利用Word的"邮件合并"功能,自动发送工资表邮件(亲自实践)
Excel中的工资条,希望能够把每个人的信息,发送给个人.
如果手工来发送的话,工作量太大
其实可以用Word的"邮件合并"功能,直接读取Excel,然后通过outlook来实现自动发送邮件给个人的功能:
实现环境:Word 2007
1.在Excel中设定数据源内容,如下图:(具体内容根据邮件需求可以变化,但是收件人的邮箱地址是必须的,下面连接电子邮箱时会用到)
(这里为了测试,把每个人的邮箱都设为同一个.真实的工资条中每个人的邮箱不同)
2.打开Word,设定好Email的邮件格式,如下图:(以下操作都在Word中完成)
3.菜单栏"邮件"-->"开始邮件合并"下拉框-->"邮件合并分布向导",如下图:
4.此时,Word窗口右侧出现"邮件合并"子窗口,如下图:选择"信函",点击"下一步"
5."选择开始文档"中选择"使用当前文档",点击"下一步"
6."选择收件人"中,因为Excel中有收件人邮箱地址,所以选择"使用现有列表",点击"下一步":
7.在弹出窗口中选择工资表Excel ,打开,然后选择工资表所在sheet,点击"确定":如下图:
注意:如果工资表中包含标题行的话,一定要勾选"数据首行包含列标题"
8."邮件合并收件人"窗口中,勾选需要发送邮件的数据
9.选择好发送数据之后,Word右侧的邮件合并子窗口中"收件人选自"内容会更新,点击"下一步":
10."撰写信函"窗口中,选择"其他项目"
11.将光标定位到Word内容上,"插入合并域"窗口中,点击需要插入的列内容:
12.插入结果如下:
13.Word右侧的"预览信函"窗口,点击"下一步"
14."完成合并"
15.此时,点击菜单栏"邮件"-->最右侧的"完成并合并"下箭头,选择"发送电子邮件"
PS:下面图片看不到,是因为百度空间的bug,在我编辑和预览场合都显示没问题,一旦发布就被阉割了.
16.弹出窗口"合并到电子邮件"中,"收件人"选择Excel中的"邮箱"列(这就是为什么要走工资单Excel中一定要有邮箱地址一列的原因)
17."主题行"和"邮件格式"可以根据需要自行填写,点击"确定":
18.可能你的outlook会弹出以下窗口,让你确认是否允许发送邮件,点击"允许"
19.此时,outlook就会将Excel中工资单,按照每个人的邮箱,分别发送了.