excel数据处理

1 良好的操作习惯

1.1 加密工作簿

单击文件选项卡，打开信息面板，下拉保护工作簿按钮，选择用户密码进行加密。取消密码保护，需要再次进入保护工作簿，在对话框中清空原密码。

1.2 自定义工作簿的默认保存位置

单击文件选项卡，选择选项，选择保存里面去设置默认本地文件位置的路径。

1.3 行列标识被隐藏 或者 填充柄功能被取消 或者 数据改变时公式不进行自动重算

单击文件选项卡，选择选项，选择高级里面去勾选
显示行和列标题，启用填充柄和单元格拖放功能。选择公式里面去勾选自动重算，

1.4 大数据查看时冻结工作表的首行或者首列

视图选项卡下的单击冻结窗格下拉按钮，单击冻结首行或者冻结首列。如果想同时冻结首行和首列，先同时选中首行和首列（选中首行，按住ctrl，选中首列），视图选项卡下的单击冻结窗格下拉按钮单击冻结拆分窗格。

1.5 重要工作表限制编辑或者保护部分区域

●重要工作表限制编辑 审阅选项卡的更改组中单击保护工作表按钮。
当要取消工作表被保护状态时，在审阅选项卡的更改组中单击撤销工作表保护按钮，将会弹出撒销工作表保护对话框，输入建立保护操作时所设置的密码，即可撇销被保护状态。

●保护部分区域
➊单击▲按钮选中表格中所有单元格区域，然后单击鼠标右键，弹出的快捷菜单中单击设置单元格格式命令，打开设置单元格格式对话框。
❷单击保护标签，撤选锁定复选框 ❸再单击确定按钮返回到工作表中。

1.6 同步滚动并排查看两个工作簿

视图选项卡单击并排查看按钮，与此同时，单击同步滚动即可事项鼠标滚轮，两个工作簿同步滚动。

2 提高数据的录入效率

2.1 避免长编码总是显示科学计数

当输入工号，编号或者数位较长的等特殊号码时，如果输入以0开头的编码，Excel默认会省去0，所以要将单元格的数据格式设置为文本再输入编码。
如下图：

2.2 财务单据中快速输入大写人民币

2.3 大量小数时的简易输入法

设置好 “自动插入小数点” 之后，选中一个单元格，输入“1234”，按enter键，就自动添加了小数点。

2.4 不相邻的相同数据可一次性输入

当单元格不相邻的时候，按住ctrl键不放，选中多个要输入的单元格，然后直接输入数据。按下ctrl+enter键之后就可以实现不相邻的相同数据可一次性输入

2.5多表大量负数简易输入法

2.6部分重复数据的简易输入法

2.7 保持编码的相同宽度

2.8 导入文本数据

2.9 将已有工作表内容填充到其他工作表

2.10 限制输入的数据只能在指定范围内或者指定格式，以及给出输入提示

数据有效性一栏，设置一栏可以，输入信息选项可以当用户输入时给予提醒，出错警告选项：当用户输入数据不合法时候，给予提示

2.11 建立下拉公式选择输入的序列

第一种方式，当下拉选项较多的时候，用拾取器按钮：

第二种方式：

2.12 限制一列中输入重复值

2.13 限制输入空格 和 禁止出库大于库存数

3 数据的处理与挖掘

3.1 数据整理

3.1.1 处理数据时整行或者整列互换

单击左键选中整列，将鼠标指针移至此列的边缘，使指针变为双十字箭头，按住shift键，同时按住鼠标左键将选中的列拖动到要移动的位置

3.1.2 处理掉数据中所有的空格与空行

1. 按ctrl+F组合键，打开查找与替换，在查找内容文本框中按空格键，单击全部替换按钮，单击确定即可。

2. 删除空行的第一种方法：利用"筛选（导航栏数据选项下）
   

3. 删除空行的第二种方法：定位（快捷键ctrl+g或者F5）功能删除所有空行。
   定位勾选空值之后，所有的空行被选中后右键选中删除即可。

3.1.3 处理数据表中的重复数据

1 删除数据中的重复值

2 “条件格式”查找重复值

3.1.4 处理日期

文本格式的日期无法进行日期筛选，需要更改为标准日期。

3.1.5 处理文本型数据

1. Excel不允许文本型的数字被计算，将数据的格式进行转换为数字即可
2. 含有强制换行符的数字不能被计算，强制换行符与自动换行符不一样，它是在想要换行的位置按下Alt+enter键产生的换行。 按ctrl+F组合键，打开查找与替换，在查找内容文本框中输入ctrl+J，单击全部替换按钮，单击确定删除全部的换行符。

