（2）工作表重起个名字。

 

44、如何拆分或取消拆分窗口？

 

当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”/“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”/“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。

 

45、如何给工作簿扩容？

 

选取“工具”/“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有255张工作表，系统默认值为6。

 

46、如何减少重复劳动？

 

我们在实际应用Excel时，经常遇到有些操作重复应用（如定义上下标等）。为了减少重复劳动，我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是：选取“工具”菜单中的“宏”命令，执行“记录新宏”，记录好后按“停止”按钮即可。也可以用VBA编程定义宏。

 

47、如何快速地批量修改数据？

 

假如有一份 Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能：首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”/“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”/“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。

 

48、如何快速删除特定的数据？

 

假如有一份Excel工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据” /“筛选”/“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”/“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。最后，取消自动筛选。

 

49、如何快速删除工作表中的空行？

 

以下几种方法可以快速删除空行：

 

方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行。

 

方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”/“列”，插入新的一列入在A列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行。最后以A列重新排序，再删去A列，恢复工作表各行原来的顺序。

 

方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白”。

 

50、如何使用数组公式？

 

Excel中数组公式非常有用，它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式，首先必须选择用来存放结果的单元格区域，在编辑栏输入公式，然后按ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上括号“{}”。不要自己键入花括号，否则，Excel认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式．需选择数组区域并且激活编辑栏，公式两边的括号将消失，然后编辑或清除公式，最后按 Ctrl＋shift＋Enter键。

 

51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？

 

通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值，而是将其内容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现0值的情况，如何让0值不显示？方法一；使用加上If函数判断值是否为0的公式，即： =if（b2＋c2＋d2＝0，“”， b2＋c2＋d2）方法二：选择“工具”/“选项”/“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项。 方法三：使用自定义格式。 选中 E2：E5区域，选择“格式”/“单元格”/“数字”，从“分类”列表框中选择“自定义”，在“格式”框中输入“G/通用格式；G/通用格式；；”，按 “确定”按钮即可。

 

52、在Excel中用Average函数计算单元格的平均值的，值为0的单元格也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格？

 

方法一：如果单元格中的值为0，可用上例“0值不显示的方法”将其内容置为空，此时空单元格处理成文本，这样就可以直接用Average函数计算了。

 

方法二：巧用Countif函数 例如，下面的公式可计算出b2:B10区域中非0单元格的平均值：　　=sum（b2: b10）/countif（b2: b1o，"0"）

 

53、如何在Excel中实现“自动更正”功能？

 

Word用户都知道，利用Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入．但在Excel中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实，使用VloopuP函数可以巧妙地解决这一问题。

 

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问：在Excel中如何给单元格重新命名？答：Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。

 

问：如何去掉默认的表格线(网线)？答：单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效(将左边的“×”去掉)。

 

问：怎样才能给工作表命名？答：双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称即可。

 

问：我在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”，输入60以上的分数时，显示为“及格”。请问怎样才能够实现？答：用IF函数可以实现。假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级：=if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　分“不及格”和“及格”两个等级

 

=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“优秀”))　分三个等级

 

=if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“优秀”)))　分为四个等级注意：符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。

 

问：怎样跨表操作数据？答：设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的三张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容。则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式：=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。

 

问：我的工作表中有一些重要数据或计算公式不希望被别人修改或删除，想仅仅对这一区域加密保护，不知道有什么方法？答：方法如下：1.加密：选择“格式/单元格/保护”，选定“锁定”项，“确定”后返回。然后选择“工具/保护/保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。此时再想修改选定区域中的单元格，将提示该单元格已被保护的信息。2.解密：依次选择“工具/保护/撤消工作表保护”，输入保护口令后，“确认”退出即可。

 

问：请问如何连续打开多个工作簿？答：可按如下步骤进行：选取菜单“文件/打开文件”，按住Ctrl键后用鼠标选定你欲打开的文件，选“确定”退出，此时你选中的文件将同时被打开。

