利用word邮件合并批量导入照片

                                                                  利用word邮件合并批量导入照片

                                                                                              ------嘉为   张辛

 

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。

一. 素材准备

首先要有员工照片。我们建立一个员工信息的文件夹，将所有员工照片放在里面，照片以员工姓名命名。

建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””，很容易就搞定了。

 

 

 

在word中创建一个工作证的模版文件，如图所示。

 

将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。

 

一. 利用WORD邮件合并制作工作证件

1.     链接数据源

将word模版和Excel信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。

 

打开选取数据对话框，在硬盘上找到Excel员工信息表，选择打开。

 

 

确认数据源是“OLE DB数据库文件”。

 

 

在打开的数据源中选择sheet1表格。

 

 

此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。

2.     插入合并域

将Excel信息表中数据导入到Word模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。

 

 

3.     批量插入照片

接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。

 

 

在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。

 

 

 

源文件的最终效果如下图所示。

 

 

此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。

 

 

4.     查看合并效果

最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。

 

这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。

 

但是我们发现两个问题：

(1)     照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？

(2)     比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？

下面我们来解决这两个问题。

 

三. 后期调整

1.     调整邮件合并文档的图片大小

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。

2.     选择邮件合并的文档类型

回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。（注：该操作一定要在最初的主文档中进行）

 

 

此时合并文档的效果如下图：

 

 

注：后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：

(1)     设置文档类型为“目录”。

(2)     链接数据源

(3)     插入合并域及照片域

(4)     调整照片大小

(5)     完成合并，查看合并效果