3.2 数据抽取与构建

3.2.1 分列抽取新字段

3.2.2 文本函数抽取新字段

3.2.3 分列巧妙批量删除数据的多余的单位

3.2.4 合并两列数据构建新数据

3.2.5 合并单元格时保留所有数据

1. 首先选中的单元格数量要与实际要合并的单元格数量一致
   

2. 单击“格式刷”按钮后，光标变成一把刷子，将光标移至到要合并的单元格上，单击一次即可合并单元格。从外表上看已经合并了单元格，也并未破坏表格的结构。（需要注意的是：当需要合并的单元格的数字格式特殊时，在选取空白单元格的时候，要对空白单元格进行设置，让它和原数据区域的格式一致，这样在使用格式刷的时候，数据才不会出错。）

3.3 数据定位查找与替换

3.3.1 快速定位所有 空值 和 0 值

1. 快速定位所有 空值
   快捷键ctrl+G打开定位选项卡

2. 快速定位所有 0 值
   快捷键ctrl+F打开查找与替换选项卡
   

3. 定位0 值 和 空值的作用就是：

• 定位空单元格实现数据一次性输入，就想 2.4节中 不相邻的相同数据可一次性输入的功能。
• 单元格中的数据同时增加或者同时减去一个数的时候可以忽略空值单元格：
  
  
  

3.3.2用通配符批量查找一类数据

3.4数据计算

3.4.1 多表合一表

3.4.2 多表合并计算——求和，求平均值，计数统计

第一列的属性要和合并计算那几个工作表属性顺序一样。



可以选择求和或者求平均值或者计数。

3.4.3 妙用合并计算进行多表数据核对

返回值为0的表示表一和表二的数据一样没有差异。如果数据不是0，说明数据存在差异。

3.4.4 相对引用 和 绝对引用

1. 相对引用是指把一个含有单元格地址的公式复制到另一个位置时（用填充柄填充的时候），公式中的单元格的地址会随之改变。
2. 绝对引用指把公式移动或者复制到其他单元格的时候，公式的引用位置地址始终不变。它与相对引用的区别就在于单元格地址前面是否含有$符号，$符号表示锁定，添加了$符号的就是绝对引用

3.4.5 用名称简化函数参数

名称是将一个单元格区域定义为一个更加容易理解的名字，首先选中要简化的区域，然后在名称框中输入名称。这样在公式里面就简化参数。

3.5 按条件特殊显示数据

3.5.1 不同图标界定数据范围

3.5.2 指定月份数据 和 周末日期特殊显示

4 数据可视化分析

4.1 图表的编辑技巧

4.1.1 建立图表并快速向图表中添加新数据

1. 建立图表
2. 向图表中添加新数据
3. 在图表上重设数据源
   
   

4.1.2 在图标上添加数据标签

4.1.3 双图表类型时通常要启用次坐标轴

5 用函数计算统计数据

5.1 逻辑函数

5.1.1 if函数——条件判断的利器

=if(条件，条件为真时返回的值，条件为假时返回的值)

5.1.2 and,or函数——条件判断的得力助手

=and(条件1，条件2 , 条件3 , 条件4)，只有所有的条件为真时，返回true。
= or (条件1，条件2 , 条件3 , 条件4)，只要一个条件满足，返回true。

5.2 数学函数

5.2.1 自动求和按钮

5.2.2 sumif函数——只对满足条件的求和

=sumif(条件判断区域， 条件， 用于求和的区域)

5.2.3 sumifs函数——同时满足多条件求和

=sumifs(用于求和的区域, 条件判断区域, 条件， 条件判断区域,条件… )

5.2.4 sumproduct函数——并非完全等同sumifs的一个函数

= sumproduct(数组1，数组2，数组3)

5.2.5 round 和 roundup函数——从根源上控制小数位数

5.2.6 mod函数——余数计算器

5.2.7 int函数——整数切割器

5.3 统计函数

5.3.1 average和averageif函数——求平均值与按照条件求平均值

5.3.2 count和countif函数——计数与按照条件计数

5.3.3 countifs 和 sumproduct 函数——满足多条件记数

5.3.4 max（if） 函数——用max创造“maxif”效果

5.4 日期与时间函数

5.4.1 year,month,day 函数——提取日期

5.4.2 dateif函数——日期差值计算函数

5.4.3 workday函数——与工作日有关的计算

5.4.4 weekday函数——星期数判断器

weekday函数的第二个参数：

5.4.5 eomonth函数——月末日期推算器

5.4.6 hour,minute,second函数——提取时间

5.5 查找与引用函数

5.5.1 row 与column函数——行列坐标查询

5.5.2 lookup函数——查找利器

5.5.3 vlookup函数——联动查找神器

5.5.4 index + match函数

5.6 文本提取函数

5.6.1 find函数——字符位置搜索器

5.6.2 mid函数——途中截取器

5.6.3 text函数——数据易容专家

5.7 信息类函数

5.7.1 iserror函数——报错侦查器

5.7.2 iseven 和 isodd 函数——奇偶数判断器