 

问：我同时打开多个工作簿时，它们一般都会叠在一起，如何才能够方便地激活工作簿？答：可以用快捷键Ctrl＋F6嘛，它可以依此激活各工作簿。

 

问：怎样同时操作多个工作簿？答：同时打开多个工作簿时，可对窗口进行重排以达到同时操作多个工作簿的目的，方法如下：选取菜单“窗口/重排窗口”，可根据自己的爱好分别选取“层叠”、“水平并排”或“垂直并排”方式，以后用户只需单击工作簿上方的蓝条即可激活相应的工作簿。

 

问：我想Excel一启动即装入自己的工作簿，不知有何高招？

 

答：可按下述方法进行：方法一：将自己的工作簿拷入Excel的启动目录/excel5/xlstart中；方法二：用户自定义启动目录，具体操作是：选取“工具/选项/常规”，在“替补启动目录”中输入自己的工作目录(c:/my－tool/mywork)，“确定”即可。

 

问：我在用Excel时它没有正确计算出结果而显示了一个错误信息####，请问这是怎么回事？答：这可能是你输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，在单元格中显示不下了，可以通过调整列标之间的边界来修改列的宽度来解决。还有可能就是你对日期和时间做减法时格式不正确：Excel中的日期和时间必须为正值。如果日期或时间产生了负值，将在整个单元格中显示＃＃＃＃。如果仍要显示这个数值，请单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定一个不是日期或时间的格式。

 

问：在Excel中快速输入大写中文数字有何简便方法？答：好办，步骤为：1.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。2.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）。3.右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。4.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。5.从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。6.单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”效果不错吧!

 

问：当我在某个单元格中输入计算公式后，Excel只会显示数据方式，我想查看原始的计算公式，那怎样在公式和结果之间进行切换呢？答：若想查看原始的计算公式，只需单击“Ctrl－`”键（后撇号，键盘上浪线符～的小写方式），Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，若拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法：1.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。2.单击“视图”选项卡。3.

 

复选“窗口选项”栏中的“公式”选项。4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

 

问：在Excel中怎样才能够自动为表格添加序号？答：举个例来说吧：要实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：1.在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。2.用鼠标将A1:B1单元格定义为块。3.为它们设置适当的字体、字号及对齐方式（如居中、右对齐）等内容。4.将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏为止。5.放开鼠标，则A1－J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同。当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号或序号，操作也十分方便。

 

问：我在Excel中输入数据时，数据与单元格的宽度经常不匹配，可以让数据与单元格自动相匹配吗？答：Excel具备有“缩小字体填充”功能，它可自动让单元格内的数据与单元格的宽度相匹配，我们只需利用这一功能即可实现由系统自动调节单元格内的字号大小、并实现与单元格的宽度相适应的目的，十分方便。具体使用步骤为：1.将希望具备有该功能的单元格定义为块。2.执行Excel“格式”菜单的“单元格”命令，系统弹出“单元格”对话框。3.在“单元格”对话框中选择“对齐”选项卡。4.复选“文本控制”框中的“缩字体填充”选项。5.单击“确定”按钮。这样，被选定单元格即具备了自动调节字号大小的能力，当这些单元格内的数据较多、采用原有字号无法完整地进行显示时，Excel就会自动缩小它们的字号，使它们能恰好在该单元格内显示下为止。这样就实现了既可显示所有数据，又可充分利用单元格已有宽度的目的，达到了两全其美，效果非常好。

 

问：小二，现在有一个问题要请教你：在Word编辑文档时，怎样才能把Windows98的一些窗口画面，Word2000、Excel2000等应用软件的工具栏以及它的下拉菜单等编辑到文档中？

 

答：如果要把整个屏幕画面截取下来你可以简单地使用屏幕画面抓取键PrintScreen，然后打开一个图像处理软件，比如“画图”工具，进行粘贴，然后存盘即可。