1 概述

所谓个人知识管理系统（下面简称PKMS），是为了实现【让个人的知识有序的流动，为个人的发展创造价值】的目的，建立的一套收集、整理、内化和应用的管理系统。

所谓系统，是为特定目建立的，由多个层次、多个环节、多个客体的有机集合，建立PKMS，需从以下几个方面着手考虑：

1.1PKMS的需求是什么

这里的需求包括两方面的内容:

我需要建立怎样的PKMS，才能实现【让个人的知识有序的流动，为个人的发展创造价值】的目的
我需要建立怎样的个人知识体系，才能实现【为个人的发展创造价值】的目的

PKMS是流程、方法和工具的集合。

根据个人发展的需要，识别那些知识是需要进行学习和管理，从而建立起个人知识体系的规划，个人知识体系是PKMS的客体。

1.2PKMS的顶层框架是什么

所谓顶层框架，就是从PKMS的宏观层面，去考虑PKMS由哪几部分组成（PKMS的子系统），这几部分之间的关系是什么（子系统的接口），信息是如何在这几个部分之间流动的（顶层流程）。

1.3细化PKMS的各子系统的架构

如果PKMS的各子系统的功能较为简单，则可向下考虑，建立方案层和工具层。而如果各子系统仍然较为复杂，则需要进一步的进行功能分解，识别子系统的子系统，并同样考虑接口和信息流动问题。

1.4建立方案层

对于不能再进一步进行分解的子系统（或子系统的子系统），需考虑系统功能如何实现的问题，即针对功能和需求的实现，提出解决方案，即建立所谓的方案层。解决方案可以包括但不限于：

知识在不同子系统和不同的环节中的表现形态
知识在不同子系统和不同的环节之间的流转方式
知识的各种表现形态之间转化的方法和流程

1.5 设计工具层

方案层是解决如何做的问题，而工具层是解决如何做得更好的问题，工具层一方面可以让整个流程更有效率，更重要的是，好的工具可以帮助人更好的整理思路，从而激发出更好的输出。解决方案不仅应包括使用哪些工具的方案，还应包括工具具体的使用方式。

2 PKMS需求分析

在进行需求分析之前，必须再一次审视PKMS实现【让个人的知识有序的流动，为个人的发展创造价值】的目的。

在工作和生活中，不断有各种各样的信息输入，同时要求随时做出各种各样的输出。信息经过处理、整合和在实践中不断更新，沉淀为知识。

知识的需求必定是和人类进行认识和改造世界的活动密切相关的，因此以知识服务活动（或者活动产生知识）的特征来出发，建立以活动类型为纲的知识框架是合理且易于实施的。

一个人在社会中，必定要处理的三个关系就是

人和职业的关系
人和家庭的关系
人和自己的关系

对应的三类知识管理需求我把它们简称为：

职业KM需求
家庭KM需求
个人提升KM需求

2.1 职业KM需求

职业KM需求在于如何利用PKMS提升个人的工作效能。个人的工作效能是在业务的开展中体现出来的，随着社会分工的细致化，一个人在一个组织中扮演的是一个【专家】的角色，所谓专家，就是在宏观业务流程的特定环节发挥特定作用的那个人，特定业务的开展可以简化为以下这个模型：

图1 业务背景环境图

根据上述模型，要提升业务的效能，可以从

输入接口
输出接口
业务保障

三个方面下手，前两个方面的内容属于个人信息管理（PIM）的范畴，在本文中不进行讨论。

PKMS着重解决的应该是第三个方面，就是如何将工作中遇到的方法、工具和参考资料等知识

1 收集并总结积淀下来
2 形成易于检索的形式
3 变成内化的东西
4 分享
5 在工作实践中不断更新完善

保证在开展业务的时候，能够很快的从PKMS中获取所需的知识，从而提升业务实施的效率和质量。

在开展新业务的时候，产生的新知识，也应该能够通过PKMS保存下来。

2.2 家庭KM需求

家庭的最基本需求无非衣食住行，再形而上就是兴趣爱好、娱乐活动和健康管理等，再考虑到与家庭成员的关系，还应有赡养长辈和教育后代。

对于生活中的这些活动，并不像工作中的活动有着较为严格的要求和较为清晰的界限。

但是在家庭活动中，存在一些重要的活动，如健康医疗、教育、买房和理财等活动，这些事情是否能做好也同样影响到家庭现有的生活质量和未来的风险。而针对这些活动的知识管理也同样是做出正确决策和实施的重要保障。

另一方面，如果想活的更加的“精致”，获得更好的人生体验，对兴趣爱好等活动的知识进行管理也很会很有助益。

家庭KM的主要需求在于收集和整理，对于一些重要的家庭活动，同样需要进行总结和脱水，形成决策的客观依据。

2.3 个人提升KM需求

区别于职业KM和家庭KM这些具体活动的知识管理需求的特殊性，个人能力提升的需求具有更为通用性和普适性的特点。

个人能力的提升应该关注于那些基础性的能力，如辩证思维能力、逻辑思考的能力、沟通的能力、外语的能力、结构化思维的能力、熟练使用IT工具的能力等等。

对于上述的这些知识，PKMS应该能提供收集、整理、内化、应用和分享的功能。

需要注意的是，在个人提升这个大活动中，知识管理知识扮演了其中一部分的角色，整个活动的开展，还需要结合个人时间管理，个人目标管理和习惯养成等方法来实现。

2.4 KM需求的整合

对于上述三大类的KM需求，不可能对应的开发三套PKMS，因为无论是开发成本和学习使用成本都是个人无法承受的，太过复杂的系统可能本身运行对个人时间和精力的消耗就超过了系统本身带来的收益。因此KM的需求必须进行整合，也就是合并同类项。

考虑到当需求复杂后，系统架构的复杂性可能成几何倍数增长，因此在需求的整合中不能太过于“完美主义”，考虑能满足绝大部分的主要需求就可以了，极少部分不能满足的，在使用的时候克服一下并不会有太大的问题。

需求	说明	职业	家庭	个人发展
信息采集	从网页、office文档、多媒体文件、PDF等格式中采集信息	√	√	√
信息分类存储	有文件树结构、关键字检索、超链接	√	√	√
知识聚合分析	具备将多种信息聚合在一起进行展示和分析	√	√	√
富文本编辑	富文本，包含格式化文字、表格和图片等	√	√	√
云同步	支持上传内容，多客户端同步	×	√	√
输出发布	可输出为通用格式，如html，doc，pdf和图片等	√	×	√

3 PKMS的顶层框架

根据第二章中对需求的分析，PKMS应至少由以下三个子系统组成：

信息采集系统
信息存储系统
知识编辑系统

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