周例会流程及说明

 本文把例会的基本流程进行描述，同时附加一些常见的FAQ分享，希望大家能借鉴分享，召开高效的周例会。

 

活动名称	LTM/主持人	TE/会议参与人	会议记录人
会前准备	1、  本周工作计划 进行周工作闭环 2、  下周工作计划 草拟的下周工作计划安排，需要和每个人沟通达成一致。 3、  公司团队需宣导事宜 4、  单独的议题 具体的适合在周例会上讨论的议题：	1、  本周周报总结 2、  下周工作计划草稿 3、  需反馈沟通的问题汇总	会议纪要模板（纸质或电子档）
会议开始
集体事宜宣导	首选对需要集体知会的事宜进行宣导。 举例：优秀员工、制度、规范、通知、人事变动、绩效、临时约定、上级指示等。
逐点轮询	和每个人沟通确认上周工作情况，限时5分钟。
本周工作 总结汇报		汇报上周工作计划和执行情况；做个人的会议纪要。	进行会议内容纪要
下周工作 计划汇报		汇报个人的下周工作计划和安排
下周工作 计划确定	LTM根据每个人自拟的工作计划，和自己初步排定的工作计划进行对比，充分沟通后，确定下周工作计划		进行会议内容纪要
集中讨论疑难问题	将每个人在本周工作中反馈出来的疑难问题、工作心得进行集中分享，讨论，指导，小型的学习讨论会性质。
单独议题 宣导讨论	实现准备的议题，在周例会上宣导讨论。可以是学习、工作、生活等多方面的议题。
会议收尾
逐点确认 个人纪要	LTM要求每个人反馈个人会议纪要，对事情的表达和理解达成一致和闭环；
反馈个人纪要		个人描述自己所记录的会议纪要内容
反馈团队纪要			会议记录人再次描述团队级别的会议纪要。
团队周报	LTM形成本团队的周报，向上级反馈工作。
会议遗留问题闭环			会议记录人，根据会议的安排，对会议遗留问题进行跟踪和闭环检查。

解释说明：

会前准备：

   各角色需要完成自己的例会前准备工作。无准备的会议，只带着耳朵参加的会议非常低效。

集体事宜宣导：

   对需要传达给全团队成员的事宜，在例会开始进行集中宣导。会议开始时宣导效果最好，也最正式。

本周工作逐点轮询汇报：

   每个人五分钟的时间，需要个人对自己的周工作有较高的概括总结能力。里面如果有需要讨论的点，如果三句话说不清楚，就集中到下一个环节进行讨论。再此环节，不要被细节问题拖延住时间。否则很容易出现，LTM和一个人就某一细节问题反复纠缠了半个小时，其他的与会人员听的昏昏欲睡的现象。

   关注重点：

1、  本周工作计划执行情况？

2、  工作任务如有变动，原因和对应措施是什么？

3、  遇到问题时，个人的解决思路和方法是什么？

4、  有没有需要协助或帮忙的事情？

5、  个人工作状态怎么样，生活上有没有事情能帮助或协助？

提醒：如果有人提问问题，请第一时间进行反问：你有什么想法？你的解决思路是什么？——让团队每个成员进行主动思考，而不是养成不动脑子，推卸责任的习惯。

 

下周计划沟通确认：

   下周工作计划，必须由个人先提出，然后LTM进行修订，共同讨论后制定。这种方式，可以让每个人对整体项目进度和安排进行思考，而不是单纯的作为一个执行者；也可以提高每个人自我管理的能力。依靠LTM落实任务，很容易让大家产生依赖心理，最后可能LTM会越来越累，成员会越来越懒的现象——比如LTM周一请假，没有及时安排工作，然后所有的人都无所事事，不知道做什么。

 

重要提示：下周工作计划，应该按照SMART的原则进行落实。

 

集中讨论疑难问题：

   把本周的疑难问题、工作心得进行集中分享。避免出现大家参与度不高的现象。同时针对共性的问题，还可以普及的讲解和指导。

   工作汇报要精简，把较为复杂的事情放在此部分做集中讨论。明确会议各个环节，提高会议效率。

 

单独议题宣导讨论：

   如果有单独的议题，放在讨论环节集中宣导，比如新工具推广，专项研究等。

 

逐点确认个人纪要：

   鉴于每个人的表达能力和理解能力不一样，所以必须增加逐个人复述自己记录的工作计划、代办事宜、方法等。可以最大程度的解决沟通不通畅导致的问题。

   同时，也对每个人的会议投入度提出了高的要求，不依赖于会议记录者或LTM的帮助，自己承担自己的责任，整体提高工作效率。

 

反馈团队纪要：

   会议记录者重述团队会议纪要。定位在较为重要、广发的事情上。比如每个人的工作计划，可以只明确几个重点或概括。比如一些约定，可以简述规则等。

 

团队周报：

  根据公司流程，如果需要把团队的周工作情况汇报，则LTM需要制作本团队的周报。应该在组内例会之后再进行编写。